Apakah Anda kebingungan bagaimana membuat surat undangan yang resmi? Artikel ini akan memberitahu Anda beberapa contoh surat undangan resmi.
Surat undangan resmi adalah sebuah permohonan yang bertujuan untuk menghadiri suatu kegiatan atau pertemuan yang diadakan oleh instansi, organisasi, atau badan lainnya.
Dalam undangan resmi, perlu adanya detail waktu dan tempat yang tercantum agar memudahkan penerima surat.
Berikut ini adalah penjelasan lengkap mengenai ciri-ciri, bagian, dan contoh surat undangan resmi. Yuk, simak!
Ciri-Ciri Surat Undangan Resmi
Undangan atau surat resmi adalah surat yang berguna untuk kepentingan acara resmi, baik perseorangan, organisasi, maupun instansi.
Adapun ciri-ciri dari surat resmi yang harus Anda ketahui adalah sebagai berikut.
- Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan
- Menggunakan bahasa yang efektif, padat, dan mudah dipahami
- Menggunakan kop surat
- Terdapat nomor surat, lampiran, perihal, dan alamat tujuan
- Menggunakan salam pembuka dan penutup
- Menggunakan stempel atau cap khusus instansi atau organisasi
- Bentuknya sistematis sesuai aturan baku
Bagian Surat Undangan Resmi
Dalam membuat surat undangan resmi terdapat beberapa bentuk sistematis dan aturan baku yang harus diperhatikan.
Berikut ini adalah bagian-bagian dan struktur dari surat resmi.
1. Kop Surat
Kop surat bisa juga disebut dengan kepala surat adalah bagian dari surat resmi yang terdiri dari nama lengkap instansi, logo, alamat, hingga nomor telepon. Fungsi dari kop surat ini adalah untuk menunjukkan asal instansi dari pengirim surat.
2. Nomor dan Tanggal Surat
Fungsi dari nomor dan tanggal surat adalah untuk memberi kemudahan dalam pendataan. Selain itu, tanggal surat juga akan menunjukkan waktu ketika surat dibuat.
3. Nama Pihak Penerima
Informasi mengenai pihak yang dituju atau penerima surat dalam sebuah surat atau undangan penting untuk sebutkan.
Nama yang berisikan pihak yang dituju tersebut akan berguna untuk memperjelas isi dan keperluan dari surat tersebut.
4. Isi Surat
Isi dari surat sangat penting karena akan menjelaskan maksud dan tujuan kepada penerima. Oleh karena itu, penulisan isi surat harus Anda tulis dengan efektif, padat, dan mudah dipahami.
5. Informasi Acara
Pada bagian isi surat, pastikan juga untuk mencantumkan informasi acara dengan jelas dan detail seperti tempat dan waktu acara.
6. Lampiran
Tidak semua undangan atau surat menggunakan lampiran dalam isinya. Lampiran berfungsi untuk memperjelas topik pelaksanaan acara agar penerima undangan dapat mengetahui secara detail.
7. Stempel dan Tanda Tangan
Stempel dan tanda tangan akan menjadi bukti bahwa undangan dan surat tersebut berasal dari pihak resmi. Apabila undangan disebar secara online, gunakan tanda tangan elektronik.
Contoh Surat Undangan Resmi
Berikut ini adalah contoh surat undangan resmi dengan berbagai tujuan.
1. Contoh Surat Undangan Resmi Sekolah
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 2 NGANJUK
Jl. Anjuk Ladang No. 09, Kelurahan Ploso, Kabupaten Nganjuk, Jawa Timur
Telp. 358 XXXX Kode Pos 64417
Nomor : 300/DPU/2023
Nganjuk, 19 Oktober 2023
Lampiran : …..
Perihal : Undangan Pengambilan Rapor
Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali
Peserta Didik Kelas XI
SMAN 2 Nganjuk
di Nganjuk
Kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian untuk dapat menghadiri acara pengambilan rapor semester ganjil untuk kelas XI tahun pelajaran 2023/2024 yang akan dilaksanakan pada:
hari : Jumat
tanggal : 12 Desember 2023
jam : 08.00 WIB
tempat : Masing-masing Ruang XI
Atas perhatian dan kerja samanya kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMAN 2 Nganjuk
(tanda tangan dan stempel)
Nama Lengkap dan Gelar
NIP : ……..
