Bagi Anda, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah surat edaran karena identik dengan sebuah arahan atau kebijakan.
Biasanya, contoh surat edaran yang kita ketahui adalah perintah upacara hari kemerdekaan bagi anak sekolah maupun pegawai. Munculnya pemberitahuan atau informasi melalui surat ini merupakan perintah dari instansi pemerintah untuk masyarakat.
Namun, ternyata tidak hanya instansi pemerintah saja yang bisa membuat surat edaran. Sebab, perusahaan pun juga bisa membuat surat edaran untuk berbagai keperluan bagi karyawannya.
Lantas, apa itu surat edaran yang sebenarnya? Berikut kami berikan penjelasan mengenai pengertian, jenis, unsur-unsur, hingga beberapa contoh surat edaran.
Yuk, simak pembahasan lengkapnya di sini, ya!
Apa itu Surat Edaran?
Surat edaran adalah sebuah dokumen tertulis yang bertujuan untuk memberikan arahan, informasi, maupun pemberitahuan oleh pihak berwenang kepada pihak terkait.
Pihak berwenang yang bisa mengeluarkan surat ini beragam, mulai dari pemerintah, perusahaan, institusi pendidikan dan kesehatan, dan lain sebagainya.
Melansir melalui laman Kementerian Keuangan, surat edaran adalah sebuah surat pengantar kebijakan yang isinya sesuai dengan peraturan, sehingga tidak bermakna ambigu.
Biasanya, surat ini dikirimkan dalam lingkup kerja sebuah lembaga, instansi, dan organisasi tertentu saja.
Tujuan surat edaran adalah untuk menyampaikan informasi resmi kepada pihak terkait atas suatu kebijakan maupun keputusan tertentu.
Melalui surat ini, dapat membantu perusahaan maupun instansi tertentu untuk memastikan bahwa informasi dan pesan yang disampaikan bisa diterima oleh setiap penerima serta tidak terjadi kesalahpahaman.
Terdapat beberapa contoh surat edaran, yakni pemberitahuan peraturan terbaru, perubahan kebijakan lama, kenaikan gaji karyawan, dan lain sebagainya.
Jenis Surat Edaran
Terdapat dua jenis surat edaran yang biasa kita jumpai sekarang ini. Surat ini yaitu terbatas dan tidak terbatas.
Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Terbatas
Pertama, ada surat edaran terbatas yang berarti dibuat oleh suatu lembaga, instansi, maupun organisasi dan berisi informasi khusus untuk anggota internal mereka.
Contoh surat edaran terbatas adalah surat tentang hari libur nasional, perubahan jam kerja, dan lain sebagainya.
2. Tidak terbatas
Berbeda dengan sebelumnya, karena surat edaran tidak terbatas ini memuat informasi dari instansi, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada masyarakat umum.
Adapun contoh surat edaran tidak terbatas adalah peningkatan kewaspadaan menghadapi Kejadian Luar Biasa, surat sensus penduduk, pemadaman listrik, dan lain sebagainya.
Unsur-Unsur Surat Edaran
Setelah mengetahui mengenai pengertian dan jenis surat edaran, maka saatnya Anda memahami mengenai unsur-unsurnya.
Nah, berikut beberapa unsur-unsur surat edaran yang harus dipenuhi:
1. Pengirim
Unsur utama dari sebuah surat adalah pengirim yang mencakup informasi siapa yang mengirimkan surat tersebut. Biasanya akan mencantumkan nama instansi, perusahaan, maupun organisasi yang bersangkutan.
2. Tujuan
Kedua, ada unsur tujuan yang memuat informasi mengenai siapa yang menjadi penerima dari pemberitahuan dalam surat tersebut. Mulai dari masyarakat, karyawan, maupun pihak terkait lainnya.
3. Isi
Selanjutnya, unsur paling utama adalah isi atau informasi dan pesan yang akan disampaikan kepada penerima. Biasanya, surat seperti ini berisi pengumuman, instruksi, dan lainnya.
4. Tanggal dan nomor surat
Unsur keempat adalah tanggal dibuatnya surat tersebut serta nomor surat yang nantinya digunakan untuk keperluan arsip serta rujukan.
5. Penutup
Terakhir adalah penutup yang mencakup penandatanganan oleh pihak berwenang dan ucapan terima kasih. Selain itu, bagian ini juga berisi harapan supaya pesan bisa tersampaikan dan diterima dengan baik.
Contoh Surat Edaran
Pada pembahasan selanjutnya adalah mengenai contoh surat edaran. Contoh ini bisa Anda jadikan sebuah referensi atau gambarannya.
