Aplikasi persuratan pada perusahaan sangatlah dibutuhkan oleh pihak perusahaan karena surat menyurat termasuk hal yang berpengaruh.
Di dalam persuratan perusahaan ada pencatatan surat yang berhubungan dengan pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal dalam bentuk kerja sama.
Pengarsipan surat yang dilakukan secara konvensional dan tidak menggunakan aplikasi arsip surat menjadikan proses pencatatan menjadi lama dan tidak otomatis.
Penerimaan surat masuk dan keluar dari perusahaan yang berbeda-beda jenisnya mengakibatkan proses pencatatan konvensional bukan menjadi opsi terbaik dalam mengatasi proses pengarsipan surat digital.
Dengan demikian perusahaan membutuhkan aplikasi persuratan yang mampu beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan dan mobilitas perusahaan.
Apa itu Aplikasi Persuratan?
Aplikasi persuratan adalah aplikasi yang berbentuk e-surat (electronic surat) yang berbasis web dengan berbagai fitur di dalamnya dengan kemampuan mengarsipkan surat secara aman dan terpusat.
Aplikasi ini adalah perangkat lunak (software) penerimaan surat yang mampu membantu pendistribusian surat dengan mudah, cepat, dan tepat.
Pendistribusian dapat dilakukan secara otomatis dan dapat diawasi mengenai surat yang belum terdistribusikan. Pada aplikasi ini menjadikan surat digital lebih mudah untuk dikoordinasikan dan dikontrol.
Manfaat Aplikasi Persuratan Online untuk Perkantoran
Aplikasi ini dibutuhkan oleh perusahaan karena memudahkan pekerjaan dalam penerimaan surat digital.
Di aplikasi ini juga menjadi aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang mencatat surat secara terdata, dan pastinya memberikan laporan secara berkala sehingga pengarsipan kantor dapat terpantau dengan baik.
Aplikasi ini bermanfaat untuk membantu dalam hal pendistribusian surat, dengan menjadikan distribusi surat menjadi lebih cepat dan memudahkan identifikasi surat yang belum terdistribusikan.
Selain itu menjadi aplikasi penomoran surat otomatis yang mengurangi kesalahan dalam penomoran surat.
Dalam penggunaan aplikasi surat menyurat perkantoran menjadikan birokrasi dan urusan persuratan lebih efisien dan tentunya pengaksesan aplikasi dapat dilakukan di manapun dan kapanpun.
Manfaat Aplikasi Persuratan
Untuk memenuhi kebutuhan teknologi yang semakin canggih, aplikasi surat menyurat juga harus semakin berkembang.
Oleh karena itu SIPAS atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat yang membuat pencatatan surat menjadi lebih mudah dan dapat dikendalikan dengan baik.
Aplikasi SIPAS merupakan bentuk dari aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang berupa aplikasi arsip surat buatan dari PT. Sekawan Media Informatika yang didalamnya terdapat banyak fitur untuk membantu persuratan.
Aplikasi persuratan memberikan laporan secara berkala sehingga memudahkan untuk memberi laporan kepada pimpinan perusahaan.
Aplikasi SIPAS juga mampu menyimpan data secara aman dan tanpa khawatir data akan hilang.
Aplikasi persuratan elektronik ini juga dapat mendistribusikan surat masuk dan keluar secara cepat dan akurat.
Pada masalah pendistribusian surat dapat dilihat ekspedisi surat atau riwayat keberadaan surat.
Pada surat digital masuk dan keluar yang ada disesuaikan dengan relasi keterkaitannya, sehingga memudahkan dalam pencarian korelasi surat.
Selain itu, sistem persuratan digital juga menjadi aplikasi penomoran surat otomatis, sehingga pemberian nomor surat tidak dilakukan secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan pada pengurutan nomor.
Selain itu aplikasi ini menjadikan pembuatan konsep surat menjadi mudah karena rancangan atau konsep dapat dibuat langsung melalui aplikasi.
SIPAS menyediakan banyak fitur yang menarik dan membantu instansi atau perusahaan dalam pengarsipan dan fitur dari SIPAS yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi tersebut.
Maka dari itu setiap perusahaan dan instansi harus memilih SIPAS dalam membantu penerimaan surat masuk dan keluar.
