Pendistribusian surat merupakan kegiatan atau aktivitas yang harus dilakukan dalam masalah pengolahan surat. Distribusi surat menyurat menjadi hal paling akhir dalam masalah persuratan. Sebelum didistribusikan atau dikirim, surat masuk yang diterima harus diketahui isinya dan pastinya isi tersebut adalah sebuah perjanjian atau perintah yang harus dikerjakan dan dilakukan oleh si penerima surat. Selain surat masuk, contoh surat menyurat perusahaan lainnya adalah surat keluar.
Surat keluar yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan pastinya memiliki maksud dan tujuan, selain itu tentunya memiliki tujuan penerima. Tujuan penerima yang dimaksud adalah perusahaan lain yang melakukan kerjasama, individu, atau instansi terkait. Oleh sebab itu kegiatan pendistribusian surat menjadi hal yang penting dan harus dilakukan agar surat yang telah diolah dan dikelola dapat tersampaikan kepada penerima.
Cara-cara penerapan persuratan perusahaan
Perusahaan memiliki cara dalam melakukan persuratan mereka, terdapat yang menggunakan cara manual atau konvensional dan cara modern. Biasanya perusahaan yang masih menggunakan cara konvensional adalah perusahaan yang masih kecil atau perusahaan yang masalah surat menyurat belum kompleks dan menyeluruh. Cara konvensional dirasa tepat digunakan dalam perusahaan kecil atau perusahaan perintis karena akan persuratan mereka juga masih sederhana, walaupun cara tersebut harus membutuhkan tenaga ahli di bidangnya dan waktu yang cukup lama.
Sedangkan cara modern yang menggunakan kemajuan teknologi digunakan oleh perusahaan atau instansi yang besar atau yang sudah maju karena urusan surat menyurat mereka sudah kompleks dan memiliki jangkauan yang luas dan pastinya memiliki kerjasama dan relasi yang besar dengan perusahaan atau instansi yang lain. Penggunaan cara modern memang menjadi pilihan yang tepat dalam mengatasi masalah persuratan perusahaan besar, karena faktor efektif dan efisien sebuah surat.
Tidak hanya pengolahan atau penginputan surat menyurat yang dilakukan dengan cara modern tetapi tentunya cara pendistribusian surat. Cara persuratan modern tentunya menggunakan kecanggihan teknologi, penerapannya sangatlah penting digunakan dengan tujuan menjadikan masalah manusia menjadi terbantu dan lebih ringan.
Kecanggihan teknologi bisa diterapkan dengan penggunaan internet, penggunaan internet disini bukanlah hanya menyambungkan perangkat dengan internet. Tetapi internet digunakan untuk penerapan aplikasi, aplikasi yang tentunya mampu menjawab dan menjadi solusi segala masalah persuratan menjadi lebih efektif dan efisien.
Penunjang urusan surat menyurat perusahaan
Aplikasi pembantu ini adalah aplikasi yang dapat mengolah surat masuk dan keluar yang diterima perusahaan, tentunya dengan tujuan memudahkan urusan surat menyurat suatu perusahaan. Aplikasi yang dalam penerapannya akan menjadi aplikasi unggulan dalam proses persuratan dan tidak menjadikan admin atau pegawai administrasi bekerja lebih susah atau repot.
Aplikasi yang bekerja sekaligus dalam proses surat menyurat, sehingga mulai dari penerimaan surat masuk, surat keluar, disposisi pimpinan, ekspedisi surat, laporan data, dan tentunya distribusi surat. Aplikasi yang mampu mengerjakan tugas-tugas tersebut sangatlah diperlukan dan dibutuhkan agar hasil dari proses surat menyurat menjadi lebih optimal.
