Agenda surat masuk adalah hal yang penting dilakukan dalam urusan persuratan yang ada pada sebuah perusahaan dan perkantoran. Masalah urusan agenda sering dicatat dalam sebuah buku agenda yang mencakup urusan persuratan dalam satu tahun atau satu periode. Dalam pencatatan di dalam buku agenda tersebut menjadikan agenda surat masuk menjadi harus tertata dengan baik dan rapi. Haruslah dicatat dan diagendakan dengan baik dan rapi, dikarenakan agar surat yang dimiliki mudah dalam hal mencari.
Aktivitas agenda surat pastinya membutuhkan sarana atau fasilitas pendukung sebagai tempat untuk melakukan pengagendaan. Sarana atau fasilitas tersebut berupa buku agenda. Buku agenda yang memuat tentang persuratan yang ada, yang mampu menjadikan urusan surat menyurat menjadi lebih dapat tertata dengan baik. Buku agenda yang ada harus menjadi sebuah penyimpanan untuk membantu dalam pencarian file atau surat.
Mengapa buku agenda surat harus ada dalam persuratan?
Jawabannya tentu dengan adanya buku agenda surat yang ada menjadikan surat dapat ditulis dan di agendakan dengan periode jangka waktu satu periode atau satu tahun. Selain hal itu, dengan melakukan agenda surat kita dapat mengetahui mengenai seberapa banyak surat yang masuk atau keluar dalam periode satu tahun.
Dengan agenda surat pencatatan juga menjadi hal penting untuk mengklasifikasikan jenis surat yang ada pada suatu perusahaan. Melihat dan mengetahui mana surat yang perlu untuk ditindaklanjuti dan mana surat yang perlu dikirim. Dengan menuliskan pencatatan di buku agenda pastinya memberi banyak manfaat untuk staf admin yang mengurusi persuratan ini agar surat yang didapat mudah dalam pencarian atau pengarsipan.
Oleh sebab itu, buku agenda penting dimiliki oleh setiap perusahaan dalam urusan persuratan yang mereka miliki. Didalam buku agenda mencakup banyak pencatatan yang sangat penting dan harus dicatat dengan baik dan rapi. Format atau isi dari buku agenda meliputi hal-hal yang ada pada persuratan tersebut. Contoh dari isi atau format yang ada pada buku agenda adalah:
- Nomor urut (untuk memudahkan dalam mengetahui seberapa banyak surat tersebut yang diagendakan)
- Tanggal terima atau tanggal kirim surat
- Tanggal dan nomor surat
- Keterangan surat masuk atau surat kirim
- Pengirim atau penerima surat
- Perihal surat
- Lampiran surat
- Keterangan surat
Formatan surat tersebut disesuaikan dengan surat-surat yang akan diagendakan atau diarsipkan.
Apakah yang dimaksud surat internal dan surat eksternal?
Di dalam urusan perkantoran terdapat permasalahan mengenai adanya surat masuk dan surat keluar, surat yang ada pada persuratan kantor juga memiliki lingkup yang sering disebut dengan lingkup ekstrnal dan lingkup internal.
Lingkup internal yang dimaksud adalah suatu lingkup persuratan yang ada pada perkantoran atau perusahaan itu sendiri. Tentunya setiap perusahaan memiliki sistem persuratan dalam yang membahas mengenai urusan perusahaan mereka sendiri dan tidak melibatkan pihak luar. Baik persuratan tersebut mengenai masalah surat masuk atau surat keluar yang ada pada perusahaan.
Sedangkan lingkup eksternal pada persuratan adalah urusan persuratan yang melibatkan pihak luar dari perusahaan yang menjalin kerjasama. Perlibatkan surat eksternal ini juga melibatkan pada urusan surat masuk atau surat keluar yang ada pada perusahaan bersangkutan dengan perusahaan lain.
Oleh karena itu, dengan agenda surat manual haruslah berubah dengan menggunakan perubahan kecanggihan teknologi yang mengubah agenda surat menjadi pengagendaan secara modern.