2. Contoh Surat Undangan Resmi Pemerintah
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
Jl. Jenderal Sudirman Kav. 69, Jakarta, Telp (021) 7398381 – 7398382. Faks (021) 7398323
Situs http://www.menpan.go.id
Nomor: B/88/SM.04.00/2023
6 Oktober 2023
Lampiran : 3 (tiga) halaman
Hal : Undangan Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Nasional
Yth. (daftar terlampir)
di
tempat
Sehubungan dengan pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, bersama ini dengan hormat kami sampaikan undangan Rapat Koordinasi Lanjutan tentang Penyusunan Manajemen Talenta Nasional, yang akan dilaksanakan pada:
hari dan tanggal : Senin-Selasa, 9-10 Oktober 2023
waktu : 08-00 WIB – selesai (sesuai jadwal terlampir)
tempat : Hotel Mercure, Jl Ir. Haji Djuanda No. 76, Sentul, Babakan Madang, Kota Bogor
Dengan pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kehadirannya, kami sampaikan terima kasih.
Deputi SDM Aparatur
(Tanda tangan dan stempel)
Setiawan Wangsaatmaja
3. Contoh Surat Undangan Resmi Acara Dinas
PEMERINTAH KABUPATEN NGANJUK
SEKRETARIAT DAERAH
Jalan Basuki Rakhmad No.3 Nganjuk Kode Pos 64412
Telepon (0358) 321746 Fax. 321111
www.nganjukkab.go.id
Nomor : DPR-27/JS.3/33
27 April 2021
Sifat : Penting
Perihal : Peresmian Gedung Baru DPRD Kabupaten Nganjuk
Yth. Bupati Kabupaten Nganjuk
Di Tempat
Sehubungan dengan agenda peresmian gedung baru DPRD Nganjuk, kami mengharap dengan hormat kehadiran Bapak Bupati Nganjuk agar turut serta hadir dalam acara peresmian gedung baru DPRD Nganjuk, pada :
hari/tanggal : Kamis, 29 April 2021
waktu : 08.00 WIB – Selesai
tempat : Gedung DPRD Kabupaten Nganjuk Unit 5A Jalan Ahmad Yani, No 55 Nganjuk
Demikian disampaikan. Atas kehadiran Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Ketua DPRD Nganjuk,
(tanda tangan dan stempel)
Tatit Heru Tjahjono, A.Md
Contoh Surat Undangan Tidak Resmi
Agar tidak bingung, Anda juga perlu mengetahui contoh surat undangan tidak resmi. Surat undangan jenis ini sering berguna pada berbagai acara nonformal, seperti acara ulang tahun, khitanan, pernikahan, reuni, dan pentas seni.
Berikut ini adalah contoh surat undangan tidak resmi.
1. Undangan Ulang Tahun
Untuk sahabatku Fajri,
Aku memiliki kabar baik untukmu. Sebentar lagi adalah hari ulang tahun Dani yang ke-1 tahun. Untuk itu, kami mengundang kamu dan keluarga. Jangan lupa untuk bawa anak kamu, ya. Perayaan ulang tahun akan dilaksanakan pada:
hari/Tanggal: Kamis, 15 Juni 2023
tempat: Di rumahku, Jalan Sawojajar, No 24, Malang
pukul: 14.00 – selesai
Jangan lupa untuk datang, dan jangan lupa bawa anakmu Vincent ya bro. Intinya, kehadiranmu dan keluarga sangat kami tunggu untuk memeriahkan perayaan ulang tahun anak kami.
Dari sahabatmu,
Ilham
2. Undangan Acara Khitanan
Adel dan Farhan
Malang
Salam Sejahtera,
Puji dan Syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Sebagai rasa syukur kami akan proses khitan yang sudah selesai, maka kami ingin mengundang Bapak dan Ibu untuk hadir di acara khitanan anak kami yang bernama Fajri Nur.
Acara Khitanan ini akan dilaksanakan pada:
waktu: Pukul 10.00 sampai dengan selesai
tempat: di rumah
tanggal: 23 November 2021
Melalui surat undangan ini diharapkan penerima undangan terutama Bapak/Ibu dapat hadir ke acara khitanan yang kami selenggarakan.
Salam Hormat,
Caca dan Dani
Baca Juga: Surat Elektronik: Pengertian, Manfaat, dan Macam-Macamnya
Itulah beberapa contoh dari surat undangan resmi dan tidak resmi. Perlu Anda ketahui bahwa surat undangan resmi harus menggunakan format tertentu dan bahasa yang sesuai kaidah bahasa Indonesia.
Surat tentu memerlukan pengelolaan yang baik. Anda dapat menggunakan fitur pengelolaan surat dari SIPAS agar pengelolaan surat dan disposisi lebih mudah, cepat, dan lebih baik.
