Dalam pengelolaan administrasi, disposisi surat menjadi bagian penting yang perlu diperhatikan.
Hal ini untuk memastikan informasi yang terkandung dalam surat diterima, dipahami, dan direspons dengan tepat.
Lantas, apa itu disposisi dan bagaimana contohnya yang baik dan benar? Yuk, simak selengkapnya dalam artikel ini!
Apa itu Disposisi Surat?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) disposisi memiliki arti yaitu pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat bersangkutan atau pada lembar khusus.
Disposisi surat adalah tindakan atau keputusan yang diambil terkait dengan dokumen yang diterima.
Tujuan utama disposisi adalah memastikan bahwa pesan atau informasi dalam dokumen diterima oleh pihak yang berwenang dan diambil tindakan yang tepat sesuai dengan kebutuhan.
Dalam konteks ini, arti disposisi surat yaitu mencakup pembacaan, penilaian, dan respon terhadap dokumen yang diterima.
Disposisi merupakan salah satu langkah yang vital dalam menanggapi dokumen yang telah diterima dan diarahkan untuk tindak lanjut.
Umumnya, kegiatan ini melibatkan tugas-tugas yang perlu dijalankan atau segera diselesaikan.
Individu yang menerima disposisi, seperti karyawan atau staf, diharapkan untuk dengan cepat mengambil tindakan sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh atasan.
Terdapat dua jenis disposisi, yaitu disposisi surat masuk dan surat keluar.
Disposisi surat masuk adalah suatu proses atau langkah-langkah tertentu yang dilakukan untuk menanggapi dokumen yang diterima oleh suatu organisasi atau perorangan, sedangkan disposisi surat keluar adalah kebalikannya.
Fungsi Disposisi Surat
Meskipun berubah dari persuratan konvensional menjadi surat elektronik, kegiatan persuratan tetap dilakukan seperti biasa dan tidak mengurangi aktivitas persuratan.
Dengan berubah atau bergantinya urusan surat menyurat menjadi persuratan digital dan elektronik akan memudahkan pekerjaan yang ada.
Dalam persuratan digital masih terdapat urusan disposisi, sehingga urusan disposisi berubah menjadi disposisi surat digital atau elektronik. Karena disposisi merupakan urusan penting yang ada pada perusahaan.
Kegunaan dan fungsi disposisi adalah untuk mengetahui petunjuk atau tindakan yang harus dilakukan oleh bawahan dan bersifat segera.
Bersifat segera berarti perintah tersebut harus segera dilakukan dan dikerjakan sesuai petunjuk dan perintah.
Dengan adanya disposisi juga untuk mengetahui tanggapan dari surat masuk yang diterima dan mengetahui bagaimana surat tersebut ditindaklanjuti.
Oleh karena itu disposisi surat wajib ada pada perusahaan, agar staf admin mengetahui tindakan yang akan dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar sesuai dari intruksi dan perintah atasan.
Modernisasi menjadikan perubahan dalam persuratan, surat masuk dan keluar berganti menjadi surat elektronik. Pada surat disposisi juga berganti menjadi surat elektronik yang tidak lagi secara manual dan konvensional dalam penggunaannya.
Manfaat Disposisi Surat
Disposisi memiliki berbagai manfaat yang signifikan dalam konteks pengelolaan komunikasi tertulis dan berbagai jenis surat di lingkungan bisnis, pemerintahan, dan instansi lainnya.
Berikut adalah beberapa manfaat utama disposisi surat:
1. Pemastian Penerimaan Informasi
Disposisi memastikan bahwa dokumen yang diterima oleh suatu pihak telah diperhatikan dan dipahami dengan baik.
Hal ini mencegah terjadinya ketidakjelasan atau ketidakpahaman terhadap isi surat.
2. Penyebaran Tugas Secara Efektif
Dengan adanya disposisi, tugas atau tanggung jawab yang terkandung dalam dokumen dapat didistribusikan secara efektif kepada pihak-pihak yang memiliki kewenangan atau keahlian terkait.
Hal tersebut membantu mencegah kebingungan dan memastikan upaya tindak lanjut yang tepat.
3. Monitoring Proses Tindak Lanjut
Disposisi memungkinkan untuk memantau proses tindak lanjut terhadap dokumen tersebut.
Ini memberikan visibilitas terhadap langkah-langkah yang diambil dan memastikan bahwa setiap tahap tindak lanjut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
4. Peningkatan Efisiensi Operasional
Dengan sistematisasi disposisi, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasionalnya, termasuk adanya tugas dan tanggung jawab yang lebih jelas.
Tugas dan tanggung jawab yang jelas dapat mencegah kebingungan, mempercepat alur kerja, dan mengoptimalkan waktu.
5. Transparansi dalam Keputusan dan Tindakan
Disposisi menciptakan transparansi dalam proses pengambilan keputusan dan tindakan.
Setiap langkah yang diambil dan keputusan yang dibuat dapat ditelusuri kembali ke disposisi asal, memungkinkan akuntabilitas dan pertanggungjawaban.
Alur Pencatatan Lembar Disposisi Surat Masuk
Selanjutnya, mari kita simak alur pencatatan lembar disposisi surat masuk:
1. Penandaan Surat pada Tanda Terima
Dalam tahap ini, pegawai di biro umum menerima dokumen dari kurir dan selanjutnya menandatangani lembar tanda terima sebagai bukti resmi penerimaan surat.
