Kemudahan urusan surat menyurat di era kecanggihan teknologi ini direalisasikan dalam bentuk aplikasi manajemen surat. Aplikasi manajemen surat merupakan hasil dari pemecahan masalah persuratan yang ada pada perkantoran. Dalam penerapannya tentunya menjadi aplikasi pengembangan teknologi yang dapat digunakan dalam segela aspek persuratan.
Surat menyurat yang menggunakan sistem manual pada perkantoran selalu melibatkan staf atau admin khusus dalam mengatasi masalah tersebut. Admin tentunya berasal dari sumber daya manusia yang ahli dibidangnya, yang mampu menyelesaikan tugasnya.
Kita tahu bahwa admin yang melakukan atau menyelesaikan urusan persuratan menggunakan sistem manual dan konvensional memerlukan waktu cukup lama. Penginputan yang dilakukan haruslah sesuai dengan korelasi atau hubungan antara surat masuk dan keluar. Oleh karena itu, penginputan dan pemrosesan surat haruslah menggunakan aplikasi dalam penerapannya.
Manfaat yang didapat dari penggunaan aplikasi pada perusahaan
1. Penyelesaian surat akan terselesaikan dengan cepat dan akurat
Aplikasi persuratan mampu mengatasi masalah mengenai data surat menyurat dan monitoring surat menjadi lebih cepat dan efisien karena proses surat akan dilakukan hanya dengan aplikasi dan secara modern.
2. Menghemat tempat, waktu, dan biaya
Dengan penggunaan aplikasi persuratan akan menghemat tempat karena pengarsipan dan pencatatan hanya dilakukan dengan menggunakan aplikasi dan surat yang ada tidak perlu diarsipkan atau diletakan di tempat khusus.
3. Mudah dalam pengoperasiannya
Aplikasi pengembangan teknologi ini sangat mudah dalam pengoperasiannya, karena dapat diakses dan digunakan kapan saja dan dimana saja.
Manfaat-manfaat yang didapatkan dari aplikasi manajemen surat ini akan sangat banyak apabila perusahaan tersebut menerapkan penggunaanya dengan baik serta optimal, dan tentunya dapat menyesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan yang menerapkannya.
Baca juga: Manajemen Perkantoran: Definisi, Fungsi, dan Tujuan
Fitur-fitur aplikasi manajemen surat
Untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan dari perusahaan yang menerapkan sistem aplikasi ini, maka aplikasi surat menyurat memiliki fitur-fitur pembantu yang mendukung kerja aplikasi ini dan mampu untuk memonitoring surat. Fitur-fitur yang dimiliki juga memiliki kegunaan dan manfaatnya masing-masing, yang antara lain:
1. Fitur pencatatan surat masuk dan keluar
Pada fitur ini surat masuk atau surat keluar akan dilakukan pengarsipan dan pencatatan surat atau data surat menyurat secara baik dan optimal. Dalam melakukan pengarsipan atau pencatatan, pada fitur ini juga memberikan kelengkapan atribut surat dari instansi terkait, dan mampu mengunggah dokumen.
2. Fitur disposisi surat
Dalam persuratan kantor tentunya memiliki disposisi surat yang berasal dari pimpinan. Disposisi surat adalah bentuk surat perintah kerja yang diberikan dari pimpinan untuk bawahan. Dengan menggunakan aplikasi manajemen surat, disposisi yang dilakukan oleh pimpinan dapat dilakukan dengan baik dan cepat. Sehingga isi dari disposisi tersebut dapat dilakukan dengan baik dan cepat oleh bawahan.
3. Fitur distribusi surat
Distribusi surat juga merupakan suatu proses dari persuratan apabila suatu surat sudah selesai dikerjakan. Pada pendistribusian surat ini surat akan diberikan kepada tujuan yang ada pada surat. Pendistribusian yang dilakukan secara manual atau konvensional memerlukan jasa pengantar surat atau kurir yang tentunya akan memakan waktu lama dan biaya tambahan. Tetapi sebaliknya dengan penggunaan aplikasi pengembangan teknologi yang akan melakukan distribusi surat secara modern tanpa memerlukan jasa kurir dan hanya dilakukan melalui aplikasi. Tentunya hal ini akan menjadi lebih efektif karena surat mampu diterima oleh penerima dengan cepat.