Bagaimana cara melakukan agenda surat secara modern?
Cara mengubah agenda surat secara modern adalah dengan memanfaatkan teknologi yang dalam penerapannya menggunakan aplikasi agenda surat. Aplikasi agenda juga menjadi aplikasi pengarsipan surat yang tidak hanya berfungsi sebagai mengagendakan surat masuk atau surat keluar, juga mampu mengarsipkan surat yang ada pada perusahaan. Surat yang diarsipkan dan diagendakan berasal dari surat internal dan surat eksternal.
Dalam penanganan surat masuk dan keluar membutuhkan aplikasi yang memiliki sistem buku agenda. Dengan memiliki sistem buku agenda, akan menjadikan urusan agenda surat menjadi lebih mudah dilakukan secara modern dengan memanfaatkan aplikasi dalam penerapannya. Selain sistem buku agenda, aplikasi tersebut juga harus memiliki sistem pengolahan untuk melakukan pengarsipan surat dimana surat yang dimiliki akan mudah untuk diarsipkan dengan aplikasi.
Dengan penggunaan aplikasi harus tetap memperhatikan dan mencakup mengenai kode surat menyurat yang menjadikan kode persuratan tetap dilakukan dengan baik dan memperhatikan kode-kode surat menyurat yang ada pada masalah administrasi.
Adanya aplikasi agenda surat membantu staff admin dalam melakukan pencatatan agenda surat. Dengan kategori dan klasifikasi surat dilakukan secara otomatis dan menjadikan urusan surat masuk eksternal lebih mudah untuk dilakukan dan dikerjakan.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai penanganan surat masuk sistem buku agenda dapat membaca penjelasan lebih lanjut mengenai sistem buku agenda di link berikut.
Aplikasi penanganan agenda surat masuk dan keluar
Aplikasi agenda surat yang dapat membantu masalah agenda persuratan adalah aplikasi SIPAS yang dikembangkan oleh PT. Sekawanmedia Informatika yang menjadi solusi permasalahan dari persuratan perusahaan. Aplikasi ini mampu memberikan dan menjadi aplikasi agenda surat masuk dan surat keluar yang tetap memperhatikan kode surat menyurat walaupun dilakukan dengan penggunaan aplikasi, dan aplikasi ini menjadi aplikasi pengarsipan surat masuk dan keluar yang hanya dilakukan melalui aplikasi dan dapat dilakukan secara efektif dan efisien yang akan mampu memudahkan urusan surat menyurat dari perusahaan tersebut.
Aplikasi SIPAS dapat diakses secara mobile atau aplikasi yang mudah diakses dimana saja dan kapan saja, dan mampu menyesuaikan kebutuhan dari perusahaan tersebut. Pada aplikasi SIPAS juga terdapat pembagian hak akses yang dapat diatur dan disesuaikan sesuai dengan jabatan dari perusahaan tersebut.
Request proposal untuk penerapan SIPAS dapat diakses melalui Kontak SIPAS.
Kesimpulan
- Agenda surat masuk menjadi hal yang penting dilakukan dalam persuratan untuk mencatatkan surat masuk dan surat keluar yang ada pada perusahaan dalam periode satu tahun
- Agenda surat masuk membutuhkan fasilitas pendukung berupa buku agenda untuk melakukan aktivitas pengagendaan surat
- Agenda surat memiliki format-format yang ditulis pada buku agenda untuk mengategorikan surat yang masuk dalam persuratan
- Ruang lingkup agenda surat dibagi menjadi ruang lingkup surat internal dan ruang lingkup surat eksternal
- Dalam penanganan agenda surat dilakukan dengan menggunakan cara modern dengan penerapan aplikasi agenda surat yang memudahkan dalam persuratan
- Aplikasi pengarsipan surat yang dapat membantu persuratan tersebut adalah aplikasi SIPAS yang akan memberikan kemudahan-kemudahan dalam melakukan agenda surat
