3 Contoh Surat Permintaan Barang yang Baik dan Tepat, Simak!

Jika Anda ingin mengajukan permintaan barang kepada perusahaan atau seseorang, Anda membutuhkan surat. Apakah Anda tahu contoh surat permintaan barang yang baik dan benar?

Dalam dunia bisnis, terutama dalam aktivitas pengadaan dan adminstrasi, surat permintaan barang menjadi instrumen yang sangat penting.

Oleh karena itu, penting untuk mengetahui penulisan surat permintaan barang yang baik dan benar.

Dokumen tersebut tidak hanya sebagai saran formalitas, tetapi juga sebagai langkah awal untuk memastikan kelancaran proses pengiriman atau penyediaan barang.

Dalam artikel ini, Anda akan mengenal bagaimana contoh surat permintaan barang yang benar. Yuk, simak!

Apa itu Surat Permintaan Barang?

Surat permintaan barang adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk meminta penyediaan atau pengiriman barang kepada pihak yang berwenang.

Dokumen ini mencakup rincian yang diperlukan untuk mengidentifikasi barang yang diminta, jumlahnya, serta informasi tambahan terkait pengiriman.

Surat ini berfungsi sebagai bukti permintaan resmi dan sebagai panduan bagi pihak yang bertanggung jawab atas penyediaan barang.

Fungsi Surat Permintaan Barang

Surat permintaan barang memiliki peran yang signifikan dalam menjaga kelancaran proses bisnis. Beberapa alasan mengapa surat ini penting antara lain:

1. Formalitas dan Kepastian

Surat permintaan barang memberikan kepastian dan formalitas dalam proses permintaan barang. 

Dengan adanya dokumen ini, pihak yang berwenang dapat merespon permintaan secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan.

2. Rincian yang Jelas

Dokumen ini memastikan bahwa rincian mengenai barang yang diminta, kuantitasnya, dan keterangan lainnya terdokumentasi dengan baik.

Upaya ini adalah untuk mencegah adanya kebingungan dan kesalahpahaman yang mungkin terjadi di kemudian hari.

3. Pemantauan dan Pengendalian

Surat permintaan barang memungkinkan perusahaan untuk memantau permintaan barang yang masuk dan mengendalikan proses penyediaan barang.

Hal ini akan sangat membantu dalam manajemen persediaan dan pengelolaan aset perusahaan.

Selain itu, adanya surat ini akan memudahkan perusahaan untuk melakukan pembelian ulang untuk barang dengan spesifikasi serta yang sudah berlaku sebelumnya.

Struktur Surat Permintaan Barang

Jika Anda ingin membuat surat permintaan barang, tentu harus memahami bagaimana strukturnya yang benar.

Agar surat permintaan barang efektif, struktur surat harus disusun dengan rapi dan jelas. Berikut adalah struktur umum yang dapat Anda ikuti:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Dalam bagian ini, terdapat nama perusahaan atau organisasi, alamat perusahaan atau organisasi, nomor telepon, dan tanggal surat tersebut dibuat. 

Selain itu, terdapat nomor surat yang dikeluarkan oleh perusahaan, yang menandakan bahwa surat tersebut resmi dan valid.

2. Penerima Surat

Dalam bagian ini tertera nama pihak, perusahaan, atau organisasi yang dituju, jabatan penerima surat, dan alamat penerima surat.

3. Pembukaan

Agar tujuan dapat tersampaikan dengan jelas, ungkapkan permintaan Anda secara jelas beserta dengan alasan atau justifikasi permintaan.

4. Isi Surat

Dalam bagian ini, Anda dapat meminta spesifikasi barang yang diminta, kuantitas, keterangan tambahan jika diperlukan, dan batas waktu pengiriman.

5. Penutup

Dalam bagian ini, Anda dapat mengungkapkan terima kasih beserta informasi kontak Anda atau peminta barang.

6. Tanda Tangan dan Cap Perusahaan/Organisasi

Terakhir, tambahkan tandan tangan dan cap perusahaan atau organisasi agar surat tersebut resmi dan valid.

Struktur di atas juga dapat Anda terapkan ketika ingin membuat surat permintaan penawaran barang kepada calon penjual.

