Di era teknologi yang semakin berkembang ini, penggunaan sistem online semakin banyak. Salah satunya adalah sistem absen yang dapat dilakukan dengan online.
Absensi atau data kehadiran dapat dilakukan dengan menggunakan layanan Google Form, Zoho, dan sebagainya.
Anda dapat melihat cara membuat absensi online agar sistem kerja menjadi lebih produktif.
Selain berguna sebagai daftar kehadiran, sistem absensi online atau absensi daring juga dapat berfungsi untuk mengajukan ketidakhadiran, izin sakit, cuti, dan lainnya.
Lalu, bagaimana cara membuat absensi secara online dengan mudah? Yuk simak penjelasan berikut!
Kelebihan Absensi Online
Kelebihan dari penggunaan absensi daring tentu sangat beragam. Berikut ini adalah keuntungan penggunaan online dari absensi:
1. Data Akurat
Dengan menggunakan sistem secara online, seluruh data yang tersimpan merupakan data yang faktual dan akurat.
Data tersebut pun telah terenkripsi sehingga tidak ada manipulasi. Sistem online ini juga mengurangi terjadinya human error.
2. Tenaga Kerja Sedikit
Penggunaan absensi online membuat tenaga kerja yang diperlukan hanya sedikit. Hal tersebut menyebabkan perusahaan dapat menghemat pengeluaran untuk memakai tenaga karyawan tambahan.
3. Terintegrasi Sistem Lain
Sistem online ini telah terintegrasi dengan berbagai sistem, salah satunya adalah sistem payroll yang akan mempermudah proses gaji karyawan.
Selain itu, sistem cloud membantu untuk menyimpan seluruh data absensi karyawan dengan nyaman.
4. Efisien dan Hemat Waktu
Absensi online dapat diakses dari perangkat apa saja dan waktu kapan saja. Hal tersebut akan memberikan kemudahan efisien dan menghemat waktu bagi karyawan yang akan melakukan absensi.
5. Karyawan Lebih Produktif
Absensi online membuat pekerjaan karyawan lebih produktif karena karyawan dapat mengajukan cuti hingga lembur hanya menggunakan sistem online saja.
Hal tersebut membuat karyawan lebih produktif karena tidak perlu mengajukan cuti secara offline.
Cara Membuat Presensi Online
Berikut cara membuat presensi online menggunakan Google Form dan Zoho:
1. Cara Membuat Presensi Online Menggunakan Google Form
Google Form merupakan sebuah layanan dari Google yang sering digunakan untuk mempermudah pembuatan survei, polling, form, dan sebagainya.
Bentuk Google Form bukan aplikasi, melainkan berbentuk situs. Layanan ini sering digunakan untuk membuat absensi secara online.
Membuat absensi online Google Form tergolong mudah. Berikut langkah-langkah atau cara membuat absensi online Google Form:
- Langkah pertama Anda dapat membuka situs Google Form di Browser yang dimiliki. Masukkan alamat docs.google.com/forms untuk masuk pada laman Google Form. Pastikan Anda telah memiliki akun Google terlebih dahulu agar dapat melanjutkan proses pembuatan absensi.
- Setelah masuk ke Google Form, klik ikon tombol + atau Blank untuk membuat formulir baru. Setelah itu, Anda akan diarahkan ke tampilan untuk pengeditan formulir.
- Klik Untitled Form kemudian isi dengan judul yang sesuai kebutuhan Anda, misalnya, “daftar hadir” atau “daftar absensi”. Anda juga dapat menambahkan deskripsi pada bagian Form Description.
- Ketikkan pada bagian Untitled Question untuk mengisi nama, nomor absen, dan sebagainya.
- Pada bagian Question atau Pertanyaan tanpa Judul dapat diganti dengan “clock-in” atau “jam masuk” dan tambahkan tanggal di bagian kotak kanan atas.
