Surat rahasia berfungsi sebagai pengantar dokumen dan informasi yang tertutup dalam bisnis.
Surat adalah salah satu bentuk komunikasi yang sudah ada sejak zaman kuno dan masih digunakan saat ini sebagai alat komunikasi formal dan simbolis. Surat bisa berisi banyak informasi terkait data atau laporan suatu kejadian atau kondisi yang terjadi di suatu tempat atau daerah.
Namun ada beberapa daerah atau beberapa kondisi yang tidak memungkinkan bagi banyak orang untuk mengetahuinya.
Sehingga perlu adanya media komunikasi formal yang berfungsi untuk memberi informasi terkait kondisi dan situasi suatu tempat kepada beberapa orang tertentu, media itu disebut surat rahasia.
Surat rahasia umumnya berguna pada instansi pemerintahan kelas atas atau lembaga militer dengan beberapa kasus yang umumnya bersifat rahasia dan tertutup untuk golongan umum. Surat rahasia juga sering berguna bagi beberapa perusahaan dan kegiatan bisnis.
Dalam artikel kali ini, akan menjelaskan terkait pengertian surat rahasia secara umum dan pada perusahaan, serta cara menggunakannya pada bisnis dan contoh surat rahasia yang sering digunakan perusahaan sebagai media komunikasi formal yang sifatnya tertutup.
Pengertian Surat Rahasia Secara Umum dan Pada Perusahaan
Surat Rahasia atau dalam bahasa inggris adalah secret letter, adalah jenis surat formal yang isinya sangat rahasia dan hanya penerima yang bisa menerima informasi dan laporan yang ditulis pada surat tersebut. Sehingga data dan informasi yang disampaikan tidak boleh bocor ke tangan orang selain penerima.
Surat rahasia umumnya berisi isi yang singkat dan bersifat enigmatis, yang berarti surat ini memiliki kode tertentu yang hanya dapat dipahami antara penulis atau pengirim dengan penerima. Unsur keamanan menjadi faktor utama mengapa surat rahasia ditulis dengan kalimat yang padat, singkat, dan abstrak.
Sementara itu, pengertian surat rahasia dalam perusahaan berarti surat yang berisi informasi formal yang sifatnya tertutup dan rahasia. Surat rahasia dalam perusahaan juga berarti surat yang berisi informasi atau data-data penting terkait operasional perusahaan yang hanya boleh diketahui oleh penerima.
Sehingga, surat rahasia dalam perusahaan dan bisnis berguna sebagai media komunikasi formal tertutup yang berisi informasi dan data-data milik perusahaan yang hanya boleh diketahui oleh penerima.
Data-data yang termasuk sebagai data rahasia dan ada pada surat rahasia pada perusahaan seperti MoU, gaji karyawan tertentu, data pemasukan dan pengeluaran perusahaan, berita terkait perusahaan kompetitor, dan lain sebagainya.
Cara Membuat Surat Rahasia
Sebagai alat komunikasi yang berfungsi untuk menyampaikan informasi sensitif dan tertutup pada pihak yang berkepentingan, surat rahasia memiliki beberapa tahapan dan cara membuat yang tidak seperti surat lainnya.
Tujuannya agar penyampaian informasi benar-benar aman dan tidak bocor kepada pihak lain yang tidak bertanggung jawab. Berikut adalah cara membuat surat rahasia.
1. Menentukan penomoran dan klasifikasi surat
Setiap surat rahasia harus memiliki nomor dan klasifikasi yang jelas. Nomor surat berfungsi untuk membedakan surat secara unik, dan klasifikasi surat umumnya menunjukkan tingkat kerahasiaannya. Surat rahasia biasanya diklasifikasikan menjadi beberapa kategori sebagai berikut.
a. Rahasia Negara
Informasi yang sangat penting dan jika bocor dapat membahayakan keamanan nasional. Surat rahasia dengan klasifikasi ini biasanya berguna bagi antar instansi negara dan Lembaga pemerintahan. Seperti misalnya hal hal yang berkaitan dengan kedaulatan dan pertahanan.
b. Rahasia
Informasi yang penting dan jika bocor dapat merugikan kepentingan organisasi atau suatu lembaga. Surat dengan klasifikasi ini umumnya berisi segala data yang sensitive seperti omset dan evaluasi perusahaan.
c. Berbahaya
Informasi yang dapat membahayakan keselamatan jiwa atau harta benda. Biasanya berguna untuk personal dan sebagai peringatan awal apabila ada sesuatu yang menyangkut keselamatan nyawa atau harta benda.
d. Terbatas
Informasi yang hanya dapat diterima oleh pihak tertentu. Klasifikasi ini tidak membatasi pada satu orang penerima saja, melainkan lebih. Misalnya pada surat rahasia yang hanya para pimpinan yang boleh mengetahui isi surat tersebut.