Contoh Surat Permintaan Barang

Mari kita melihat beberapa contoh surat permintaan barang ke perusahaan atau organisasi yang dapat Anda jadikan referensi:

1. Contoh Surat Permintaan Produk ATK

PT. MAKMUR ASRI

Jalan Bunga Melati No. 110 Tangerang No. Telp (021) 7533102

Tangerang, 07 Januari 2023

Nomor:

Lampiran: 1 (satu) lembar

Perihal: Permintaan ATK

Kepada Yth:

Kasubag. Perlengkapan

PT. MAKMUR ASRI

Di Tempat

Dengan Hormat

Sehubungan dengan perlengkapan ATK di divisi Human Resource, kami selaku kepala divisi memohon kepada Bagian perlengkapan agar dapat memberikan bantuan ATK demi kelancaran administrasi PT MAKMUR ASRI.

Adapun rinciannya adalah sebagai berikut:

NoNama BarangJumlah
1Kertas F45 Rim
2Kertas A43 Rim
3Tinta Printer warna hitam1 dus
4Tinta Printer RGB1 dus

Demikian permohonan ini kami ajukan kepada bapak untuk dipertimbangkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Tangerang, 07 Januari 2023

Kepala Divisi Human Resource

Cahya Adi

2. Contoh Surat Permintaan Penawaran Barang Elektronik

CV GERAK JALAN

Jl. Sutera Victoria 100, Tangerang, 15315

Nomor Telepon: 0811234456678

Nomor : 121/15/II/2012

Hal : Permintaan Penawaran Televisi

Yth. Toko Indah Permata

Jalan Kemangi, no. 99, kota Jakarta

Dengan Hormat,

Bersama surat ini kami, CV Maju Jalan membutuhkan sebuah perangkat Televisi dengan rincian sebagai berikut:

Merk : SHARP

Spesifikasi : 34 inc

Melalui surat ini, kami bermaksud untuk meminta penawaran harga atas produk tersebut. Berkaitan dengan hal tersebut, kami memerlukan beberapa keterangan sebagai berikut:

– Rincian harga beserta diskonnya

– Ketersediaan jasa pengiriman televisi

– Metode pemesanan dan pembayarannya

Demikian surat permintaan penawaran atas produk televisi yang kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.

Tangerang, 13 Februari 2012

Hormat kami,

CV MAJU JALAN

Rati Anggraeni

3. Contoh Surat Permintaan Barang Sekolah

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SMA NEGERI 3 TANGERANG SELATAN

Jalan Benda Baru XII

Pamulang, 09 Januari 2023

Nomor:

Lampiran: –

Perihal: Pengadaan Alat Tulis Kantor

Kepada Yth:

Departemen Pengadaan Barang

Dinas Pendidikan Kota Tangerang Selatan

Jalan Ciater

Kota Tangerang Selatan

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala SMA Negeri 3 Tangerang Selatan:

Nama:  Suherman, S.Pd.

NIP: 000123123123

Jabatan: Kepala SMA Negeri 3 Tangerang Selatan

Bermaksud untuk mengajukan permohonan pengadaan barang berupa:

1Meja siswa50 buah
2Kursi siswa100 buah
3Papan tulis besar5 buah
4Meja guru4 buah
5Kursi guru4 buah
6Penghapus papan tulis10 buah

Permohonan tersebut kami ajukan sehubungan dengan adanya ruang kelas baru serta adanya barang penunjang kegiatan belajar mengajar yang sudah rusak.

Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebenarnya. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.

Kepala SMA Negeri 3 Tangerang Selatan

Suherman, S.Pd.

NIP: 000123123123

Itulah dia penjelasan lengkap terkait surat permintaan barang serta fungsi dan contoh surat permintaan barang yang baik dan benar.

Anda sudah tahu seberapa penting dokumen tersebut dibuat untuk segala manajemen, pemantauan barang, dan persediaan barang.

Surat ini termasuk ke dalam salah satu contoh surat resmi. Jadi, Anda perlu membuat, mengarsip, dan menyimpannya dengan baik.

Jika Anda masih kesulitan menyimpan, mengelola, dan mengarsip surat-surat penting, gunakan aplikasi SIPAS agar segala proses administrasi menjadi mudah dan efektif.

Aplikasi SIPAS menawarkan berbagai macam fitur terlengkap untuk kebutuhan pengarsipan digital Anda.

Hubungi customer service SIPAS untuk informasi selengkapnya terkait aplikasi pengarsipan digital sekarang juga!

For4d

Rokokbet

Rokokbet

Artikel Terkait

Dapatkan Informasi Terbaru

Mulai berlangganan dan dapatkan pemberitahuan setiap kami meluncurkan artikel terbaru.

ilustrasi subscription pada website SIPAS