Mengapa aplikasi surat menyurat dibutuhkan dalam penerapan cara modern? Pertanyaan ini sering muncul karena aplikasi surat menyurat memang sangatlah baik dalam penggunaanya dan penerapannya. Kebutuhan surat menyurat yang semakin tinggi dan beragam menjadi alasan utama perusahaan-perusahaan memilih dan menggunakan aplikasi surat menyurat. Pada aplikasi surat menyurat tentunya akan menghemat pengeluaran atau anggaran dari perusahaan tersebut. Penghematan anggaran disini adalah penghematan dalam urusan pendistribusian surat. Dengan cara konvensional tentunya menggunakan jasa pengiriman surat yang biasanya dilakukan oleh kantor pos. Tetapi dengan cara modern yang menggunakan aplikasi tidak akan membutuhkan jasa pengiriman surat. Karena melalui aplikasi pengirim dan penerima surat dapat mengetahui surat mereka.
Tentunya aplikasi surat menyurat ini mampu melihat dan mengetahui tracking surat, sehingga pengirim dapat mengetahui keberadaan surat dan mengidentifikasi apakah surat tersebut sudah diterima oleh penerima. Fitur tracking surat ini hanya ada pada aplikasi surat menyurat dan hanya bisa digunakan oleh perusahaan yang menerapkan cara modern dalam persuratan mereka. Tracking surat dapat dilakukan hanya melalui aplikasi yang tentunya akan memudahkan pegawai administrasi karena semua dilakukan hanya dengan aplikasi serta pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Pentingnya aplikasi fitur distribusi
Aplikasi persuratan yang memiliki fitur distribusi surat akan menghemat waktu distribusi yang sebelumnya dilakukan secara konvensional. Dengan cara konvensional waktu pengiriman akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Waktu pengiriman yang lama menjadikan surat yang diterima membutuhkan waktu dalam pemrosesannya. Apalagi surat yang dikirim memiliki tujuan penerima yang jauh lokasinya, yang akan menjadikan waktu lebih lama.
Semakin jauh tujuan penerima semakin lama pula waktu yang dibutuhkan dan tentunya dalam pendistribusian surat membutuhkan biaya, biaya ini menjadikan penambahan anggaran yang dikeluarkan perusahaan. Tetapi dengan aplikasi persuratan waktu distribusi akan jauh lebih singkat dan cepat. Pengiriman surat juga tidak membutuhkan biaya tambahan yang menjadikan anggaran perusahaan bertambah. Dengan penerapan aplikasi persuratan akan menjadikan fungsi pendistribusian surat menjadi dapat dilakukan dengan baik dan maksimal.
Aplikasi surat menyurat yang mampu mengolah surat dan melakukan pengiriman surat secara efektif dan efisien adalah aplikasi SIPAS. Aplikasi SIPAS adalah aplikasi yang menjadikan pengolahan surat masuk dan keluar, distribusi surat perusahaan menjadi mudah dilakukan serta pengirim dan penerima surat dapat menerima surat dengan cepat. Pengirim surat tentunya juga dapat melihat tracking atau keberadaan surat yang dikirim. SIPAS adalah solusi jitu permasalahan pendistribusian surat perusahaan.
Aplikasi SIPAS sudah dipercaya membantu dan menemani banyak perusahaan dan instansi untuk menangani masalah persuratan yang menjadikan urusan surat menyurat mereka menjadi lebih mudah, efektif serta efisien.
Kesimpulan
- Masalah distribusi surat menjadi masalah yang harus diselesaikan dengan baik karena termasuk dalam proses surat menyurat. Proses pengiriman surat tersebut harus mampu menjadikan penerima surat dengan cepat menerima surat.
- Dengan adanya masalah distribusi surat tersebut, maka dalam penyelesainnya harus menggunakan cara modern yang akan memudahkan urusan persuratan
- Cara modern yang dilakukan adalah dengan penerapan aplikasi surat menyurat, aplikasi yang membantu mengolah urusan persuratan. Dari penanganan surat masuk sampai pendistribusian surat.
- Aplikasi yang mampu menagani masalah persuratan hingga pendistribusian surat adalh aplikasi SIPAS. Aplikasi surat menyurat yang telah digunakan dan diterpakan banyak perusahaan yang efektif dan efisien dalam menangani masalah persuratan.
Bagi perusahaan atau instansi anda jika ingin menerapkan aplikasi SIPAS dapat menghubungi Kami.