2. Membuat perihal
Beri penjelasan singkat dan lugas tentang topik surat. Misalnya penjelasan dan bagian awal pembuka yang menceritakan secara ringkas apa yang ditulis pada bagian isi.
3. Menulis isi surat
Gunakan bahasa yang formal, lugas, dan ringkas saat menulis surat. Hindari bahasa yang ambigu atau membingungkan, dan pastikan bahwa isi surat hanya berisi informasi penting yang sensitif bagi perusahaan.
Paragraf harus terstruktur dengan baik dan mudah dipahami oleh pembaca. Sehingga mudah dimengerti oleh penerima dan mudah diingat.
4. Membubuhkan tanda tangan dan memberi lampiran
Surat rahasia harus memiliki tanda tangan oleh pejabat yang berwenang atau orang yang mengetahui isi surat. Nama dan jabatan pengirim surat harus ada di bawah tanda tangan, dan jika ada lampiran, cantumkan lampiran di bawah tanda tangan. Lampiran harus diberi judul dan nomor yang jelas.
5. Mengirimkan surat dan menyimpan surat
Surat akan dikirimkan secara rahasia. Pengirim akan menggunakan jasa pengiriman yang terjamin kerahasiaannya dan terpercaya seperti kurir ekspres atau pos dengan catatan tertentu. Atau pengirim juga dapat mengirimkannya secara pribadi apabila situasinya mendesak.
Kemudian setelah sampai ke tangan penerima, surat rahasia harus ada di tempat yang terjamin keamanannya. Seperti brankas atau lemari besi.
Atau umumnya penerima akan meletakkan surat tersebut pada ruangan tertentu yang hanya penerima yang bisa mengakses.
Contoh Surat Rahasia Pada Perusahaan dan Bisnis
Setelah mengetahui cara pembuatan surat rahasia, berikut disertakan contoh surat rahasia pada perusahaan dan bisnis.
Contoh Surat Rahasia Singkat pada Perusahaan
Nomor: 001/SR/HRD/VII/2024 Klasifikasi: Rahasia
Kepada Yth.: Bapak/Ibu [Nama Penerima] [Jabatan Penerima] [Perusahaan Penerima]
Perihal: Peringatan Keamanan Data Karyawan
Isi Surat:
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan peringatan terkait keamanan data karyawan yang baru-baru ini terdeteksi adanya potensi kebocoran data.
Berdasarkan hasil investigasi, diduga terdapat pihak yang tidak bertanggung jawab telah memperoleh akses ke data karyawan, termasuk nama, alamat, dan nomor telepon.
Menanggapi hal ini, kami telah mengambil langkah-langkah berikut:
- Melakukan investigasi mendalam untuk mengidentifikasi sumber kebocoran data.
- Memperkuat sistem keamanan data perusahaan.
- Memberitahukan kepada seluruh karyawan terkait potensi kebocoran data.
Kami menghimbau kepada Bapak/Ibu untuk:
- Segera mengubah password akun email dan sistem perusahaan lainnya.
- Meningkatkan kewaspadaan terhadap email atau pesan mencurigakan yang mengatasnamakan perusahaan.
- Tidak membagikan data pribadi kepada pihak yang tidak dikenal.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan berkomitmen untuk menjaga keamanan data karyawan dan akan terus melakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencegah terjadinya kebocoran data di masa depan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[Nama Pengirim] [Jabatan Pengirim] [Perusahaan Pengirim]
Lampiran: –
Contoh tersebut dapat anda gunakan sebagai template untuk menulis surat rahasia dalam keperluan bisnis dan perusahaan anda.
Demikian penjelasan artikel ini terkait pengertian dari surat rahasia, cara membuatnya, beserta contoh surat rahasia yang umum digunakan.
Surat rahasia pada perusahaan juga dapat membangun komunikasi yang formal pada anggota perusahaan secara rahasia dan tertutup pada topik-topik tertentu yang penting bagi kelangsungan perusahaan.
Surat rahasia saat ini dapat berbentuk digital dengan menggunakan aplikasi SIPAS dari Sekawan Media. SIPAS memiliki fitur membuat dan menulis surat rahasia yang berguna bagi perusahaan dan bisnis anda. Hubungi kami untuk penjadwalan demo dan informasi lebih lanjut.