- Pertanyaan tambahan dapat ditambahkan dengan sesuai dengan keperluan, misalnya berupa “isian singkat” atau “pilihan ganda”.
- Form yang telah selesai dibuat dapat disebarkan dengan membagikan link-nya. Cara yang dapat digunakan dengan mengeklik Bagikan atau Send di pojok kanan atas halaman.
- Link yang dibagikan dapat ditulis secara lebih pendek dengan mencentang bagian Shorten URL. Setelah itu, klik Copy dan link akan tersalin secara otomatis.
- Formulir yang telah dibuat akan tersimpan secara otomatis dalam Google Drive sehingga Anda dapat mengeceknya secara berkala.
Baca Juga: Solusi Penyimpanan Data Persuratan Secara Online
2. Cara Membuat Presensi Online Zoho
Zoho adalah sebuah software yang dimanfaatkan secara online untuk social network, blog, pembuatan presentasi, dokumen, spreadsheet, dan sebagainya. Dengan fungsinya yang beragam, Zoho juga dapat berfungsi sebagai buat absensi online.
Bentuk Zoho bukanlah sebuah aplikasi, tetapi untuk mengaksesnya memerlukan sebuah akun. Jadi, pastikan Anda membuat akun terlebih dahulu.
Berikut ini adalah cara untuk membuat absensi daring dengan Zoho Forms:
- Langkah pertama adalah mendaftarkan akun Zoho Forms dengan cara masuk ke situs dengan link www.zoho.com/id/forms/. Anda dapat mendaftar secara manual atau secara langsung menggunakan akun Google.
- Pilih Create Form dan klik Blank Form. Kemudian, isi bagian Form Name dengan data yang dibutuhkan dan disesuaikan dengan formulir, seperti nama, divisi, dan sebagainya.
- Pada bagian Description, dapat diisi sesuai nama form atau dapat juga dikosongkan.
- Apabila semua data telah terisi, pilih Create.
- Pada bagian halaman editor, Anda dapat menambahkan kebutuhan dalam membuat form dengan menggunakan side bar menu. Terdapat dua menu, yaitu Basic dan Advanced.
- Ketika telah selesai dibuat, bagikan absensi kepada orang lain. Bagikan dengan klik Share pada bagian paling atas dan pilih link yang tersedia di kolom Shortened URL.
Data yang terekam dalam Zoho Forms akan aman dan terlindungi sehingga Anda tidak perlu khawatir data hilang.
Layanan Zoho Forms dapat digunakan secara gratis tanpa adanya iklan-iklan yang mengganggu.
Aplikasi Absensi Online Lainnya
Menggunakan aplikasi online akan sangat mempermudah pekerjaan bagi karyawan. Pembuatan aplikasi online juga sangat memberikan keefektifan bekerja pada seluruh pihak perusahaan.
Berikut ini 10+ aplikasi absensi online yang dapat mempermudah pekerjaan:
- Jibble
- Attendzone
- Zoho People
- Smart Presence
- Clockify
- Connecteam
- Quickbooks Time
- Grove HR
- Hubstaff
- Time Clock by Homebase
- When I Work
Baca Juga: Aplikasi Persuratan Online: Definisi, Contoh, dan Manfaat
Itulah dia uraian lengkap mengenai cara membuat absensi online menggunakan Google Form dan Zoho yang dapat Anda lakukan.
Absensi online sangat berguna terutama bagian produktifnya pekerjaan. Absensi online dapat dibuat dengan layanan Google Form, Zoho, dan sebagainya.
Selain itu, aplikasi-aplikasi absensi online juga sangat membantu pekerjaan agar menjadi lebih produktif.
Apabila Anda membutuhkan aplikasi yang dapat mengurus persuratan dengan mudah, SIPAS adalah solusinya.
Dengan fitur-fiturnya, SIPAS dapat mempermudah mengelola banyak jenis surat, antara lain surat masuk, surat keluar, template surat, korespondensi surat, dan sebagainya.
