Sebuah perusahaan yang baik akan mengajukan sesuatu dengan memberikan sebuah surat yang bernama surat permohonan. Surat ini adalah jenis surat yang bertujuan memberikan pengajuan dan permohonan kepada pihak lain.
Dalam beberapa kebutuhan dan kepentingan perusahaan atau organisasi, surat sangat penting dalam operasionalnya. Surat berfungsi sebagai media komunikasi secara formal dan resmi.
Baik dari perusahaan kepada perusahaan lain, maupun dari perusahaan kepada klien dan juga sebaliknya.
Dan dalam beberapa kasus, sebuah perusahaan memohon untuk mendapatkan izin atau mendapatkan akses menuju suatu data dan informasi baik dari perusahaan lain maupun klien. Begitu pula dengan klien.
Mari kita menjelajahi lebih lanjut terkait bagaimana contoh surat permohonan berperan dalam proses komunikasi yang formal.
Pengertian Surat Permohonan
Surat permohonan adalah dokumen formal yang digunakan untuk menyampaikan permintaan atau permohonan kepada pihak lain.
Jenis ini umumnya digunakan untuk berbagai keperluan, seperti melamar pekerjaan, mengajukan beasiswa, meminta izin, atau menyampaikan keluhan.
Sedangkan menurut pengertiannya secara spesifik adalah sebuah dokumen resmi tertulis yang dibuat oleh karyawan atau pihak internal perusahaan.
Kegunaannya adalah untuk menyampaikan permintaan atau permohonan kepada atasan, departemen lain, atau pihak terkait lainnya dalam perusahaan.
Surat ini dapat berguna dalam segala keadaan. Sebagaimana bentuk pengajuan yang semua lapisan staf perusahaan bisa menggunakannya.
Seperti jika seorang klien akan mengajukan suatu izin kepada perusahaan terkait akses menuju informasi penting perusahaan.
Maka sebuah perusahaan harus meminta sebuah surat pengajuan kepada klien tersebut. Setiap perusahaan umumnya memiliki template tersendiri yang dapat diedit oleh perusahaan tersebut.
Fungsi Surat Permohonan
Surat ini umumnya digunakan untuk berbagai keperluan, berikut adalah beberapa keperluan yang sering memerlukan adanya surat ini
1. Meminta izin
Contohnya seperti izin cuti, izin tidak masuk kerja, izin mengikuti pelatihan, izin lembur, dan lain sebagainya.
2. Mengajukan usulan
Salah satu keperluan untuk usulan contohnya seperti usulan program kerja, usulan perbaikan sistem, usulan kenaikan gaji, dan lain sebagainya.
3. Meminta bantuan
Contoh kasusnya seperti bantuan menyelesaikan tugas, bantuan keuangan, bantuan fasilitas kerja, dan lain sebagainya.
4. Menyampaikan pengaduan
Pengaduan terkait kondisi kerja, pengaduan terkait rekan kerja, pengaduan terkait kebijakan perusahaan, dan lain sebagainya.
Kode Surat Permohonan
Surat permohonan memiliki beberapa kode yang perlu Anda perhatikan saat menulisnya. Kode untuk maksud permohonan adalah sebuah tanda berupa huruf dan angka yang tercantum sebagai bentuk dari jenis surat permohonan dan keperluan pengirim.
Kode ini membantu administrator dan pihak perusahaan dalam mengenali dan menelusuri maksud dari surat permohonan tersebut. Berikut adalah contoh dari kode surat permohonan.
SP/001/HRD/2024
Berdasarkan kode surat tersebut, dijelaskan bahwa permohonan yang ditulis pengirim memiliki nomor urut 001, dari Departemen Sumber Daya Manusia (HRD), tahun 2024. SP merupakan singkatan dari surat permohonan.
SPK/02/FIN/07-24
Kode ini menunjukkan sebuah surat permohonan kerjasama dengan nomor urut 02, dari Departemen Keuangan yang terkirim pada bulan Juli tahun 2024. SPK sendiri adalah singkatan dari jenis surat permohonan untuk kerjasama.
Jenis Surat Permohonan
Setelah kita mengetahui kode-kode dalam surat permohonan yang menunjukkan maksud yang akan disampaikan pengirim. Mari kita mendalami apa saja jenisnya. Berikut adalah jenis-jenis tersebut berdasarkan tujuannya.
1. Surat Permohonan Izin
Surat permohonan izin bertujuan untuk meminta izin melakukan sesuatu, seperti izin cuti, izin penggunaan fasilitas, atau izin kegiatan. Umumnya surat ini dikirim dan ditulis oleh karyawan kepada pihak perusahaan.
