Dalam sebuah bisnis digital, sebuah perusahaan memerlukan sebuah tanda untuk setiap pengeluaran dan pemasukan perusahaan. Salah satu perusahaan tersebut adalah faktur. Alat ini merupakan sebuah penanda untuk tagihan kepada pelanggan secara efektif dan detail.
Dengan begitu, perusahan cukup mengirimkan faktur kepada pelanggan saat tenggat waktu pembayaran.
Meski terdengar sederhana, memainkan peran vital dalam dunia bisnis dan keuangan. Sehingga catatan ini tidak sekadar catatan transaksi saja.
Tetapi juga sebagai alat penting yang membantu perusahaan dalam mengatur arus kas, memantau penjualan, serta memenuhi kewajiban pajak.
Bagi banyak pelaku bisnis, memahami esensi dan fungsi faktur bisa menjadi kunci dalam menjalankan operasi sehari-hari dengan lebih efisien.
Artikel ini akan mengulas secara mendalam tentang berbagai aspek terkait faktur. Anda akan mengenal lebih dalam terkait definisi, fungsi, jenis, hingga contoh aplikasinya.
Dengan pemahaman yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan rapi dan sesuai standar. Simak penjelasan berikut ini.
Pengertian Faktur
Mari kita mengenal lebih dalam terkait pengertiannya terlebih dahulu. Secara umum, faktur adalah dokumen komersial yang penjual keluarkan kepada pembeli sebagai bukti transaksi penjualan barang atau jasa.
Dokumen ini mencakup informasi rinci mengenai barang atau jasa yang terjual, seperti misalnya jumlah, harga per unit, total harga, diskon yang diberikan, pajak yang dikenakan, serta total yang harus dibayar oleh pembeli.
Selain itu, alat ini juga memuat informasi penting mengenai penjual dan pembeli, seperti nama, alamat, nomor kontak, dan nomor identifikasi pajak jika ada.
Sementara itu, secara spesifik faktur berfungsi sebagai alat pencatatan keuangan yang sangat penting bagi kedua belah pihak dalam transaksi.
Bagi penjual, faktur membantu dalam memantau penjualan, mengelola persediaan, dan memastikan pembayaran konsumen terima tepat waktu.
Faktur juga berfungsi sebagai dokumen yang sah untuk keperluan pelaporan pajak dan audit.
Fungsi Faktur
Setelah mengetahui pengertiannya baik secara umum maupun secara spesifik pada bisnis digital, Anda harus mengetahui terkait apa saja fungsi dari bukti transaksi digital ini.
Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk meminta pembayaran dari pembeli, tetapi juga memiliki berbagai fungsi penting lainnya yang mendukung operasi bisnis secara keseluruhan.
Sebagai Bukti Transaksi
Dalam setiap transaksi penjualan barang atau jasa, faktur menjadi dokumen resmi yang mencatat detail penting seperti jenis barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga per unit, total harga, diskon, dan pajak yang dikenakan.
Dengan adanya faktur, baik penjual maupun pembeli memiliki catatan yang sah untuk keperluan audit dan pelaporan keuangan.
Membantu Pengelolaan Keuangan
Jika perusahaan mendokumentasikan setiap transaksi penjualan, faktur memudahkan perusahaan dalam memantau arus kas masuk dan keluar.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki data yang akurat untuk mengelola anggaran, merencanakan pengeluaran, dan mengevaluasi kinerja keuangan.
Bukti Tagihan
Penjual menggunakan faktur untuk menagih pembayaran dari pembeli. Faktur adalah alat yang mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran, yang membantu memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu, sehingga mengurangi risiko piutang tak tertagih.
Berguna untuk Manajemen Persediaan
Alat ini membantu perusahaan dalam melacak stok barang yang keluar. Hal ini penting untuk menjaga keseimbangan antara persediaan dan permintaan.
Meningkatkan Transparansi
Melalui penyampaian informasi yang lengkap dan akurat, faktur membantu menghindari kebingungan dan sengketa terkait transaksi, sehingga memperkuat hubungan bisnis yang baik.
Jenis Faktur
Setelah melewati kelima fungsi utama dokumen ini bagi operasional perusahaan dan bisnis digital, marilah kita mengetahui jenis-jenis yang ada pada dokumen kecil yang lengkap ini.
Ada beberapa jenis yang tergolong sesuai dengan fungsi dan kebutuhan perusahaan yang menggunakannya. Berikut adalah ketujuh jenisnya.
1. Faktur Standar
Alat ini mencantumkan informasi dasar seperti detail produk atau jasa yang terjual, jumlah, harga per unit, total harga, dan informasi penjual serta pembeli.
Faktur ini berguna dalam transaksi bisnis sehari-hari dan berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli.
