Bagi seorang pekerja kantor, mahasiswa, dan siswa pastinya perlu membuat surat izin jika mereka akan bepergian dalam jangka waktu yang cukup lama. Tidak bagus juga jika mereka bepergian tanpa mengatakan apapun.
Oleh karena itu, surat dispensasi adalah solusi bagi mereka yang akan meninggalkan pekerjaan atau kegiatan belajar dalam jangka waktu yang cukup lama. Mungkin beberapa orang masih belum tahu cara penulisan surat dispensasi, tapi jangan khawatir karena artikel ini akan membahas panduan penulisan serta contoh surat dispensasi.
Pengertian Surat Dispensasi
Dispensasi atau dispen berasal dari kata “dispensation” dalam Bahasa Inggris. Secara umum, dispen merujuk pada suatu pengecualian dari sejumlah aturan berdasarkan alasan tertentu. Namun, para ahli memiliki beragam pandangan dalam memahami konsep dispensasi.
Menurut JBJM ten Berge, dispendasi adalah pengecualian yang benar-benar diberikan dari larangan yang berlaku sebagai aturan umum. Pengecualian ini sangat berkaitan dengan keadaan atau peristiwa khusus yang terjadi.
Sementara itu, Amrah Muslimin, dalam buku “Perizinan Problem dan Upaya Pembenahan” yang ditulis oleh Y Sri Pudyatmoko (2009), menjelaskan bahwa dispensasi adalah pengecualian dari ketentuan umum di mana pada prinsipnya pembuat undang-undang tidak berniat untuk menciptakan pengecualian tersebut.
Jadi, surat dispensasi merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak berwenang untuk mengizinkan atau memberikan pengecualian khusus kepada seseorang atau kelompok dalam suatu kegiatan, aturan, atau kewajiban tertentu. Pihak berwenang biasanya menggunakan surat ini untuk memberikan kelonggaran terkait kehadiran, tugas, atau batas waktu yang umumnya bersifat wajib.
Fungsi Surat Dispensasi
Setelah memahami mengenai pengertian dari surat dispensasi, pastinya surat tersebut memiliki fungsi yang mungkin belum disadari oleh orang-orang. Oleh karena itu, berikut fungsi dari surat dispensasi adalah antara lain:
1. Perizinan Mengikuti Kegiatan Tertentu
Ketika atasan menunjuk Anda untuk menghadiri undangan atau mengikuti suatu kegiatan khusus, pihak berwenang akan mengeluarkan surat dispensasi. Surat ini digunakan untuk memberitahu pihak terkait bahwa Anda tidak dapat memenuhi tanggung jawab secara penuh pada hari dan waktu yang telah ditentukan.
Dengan adanya surat dispensasi, organisasi, instansi, atau perusahaan dapat mengantisipasi dan mendistribusikan pekerjaan atau tugas Anda kepada rekan lain. Dengan demikian, operasional instansi atau perusahaan tetap berjalan lancar berkat dokumen ini.
2. Keringanan dalam Bagian Administrasi
Dokumen ini juga memiliki peran penting dalam administrasi, seperti penundaan pembayaran, pengajuan keringanan biaya kuliah, penundaan mata kuliah, dan berbagai hal lainnya.
Dokumen ini umumnya banyak digunakan di lingkungan pendidikan, khususnya di perguruan tinggi. Fakultas atau departemen akan menyerahkan dokumen ini kepada pihak manajemen perguruan tinggi untuk dipertimbangkan lebih lanjut.
Di sektor lain, seperti perbankan atau asuransi, dokumen ini juga sering dipakai. Instansi atau perusahaan akan mengeluarkan surat yang menyatakan bahwa individu bersangkutan diberikan penangguhan dalam hal administrasi hingga batas waktu yang telah disepakati.
Struktur Surat Dispensasi
Struktur surat dispensasi mengikuti format surat resmi seperti pada umumnya. Berikut adalah bagian-bagian yang harus ada dalam surat dispensasi yang mungkin bisa Anda jadikan acuan dalam penulisannya.
- Kop surat yang mencakup nama dan alamat instansi.
- Nomor surat yang biasanya terdiri dari nomor urut kode organisasi/perusahaan/kantor/lembaga diikuti bulan dan tahun pembuatan.
- Tempat dan tanggal penulisan surat.
- Tujuan Surat.
- Perihal surat.
- Jumlah lampiran surat.
- Salam pembuka.
- Isis atau badan surat yang menjelaskan maksud atau tujuan.
- Penutup surat.
- Identitas pengirim.
- Tembusan.
Panduan Penulisan Surat Dispensasi
Setelah mengetahui apa saja struktur dalam surat dispensasi, berikut ini kita akan memahami bagaimana cara penulisan yang baik dan benar.
Malang (kota di mana surat ini ditulis), tanggal/bulan/tahun
Nomor:
Lampiran:
Perihal: Surat Dispensasi
Kepada Yth.
(Nama instansi/organisasi/ perusahaan)
Di
Tempat
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama Lengkap:
Jabatan:
Dengan ini menyerahkan surat dispensasi kepada (Nama Penerima Dispensasi) untuk (Jenis kegiatan yang akan diikuti oleh penerima dispensasi). Dispensasi ini diberikan dengan persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang di (Nama organisasi/perusahaan/institusi yang bertanggung jawab).