Berikut ini beberapa contoh surat edaran yang bisa Anda pahami:
1. Contoh surat edaran singkat
PT ABADI SELAMANYA
Jl. Galunggung No. 10, Kejawen, Kota Yogyakarta
Perihal: Surat Edaran
Kepada Seluruh Karyawan,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan kepada seluruh karyawan PT Abadi Selamanya bahwa akan ada pertemuan penting pada:
Hari/tanggal: Rabu, 20 April 2024
Pukul: 08.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat A1
Mohon pastikan kehadiran Anda tepat waktu untuk mengikuti pertemuan penting perusahaan.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Muhammad Bagas
CEO PT ABADI SELAMANYA
2. Contoh surat edaran pemberitahuan
PT SEJAHTERA BERSAMA
Jl. Kepanjen No. 30, Surabaya, Kota Surabaya
Nomor: 32/XX/2021
Perihal: Surat Edaran Pemberitahuan Regulasi Work From Home (WFH)
Kepada Seluruh Karyawan,
Dengan memperhatikan situasi sekarang terkait pandemi Covid-19 dan sebagai langkah preventif untuk memastikan kesejahteraan serta keselamatan karyawan, maka kami ingin memberitahukan mengenai regulasi Work From Home (WFH).
1. Durasi WFH:
WFH akan diterapkan selama 5 bulan dan perusahaan akan terus memantau situasi serta memberikan pembaruan mengenai kebijakan jika terdapat perubahan.
2. Tata cara dan Harapan Selama WFH
- Semua karyawan diharapkan bisa mematuhi jadwal kerja perusahaan
- Karyawan diharapkan tetap bisa dihubungi selama WFH melalui sarana komunikasi online yang telah disediakan perusahaan
- Pastikan keamanan serta kerahasiaan informasi selama bekerja dari rumah.
3. Dukungan teknis
Apabila Anda mengalami kendala dan dukungan teknis selama WFH, harap hubungi 085123456789 (Aldi) untuk mendapatkan bantuan
4. Pemantauan kinerja
Selama periode WFH, kinerja karyawan akan tetap dipantau. Maka dari itu, kami berharap setiap karyawan tetap produktif dan menjalankan tugas sesuai jadwal.
Demikian surat ini kami sampaikan, semoga semua karyawan bisa tetap menjalankan pekerjaan dengan baik serta situasi segera membaik.
Terima kasih atas perhatiannya,
Hormat kami,
HR TEAM PT SEJAHTERA BERSAMA
3. Contoh surat edaran perusahaan
SURAT EDARAN
No. 10/SP/T-07AL/2021
Semoga kita senantiasa dan selalu dalam lindungan serta rahmat Allah SWT. Dalam rangka untuk menegakkan keamanan serta kedisiplinan pegawai PT Makmur Alami, maka kami menghimbau kepada semua pegawai untuk:
1. Wajib menggunakan ID Card Pegawai selama masih dalam lingkungan PT Makmur Alami
2. Seluruh karyawan diharapkan untuk meningkatkan kewaspadaan
3. Diharapkan turut berpartisipasi melaporkan kepada pihak keamanan apabila terdapat hal yang mencurigakan.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Padang, 10 Maret 2021
CEO PT MAKMUR ALAMI
Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai pengertian, jenis, unsur, serta contoh surat edaran yang perlu Anda ketahui dan pahami.
Pada dasarnya, semua jenis surat mempunyai peranan dan tujuan masing-masing untuk menyampaikan informasi atau pesan dari pengirim kepada penerima.
Kemudian, surat tersebut harus dikelola dengan baik sebagai arsip perusahaan maupun instansi pemerintah. Maka dari itu, Anda harus mempunyai tim pengelola yang baik dan bisa dipercaya untuk mengelola surat menyurat perusahaan karena sangat penting untuk kedepannya.
Aplikasi SIPAS Membantu Proses Pembuatan Surat Edaran
Pada aplikasi SIPAS tidak perlu lagi memasang informasi di majalah dinding atau menginfokan di media informasi misal untuk mengadiri undangan maupun akan diadakan kegiatan.
Surat Edaran memudahkan untuk menginformasikan surat yang sifatnya untuk diedarkan atau disebarkan ke seluruh user pengguna SIPAS atau karyawan pada kantor atau instansi tersebut.
Dengan surat edaran surat yang ditujukan lebih spesifik diterima pada pengguna aplikasi SIPAS Karena sudah ada notifikasi yang pastinya akan mengetahui jika ada informasi terbaru.
Kendati demikian, Anda tidak perlu khawatir lagi karena sudah ada Aplikasi Sipas untuk kelola surat dan disposisi lebih mudah dan cepat.
Jadi, Anda sudah tidak perlu mengelola surat secara manual untuk kebutuhan arsip perusahaan maupun instansi pada umumnya.
Bagaimana? Apakah Anda tertarik menggunakannya? Jika iya, segera jadwalkan demo aplikasi dengan dengan para ahli dari Sipas untuk dibantu semua kebutuhan surat menyurat Anda!
