Penggunaan surat pastinya ada masa aktif yang digunkan untuk menentukan yang masih digunakan dan yang sudah tidak digunakan. Pada fitur SIPAS digunakan untuk memudahkan menentukan surat aktif dan inaktif, sebagian juga ada yang menyebutnya dengan masa retensi.
Pemberian masa aktif surat ini sangat fleksibel bisa diatur baik harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan sesuai tujuan dari surat yang masuk.
Setiap periode tentunya ada pemusnahan surat, di SIPAS pemusnahan surat diatur dari masa retensi. Surat tidak langsung dimusnahkan namun diarsipkan yang berarti surat sudah tidak aktif dan suatu saat jika memungkinkan masih dibutuhkan dapat diambil kembali.
Dengan demikian surat terklasifikasi dari masa aktif penggunaan surat dan tentunya semakin mudah dalam menentukan masih aktif dan tidaknya surat .