Tindakan ini menjadi esensial karena tanpa tanda tangan tersebut, surat tidak akan disampaikan hingga terdapat konfirmasi tertulis pada lembar tanda terima surat.
2. Pemisahan Surat Masuk Internal dan Eksternal
Tahap selanjutnya, pegawai di Biro Umum melakukan proses pemisahan surat yang diterimanya, yakni membedakan antara surat masuk internal (contohnya, Nota Dinas) dan surat masuk eksternal (sebagai contoh, permohonan peminjaman tempat).
Pemisahan ini dilakukan untuk memudahkan pencatatan surat yang akan diurusi dan mempermudah staf dalam mengidentifikasi surat yang perlu ditangani lebih dahulu.
3. Pencatatan pada Lembar Disposisi
Setelah surat masuk dipisahkan, surat tersebut dicatat pada lembar disposisi yang terdiri dari dua rangkap, yaitu warna pink dan putih.
Lembar disposisi berwarna pink akan dipisahkan setelah proses pencatatan selesai dan didistribusikan ke bagian terkait, sementara lembar berwarna putih akan disimpan sebagai bagian dari arsip.
4. Penyerahan Surat yang Sudah Didisposisi kepada Pimpinan
Setelah diberikan lembar disposisi, langkah selanjutnya adalah menyerahkan surat tersebut kepada pimpinan agar mendapatkan petunjuk mengenai tindak lanjut yang sesuai dengan arahan dan instruksi dari pimpinan.
5. Penginputan Lembar Disposisi ke Dalam Sistem
Setelah menerima instruksi dari pimpinan, lembar disposisi diinputkan ke dalam sistem untuk memudahkan proses pencarian data dan berfungsi sebagai catatan resmi dari instansi tersebut.
6. Distribusi Surat ke Bagian-Bagian Terkait
Setelah data lembar disposisi dimasukkan ke dalam sistem, surat yang telah didisposisi dibagikan kepada bagian-bagian terkait untuk dilanjutkan sesuai dengan instruksi dari pimpinan.
Contoh Disposisi Surat Masuk dan Surat Keluar
Agar Anda lebih mengerti terkait disposisi, berikut adalah contoh disposisi surat masuk dan keluar.
1. Disposisi Surat Masuk
Adapun contoh disposisi untuk surat masuk adalah sebagai berikut.
2. Disposisi Surat Keluar
Untuk surat keluar, berikut contoh lembar disposisinya:
Itulah dia penjelasan tentang apa itu disposisi beserta manfaat, alur pencatatan, dan contohnya.
Disposisi adalah aspek kritis dalam manajemen administrasi untuk memastikan informasi diterima dan direspons dengan tepat.
Dengan contoh disposisi di atas dan implementasi yang baik, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam menanggapi surat masuk dan mengelola surat keluar.
Kesadaran akan pentingnya disposisi di seluruh tingkatan organisasi akan membantu menciptakan lingkungan kerja yang terorganisir dan efisien.
Nah, untuk menciptakan lingkungan kerja yang efektif dan efisien, Anda bisa menggunakan aplikasi khusus untuk membantu segala permasalahan dan aktivitas surat-menyurat.
Coba Beragam Fitur Disposisi dengan Aplikasi SIPAS
Tidak hanya mendistribusikan surat saja, diaplikasi SIPAS selain pendistribusian surat juga ada fitur untuk memberikan tindakan dan perintah terhadap surat yang didisposisikan.
Fitur pendistrisibusian surat (disposisi) di lingkungan internal kantor umumnya diantar langsung oleh sekretaris yang ditujukan ke pimpinan, dengan mengantarkan berkas secara langsung di sertai kartu disposisi atau buku agenda disposisi.
Misalkan saja sebuah kantor memiliki bangunan terdiri dari beberapa lantai untuk mengantarkan surat dibutuhkan tenaga pengantar dan waktu untuk menyampaikan disposisi surat. Jika tujuan lebih dari satu bisa anda bayangkan berapa tenaga pengantar dan waktu yang terbuang untuk mengantar surat??
Dengan SIPAS, tidak lagi menggunakan buku disposisi dan sekretaris berjalan keruangan hanya untuk mengantarkan surat ke pimpinan, Disposisi Surat di SIPAS bisa dilakukan didepan komputer dengan file yang sudah discan dan diupload keaplikasi SIPAS, cukup pilih penerima dan kirim saat itu juga surat diterima oleh tujuan disposisikan surat (Pimpinan).
Dengan adanya disposisi di SIPAS pekerjaan anda semakin terbantu, serta surat sampai menuju penerima secara cepat, tepat waktu, dan anda bisa menyelesaikan pekerjaan lainnya.
SIPAS merupakan aplikasi surat untuk mempermudah kelola surat dengan fitur terlengkap.
Tidak hanya disposisi, Anda bisa mengelola surat masuk dan keluar, memantau ekspedisi, distribusi surat internal, penomoran otomatis, dan masih banyak lagi.
Jika Anda tertarik, segera kunjungi website SIPAS atau konsultasikan sekarang juga!