Berikut adalah rincian mengenai dispensasi ini:
Tanggal Mulai:
Tanggal Berakhir:
Waktu:
(Jelaskan secara singkat alasan diberlakukannya dispensasi)
Kami berharap bahwa penerima dispensasi akan mematuhi ketentuan yang berlaku dan bertanggung jawab atas segala konsekuensi yang mungkin timbul dari tindakan yang diizinkan oleh dispensasi ini.
Demikian surat dispensasi ini disusun sesuai dengan kesepakatan dan ketentuan yang ada.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
(Nama Lengkap)
Terakhir, pastikan bahwa surat ini ditandatangani oleh pihak yang berwenang untuk menjamin keaslian dan keabsahannya. Anda dapat menggunakan tanda tangan basah atau digital sesuai dengan kebutuhan.
Contoh Surat Dispensasi
Sebagai tambahan, berikut ini adalah beberapa contoh surat dispensasi yang mungkin bisa Anda jadikan referensi.
1. Contoh Surat Dispensasi Sekolah
Pihak sekolah mengeluarkan surat dispensasi sebagai surat resmi yang memberikan izin atau keringanan kepada siswa dalam situasi tertentu. Surat ini biasanya membebaskan siswa dari kewajiban hadir di sekolah atau kegiatan akademis karena alasan khusus seperti sakit, kegiatan mendesak di luar sekolah, atau lomba.
Surat ini berfungsi sebagai dokumen legal yang menjelaskan alasan ketidakhadiran atau keterlambatan siswa dan mencegah adanya konsekuensi administratif.
Berikut adalah contoh surat dispensasi sekolah.
2. Contoh Surat Dispensasi Siswa
Surat dispensasi siswa adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak sekolah untuk memberikan izin kepada siswa agar dapat dibebaskan dari kewajiban tertentu, seperti kehadiran dalam kegiatan belajar mengajar atau ujian.
Surat ini biasanya diterbitkan atas permintaan siswa atau orang tua dengan alasan-alasan yang sah, seperti keperluan keluarga yang mendesak atau kegiatan eksternal yang melibatkan siswa.
Berikut adalah contoh surat dispensasi siswa.
3. Contoh Surat Dispensasi Kuliah
Surat dispensasi kuliah adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak universitas atau fakultas untuk memberi izin kepada mahasiswa agar dibebaskan dari kewajiban akademis tertentu, seperti perkuliahan, ujian, atau tugas.
Biasanya diajukan oleh mahasiswa yang berhalangan hadir karena alasan seperti kegiatan di luar kampus yang resmi atau keadaan darurat pribadi.
Surat dispensasi kuliah membantu mahasiswa tetap terdaftar sebagai peserta mata kuliah dikarenakan sanksi akademis akibat ketidakhadiran yang dibenarkan.
Berikut adalah contoh surat dispensasi kuliah.
4. Contoh Surat Dispensasi Kerja
Perusahaan atau instansi mengeluarkan surat dispensasi kerja kepada karyawan untuk memberikan izin agar tidak menjalankan tugas kerja sementara waktu.
Perusahaan biasanya memberikan surat ini karena alasan tertentu seperti sakit, urusan keluarga mendesak, atau kegiatan lain yang diizinkan.
Dengan surat dispensasi kerja, karyawan diizinkan untuk tidak hadir di tempat kerja tanpa dikenakan sanksi atau potongan gaji, sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan dalam peraturan perusahaan.
Berikut adalah contoh surat dispensasi kerja.
5. Contoh Surat Dispensasi Dinas
Surat dispensasi dinas adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga pemerintah yang memberikan izin kepada pegawai untuk tidak melaksanakan tugas dinas selama jangka waktu tertentu.
Surat ini biasanya diterbitkan karena alasan-alasan penting sperti kesehatan, keperluan keluarga, atau acara tertentu yang diakui oleh instansi terkait.
Berfungsi sebagai bukti formal bahwa pegawai tersebut mendapatkan keleluasaan untuk absen dari tugas dinau tanpa terkena sanksi atau konsekuensi administratif selama jangka waktu yang telah disepakati.
Berikut adalah contoh surat dispensasi dinas.
Penutup
Demikianlah artikel kali ini yang membahas tentang pengertian serta contoh surat dispensasi. Dapat kita simpulkan bahwa Surat tersebut adalah dokumen resmi yang memberikan izin atau pengecualian dari kewajiban tertentu.
Surat ini juga memiliki fungsi utama untuk mengizinkan seseorang atau kelompok tidak memenuhi kewajiban pada waktu tertentu karena alasan sah, seperti keperluan pribadi, kesehatan, atau kegiatan lain yang mendesak. Contoh surat dispensasi juga meliputi untuk sekolah, kuliah, kerja, dan dinas.
Terakhir, jika Anda butuh pembuatan surat dispensasi digital yang terpercaya, pilihlah SIPAS. SIPAS menyediakan berbagai fitur pembuatan surat digital yang mungkin saat ini Anda butuhkan.
Jika Anda tertarik atau penasaran dengan fitur lanjutan dari SIPAS, segera hubungi kontak kami yang tertera untuk mendapatkan informasi lebih.