2. Faktur Proforma
Biasanya digunakan sebagai penawaran awal kepada pembeli sebelum transaksi sebenarnya terjadi.
Meskipun terlihat seperti jenis yang biasa, proforma bukanlah permintaan pembayaran. Sebaliknya, dokumen ini berguna untuk memberikan perkiraan biaya kepada pembeli sehingga mereka dapat memutuskan apakah akan melanjutkan pembelian.
3. Faktur Pajak
Digunakan untuk transaksi yang dikenakan pajak, seperti PPN (Pajak Pertambahan Nilai). Dokumen ini mencantumkan informasi tambahan seperti nomor NPWP penjual dan pembeli, tarif pajak, dan jumlah pajak yang terutang.
Jenis alat ini sangat penting dalam pelaporan pajak dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
4. Faktur Konsuler
Sangat penting untuk untuk ekspor barang ke beberapa negara. Dokumen ini harus disetujui oleh konsulat negara tujuan sebelum pengiriman barang.
Jenis konsuler memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan aturan dan regulasi negara tujuan.
5. Faktur Komersial
Adalah dokumen yang sering Anda temui dalam transaksi internasional. Jenis ini mencakup informasi detail tentang barang yang perusahaan ekspor, seperti nilai barang, berat, dimensi, dan negara asal.
Faktur komersial diperlukan oleh bea cukai untuk menentukan nilai pajak dan bea masuk yang harus dibayar.
6. Faktur Rekap
Mencantumkan beberapa transaksi yang dilakukan dalam periode tertentu dalam satu faktur.
Ini memudahkan pembeli dan penjual yang melakukan banyak transaksi kecil dalam jangka waktu tertentu untuk merangkum semua transaksi dalam satu dokumen.
7. Faktur Ritel
Jenis yang perusahaan kirimkan kepada konsumen akhir dalam transaksi penjualan barang atau jasa di toko ritel. Jenis ini biasanya lebih sederhana dan mencakup informasi dasar seperti item yang dibeli, jumlah, harga, dan total yang harus konsumen bayar.
Dalam bisnis, memilih jenis dokumen bukti transaksi yang tepat untuk setiap transaksi adalah langkah penting dalam menjaga kelancaran operasional dan hubungan baik dengan pelanggan serta pihak ketiga lainnya.
Contoh Faktur dalam Kegiatan Bisnis pada Umumnya
Setelah mengetahui berbagai macam jenis dari alat bukti transaksi digital ini, sekarang Anda perlu mengetahui terkait penjelasan beberapa contoh faktur yang sering Anda temui.
Misalnya, sebuah faktur dari toko elektronik mencantumkan informasi seperti nama pembeli dan penjual, tanggal transaksi, deskripsi produk (misalnya, “Laptop XYZ”).
Maka jumlah unit yang terbeli, harga per unit, total harga sebelum pajak, hingga total akhir yang harus terbayar.
Alat ini juga mencakup nomor unik untuk referensi dan pelacakan. Dengan demikian, alat ini tidak hanya berfungsi sebagai permintaan pembayaran tetapi juga sebagai catatan resmi untuk pembukuan dan pelaporan pajak.
Contoh Aplikasi Faktur
Berikut artikel ini sertakan dua contoh faktur dalam bentuk aplikasi yang dapat membantu proses pencatatan dan pengarsipan bukti transaksi bisnis digital Anda.
Quickbooks
QuickBooks adalah salah satu aplikasi e-faktur paling populer yang juga menyediakan fitur pembuatan dokumen yang canggih.
Melalui QuickBooks, Anda dapat membuat, mengirim, dan melacak dokumen bukti transaksi secara mudah.
FreshBooks
FreshBooks adalah aplikasi pengelola dan pembuatan dokumen bukti transaksi dan akuntansi berbasis cloud yang memiliki desain khusus untuk usaha kecil dan pekerja lepas.
Kesimpulan
Demikian penjelasan lengkap artikel ini terkait faktur sebagai tanda bukti transaksi digital yang cepat, efektif, dan detail bagi setiap jenis bisnis digital.
Dengan memahami pentingnya dokumen ini dan fungsinya, baik penjual maupun pembeli dapat mengelola transaksi mereka dengan lebih efektif dan efisien.
Bukti transaksi ini bukan hanya sekadar dokumen, tetapi juga alat yang membantu dalam menjaga kejelasan dan transparansi dalam setiap transaksi bisnis.
Aplikasi SIPAS adalah aplikasi persuratan yang efektif membantu penulisan serta melakukan pengarsipan surat untuk perusahaan. Kami memastikan fitur-fitur yang tersedia ramah dan efektif bagi keperluan Anda.
Kunjungi website SIPAS sekarang juga untuk penawaran demo aplikasi dan informasi lebih lanjut.