4. Fitur penomoran surat otomatis
Penomoran surat merupakan hal yang wajib dilakukan dalam mengolah surat menyurat, karena setiap surat yang dimiliki harus memiliki nomor surat untuk memudahkan dalam mengkategorikan surat dan mengidentifikasi jenis surat yang masuk atau keluar. Fitur penomoran surat otomatis membantu dalam memberikan nomor surat secara baik dan akan mengurangi potensi kesalahan nomor surat atau nomor surat yang sama.
5. Fitur pencarian surat
Riwayat surat atau pencarian surat akan mudah dilakukan dengan menggunakan fitur ini, pada fitur pencarian surat terdapat kolom yang mampu mencari riwayat surat dan data surat menyurat secara cepat. Sehingga tidak memerlukan waktu lama dalam pencariannya serta lebih efisien serta pencarian data surat menyurat tetap tersimpan dengan rapi dan baik.
Baca juga: Fitur Jenis Surat
Cara menerapkan aplikasi manajemen surat
Aplikasi pengembangan teknologi dengan bentuk aplikasi surat menyurat ini adalah salah satu bentuk dari dampak perkembangan teknologi yang diaplikasikan dalam membantu urusan persuratan kantor atau perusahaan. Dalam penerapannya akan mudah dilakukan karena dapat diakses hanya dengan aplikasi yang dapat digunakan untuk monitoring surat kapan saja dan dimana saja. Aplikasi manajemen surat yang harus diterapkan dalam perusahaan adalah aplikasi yang memiliki fitur-fitur yang dapat membantu dan menyesuaikan kebutuhan perusahaan dalam menyelesaikan persuratan mereka.
Aplikasi yang menjadi solusi dan harus diterapkan dalam urusan surat menyurat perusahaan adalah aplikasi SIPAS. Aplikasi SIPAS adalah bentuk aplikasi pengembangan teknologi yang merupakan dampak perkembangan teknologi yang harus diterapkan dalam perusahaan karena memiliki fitur-fitur bantuan yang akan memudahkan urusan surat menyurat dan monitoring surat. Dengan penggunaan aplikasi SIPAS pencatatan surat masuk dan keluar menjadi lebih efektif dan membantu admin atau staff dalam melakukan pencatatan.
Pelaporan data surat menyurat yang diberikan dilakukan secara terpusat dan memudahkan dalam pengecekan, pencarian dan monitoring surat. Monitoring surat penting dilakukan untuk mengetahui dan melacak keberadaan surat yang ada pada perusahaan. Dengan penggunaan aplikasi surat menyurat ini monitoring surat dapat dilakukan dengan mudah.
Aplikasi SIPAS telah diterapkan dan digunakan oleh banyak perusahaan atau instansi pemerintah untuk mengatasi dan menyelesaikan persuratan secara efektif. Dalam penerapan SIPAS dapat dengan mudah dilakukan dengan menghubungi kontak.
Dampak perkembangan teknologi yang semakin luas mempengaruhi semua lingkup urusan, yang sebelumnya segala hal dilakukan menggunakan sistem manual berubah menjadi sitem modern yang segala hal dilakukan menggunakan aplikasi. Dampak tersebut juga berpengaruh pada surat menyurat yang berubah menjadi menggunakan aplikasi. Dengan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa:
- Aplikasi manajemen surat adalah aplikasi yang sangat membantu dalam urusan surat menyurat kantor yang memudahkan penanganan dalam mengatasi surat digital
- Dengan penggunaan aplikasi surat menyurat, monitoring surat, pengarsipan atau pencatatan surat masuk akan tertata dengan baik dan rapi. Surat yang ada juga menjadikan mudah untuk diarsipkan secara urut.
- Penomoran surat otomatis akan membantu dalam memberikan nomor surat secara baik dan mengurangi potensi nomor surat yang salah, tidak urut, atau ganda.
- Pendistribusian surat akan lebih mudah dilakukan karena hanya melalui aplikasi dan pengaksesan aplikasi dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja hanya dengan aplikasi.
- Fitur pencarian yang disajikan juga mempermudah pencarian surat dan mengetahui riwayat surat sehingga pencarian surat tidak membutuhkan waktu yang lama dan lebih efisien.
Berdasarkan kesimpulan tersebut, penerapan aplikasi manajemen surat dapat diterapkan dengan menggunakan aplikasi SIPAS. Dalam penerapannya aplikasi SIPAS dapat dilakukan secara mobile dan mudah dalam pengaksesan. Perusahaan-perusahaan yang menginginkan menerapkan SIPAS dapat menghubungi Kontak.