2. Surat Permohonan Kerjasama
Surat permohonan kerjasama adalah jenis surat yang berguna untuk meminta kerjasama atau kolaborasi antara dua pihak atau lebih, baik dalam hal bisnis, proyek, atau penelitian.
Sebuah perusahaan sering menggunakan jenis ini untuk mengajukan permohonan kepada perusahaan atau instansi lainnya.
3. Surat Permohonan Bantuan
Surat permohonan bantuan adalah jenis yang sering dipakai untuk meminta bantuan dana, bantuan barang, atau bantuan teknis dari pihak lain. Seringkali sebuah perusahaan maupun individu mengirimkan jenis surat ini kepada Bank untuk meminta bantuan finansial.
4. Surat Permohonan Informasi
Surat permohonan informasi adalah jenis yang sering dikirim untuk meminta informasi atau data tertentu yang dibutuhkan untuk keperluan tertentu.
Seperti misalnya jika sebuah LSM meminta data tertentu dari suatu perusahaan untuk keperluan survey, mereka harus mengirimkan surat ini terlebih dahulu.
Contoh Surat Permohonan
Setelah mengetahui kode dan jenis surat permohonan dalam perusahaan, Anda siap untuk menulis dan mengirimkannya sesuai dengan keperluan dan kebutuhan. Berikut adalah contoh dari surat permohonan.
1. Contoh Surat Permohonan Izin Cuti Karyawan
Studi kasus: Seorang staf marketing di PT. XYZ yang bernama Kevin Sanjaya harus mengambil cuti kerja karena sebuah urusan keluarga yang mendadak di luar kota. Berikut adalah contoh surat permohonannya.
Jakarta, 20 Juli 2024
Nomor: SP/045/HRD/2024
Perihal: Permohonan Izin Cuti Kepada Yth. Kepala Departemen Sumber Daya Manusia PT. XYZ
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Kevin Sanjaya
Jabatan: Staf Marketing
Dengan ini mengajukan permohonan cuti tahunan selama 1 (satu) minggu, terhitung mulai tanggal 25 Juli 2024 sampai dengan 29 Juli 2024, karena keperluan keluarga ke luar kota yang mendesak.
Demikian permohonan ini saya ajukan. Atas perhatian dan kebijaksanaannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Kevin Sanjaya
Nah, dari contoh surat ini, Anda dapat menyesuaikan dan menuliskannya untuk keperluan cuti kerja kepada perusahaan tempat Anda bekerja.
2. Contoh Surat Permohonan Kerjasama Antar Perusahaan
Studi kasus: Sebuah perusahaan bernama PT XYZ ingin memohon kerjasama dengan bagian Marketing PT JKL untuk sebuah promosi produk bernama SmartDoor System. Berikut adalah contoh penulisan permohonannya.
Surabaya, 19 Agustus 2024
Nomor: SPK/010/MKT/2024
Perihal: Permohonan Kerjasama Promosi Kepada Yth. Manajer Marketing PT. JKL
Dengan hormat,
Dengan surat ini, kami dari PT. XYZ bermaksud mengajukan permohonan kerjasama promosi untuk produk terbaru kami, yaitu SmartDoor System. Kami berharap PT. JKL bersedia untuk bekerja sama dalam mempromosikan produk kami melalui media yang Anda kelola.
Adapun bentuk kerjasama yang kami tawarkan meliputi:
1. Iklan di media cetak dan online pada surat kabar dan media sosial yang sudah kami lampirkan.
2. Event promosi bersama secara offline maupun digital.
3. Penempatan produk pada seluruh outlet milik PT. JKL.
Kami yakin bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi kedua belah pihak. Demikian surat permohonan kerjasama ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk dapat segera mendapat tanggapan positif dari PT. JKL.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kresna Putra Wijaya
Direktur Marketing PT. XYZ
Pada contoh ini, perusahaan Anda dapat meniru dan menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan kerjasama dengan perusahaan lainnya.
Penutup
Demikian penjelasan lengkap artikel ini terkait surat permohonan beserta 4 jenis dan contohnya.
Surat permohonan adalah salah satu dokumen resmi yang penting dalam komunikasi bisnis dan administrasi.
Dengan memahami kode surat permohonan, jenis-jenisnya, dan contoh-contohnya, Anda dapat membuat surat permohonan yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan.
Aplikasi SIPAS adalah aplikasi persuratan yang efektif membantu penulisan serta melakukan pengarsipan surat untuk perusahaan. Kami memastikan fitur-fitur yang tersedia ramah dan efektif bagi keperluan Anda.
Kunjungi kontak SIPAS sekarang juga untuk penawaran demo aplikasi dan informasi lebih lanjut.