Fungsi Aplikasi Persuratan
Berikut adalah fungsi dari penggunaan aplikasi surat-menyurat digital:
1. Pengelolaan Email
Fungsi utama aplikasi persuratan adalah menyediakan platform untuk mengelola surat elektronik atau email. Dengan menggunakan aplikasi ini, pengguna dapat membuat, mengirim, dan menerima surat elektronik dengan mudah. Fitur seperti kotak masuk, keluar, dan terkirim membantu dalam mengorganisir dan melacak pesan-pesan yang masuk dan keluar.
2. Manajemen Lampiran
Aplikasi persuratan modern memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menambahkan dan mengelola lampiran dokumen atau file lainnya dalam surat elektronik. Ini memudahkan pertukaran informasi dan dokumen tanpa perlu menggunakan media fisik seperti kertas.
3. Penjadwalan dan Pengingat
Fungsi lain yang penting adalah kemampuan untuk membuat jadwal atau pengingat terkait dengan surat atau tugas tertentu. Pengguna dapat menetapkan tanggal pengiriman, mengatur pengingat untuk tindak lanjut, dan secara efisien mengelola batas waktu terkait surat-menyurat.
Contoh Aplikasi Persuratan
Berikut adalah beberapa aplikasi surat menyurat berbasis web gratis yang dapat menjadi alternatif:
1. SIPAS
SIPAS, singkatan dari Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Arsip Surat, adalah aplikasi surat menyurat yang memberikan keunggulan dalam mendistribusikan surat keluar secara efektif dan efisien.
Dengan penyimpanan data yang otomatis dan terpusat, SIPAS menjamin keamanan pengelolaan arsip surat digital.
Aplikasi ini juga memberikan laporan data pengguna secara berkala dalam bentuk grafik dan tabel.
2. Gmail
Gmail, salah satu aplikasi surat menyurat elektronik yang populer di kalangan masyarakat Indonesia, dikembangkan oleh Google dan dirilis pada tahun 2004.
Dengan menggunakan Gmail, pengguna dapat mengelola beberapa kotak masuk secara bersamaan, meningkatkan produktivitas.
Selain itu, Gmail menyediakan penyimpanan memori sebesar 15 GB untuk pesan, lampiran, dan berkas lainnya.
3. Mail and Calendar
Apabila memiliki mobilitas tinggi dan jadwal yang padat, Mail and Calendar dapat menjadi pilihan yang tepat.
Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengelola jadwal, menerima, dan membalas surat elektronik.
Dapat digunakan untuk aktivitas harian hingga ke kantor, Mail and Calendar memfasilitasi komunikasi yang cepat dan fokus pada hal-hal penting.
4. Outlook
Microsoft Outlook, layaknya Gmail, merupakan aplikasi surat menyurat berbasis web gratis. Dengan desain yang memudahkan pengguna dalam berkirim, mencari, dan membalas pesan digital, Outlook juga menyediakan fitur terhubung ke Skype secara otomatis.
Contoh Implementasi Aplikasi Persuratan Menggunakan SIPAS
Aplikasi SIPAS menjadi solusi masalah perusahaan mengenai persuratan. Penggunaannya dapat diterapkan di perusahaan atau instansi pemerintah.
SIPAS hadir memberikan kemudahan bagi semua urusan administrasi dan persuratan. Aplikasi SIPAS memiliki fitur yang mampu memudahkan urusan persuratan dengan baik.
Fitur yang dimiliki dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan instansi terkait. SIPAS menjadi solusi terkini dalam menyelesaikan permasalahan kantor.
Penggunaan aplikasi persuratan online berbasis web yang dapat diakses secara mobile ataupun aplikasi memudahkan dalam pengontrolan surat.
Memudahkan dalam pendistribusian disposisi surat sehingga dapat menghemat waktu dan biaya.
Dengan demikian setiap perusahaan dan instansi dapat mencoba beberapa fitur dan konsultasi pada halaman SIPAS.
Itulah dia penjelasan terkait apa itu aplikasi persuratan beserta manfaat dan contoh implementasinya.
Aplikasi ini menjawab kesulitan yang dihadapi oleh perusahaan dalam masalah pencatatan surat masuk dan keluar di perusahaan dan perkantoran.
Pengarsipan surat digital mengakibatkan banyaknya permasalahan surat yang harus diatasi oleh perusahaan.
Perusahaan atau instansi yang ingin menerapkan SIPAS dalam sistem persuratan dapat menghubungi kami di Kontak.
