Setiap perusahaan pastinya menginginkan proyek yang mereka jalani berjalan dengan baik. Oleh karena itu, mereka perlu mengadakan kick off meeting.
Lalu apa itu kick off meeting? Bagaimana langkah yang harus disiapkan sebelum melakukan rapat tersebut? Untuk lebih lanjutnya, mari kita simak bersama setelah ini.
Apa itu Kick Off Meeting?
Terdapat sebuah istilah acara kick off pada sebuah rangkaian kegiatan yang memiliki arti pembukaan kegiatan. Istilah kick off meeting memiliki makna yang hampir sama dengan tersebut.
Kick off meeting adalah pertemuan pertama yang diadakan dengan melibatkan semua anggota tim internal serta pihak eksternal yang terkait, termasuk ponsor, mitra kerja, dan media. Tujuan dari kick off meeting adalah untuk menyatukan pandangan mengenai pelaksanaan proyek, sehingga potensi kesalahpahaman dapat diminimalkan.
Lebih dari itu, pertemuan ini juga menjadi sarana untuk menunjukkan semangat dan pemahaman terhadap proyek, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan dari para pemangku kepentingan.
Dengan menyelenggarakan kick off meeting artinya menjadi sebuah langkah penting agar semua pihak memahami tujuan dan dapat bekerja seefisien mungkin untuk mencapai keberhasilan proyek dalam tenggat waktu yang telah ditentukan.
Terdapat juga istilah kick off meeting project yang artinya adalah pertemuan awal antara tim proyek dan para pemangku kepentingan untuk membahas informasi penting tentang proyek. Hal ini adalah kesempatan untuk menyatukan visi dan mendiskusi hal-hal yang akan mendukung kesuksesan proyek.
Langkah Mengadakan Kick Off Meeting
Pada prinsipnya, rapat awal adalah kelanjutan dari TOR (Term of Reference) proyek. Sedangkan TOR adalah dokumen di mana tim internal mengajukan kerjasama untuk suatu kegiatan, rapat awal berfungsi untuk melanjutkan pembahasan kegiatan tersebut dengan lebih mendalam setelah disetujui.
Jika Anda bekerja pada divisi proyek, penting untuk Anda memahami langkah-langkah dalam mengadakan rapat awal Berikut ini langkah-langkah dalam mengadakan kick off meeting adalah antara lain:
1. Buat Daftar Pihak yang Terlibat
Langkah pertama mengadakan kick off meeting adalah menyusun daftar semua pihak yang akan terlibat, terutama jika proyek tergolong besar. Dengan daftar yang jelas, Anda dapat memantau siapa yang telah diundang dan siapa yang belum.
Undangan dapat dikirim secara resmi melalui surat fisik atau email sesuai kebutuhan. Jika rapat awal dilakukan secara daring, bagikan tautan undangan agar para peserta dapat memasukkan jadwal pertemuan ke kalender mereka.
2. Tentukan Jadwal
Penjadwalan rapat awal juga harus direncanakan dengan baik, apalagi untuk proyek berskala besar. Umumnya, hal ini dilakukan setidaknya sebulan sebelum acara. Namun, untuk proyek kecil, jadwal bisa ditentukan 1 hingga 3 minggu sebelum berlangsung.
3. Perkenalkan Tim Internal
Setelah semua pihak hadir, penting untuk memperkenalkan seluruh anggota tim internal yang terlibat. Hal ini bertujuan agar pihak eksternal tahu siapa yang menjadi penanggung jawab (PIC) di setiap aspek proyek, sehingga mereka tahu kepada siapa harus menghubungi jika ada pertanyaan atau masalah.
4. Tetapkan Alur Rapat dengan Baik
Pastikan untuk membentuk struktur rapat secara jelas dan terorganisir. Dalam pertemuan formal, biasanya ada pemimpin perusahaan yang hadir, sehingga perlu memberikan kesempatan bagi mereka untuk memberikan sambutan singkat. Hal ini juga membantu agar sesi penjelasan dan tanggung jawab berlangsung dengan teratur.
5. Paparkan Hal-Hal Penting di Awal
Di awal pertemuan, sebaiknya sampaikan semua informasi penting terkait proyek. Hal ini akan membantu setiap pihak memahami esensi proyek dan jadwal kunci yang perlu diperhatikan.
6. Buat Sesi Tanya Jawab dengan Efektif
Mengadakan sesi tanya jawab sangat penting untuk mendapat umpan balik dari pihak eksternal, sehingga tim internal dapat memahami kekurangan yang ada. Sesi ini juga membantu mengurangi perbedaan pendapat atau kesalahpahaman serta memastikan semua pihak berada pada frekuensi yang sama dalam pelaksanaan proyek.
7. Simpulkan Hasil Rapat di Akhir
Tahapan terakhir adalah merangkum hasil rapat pada akhir pertemuan. Ringkasan ini sebaiknya mencakup pengulangan jadwal penting proyek, masukan yang diberikan, dan setiap perubahan yang disepakati berdasarkan diskusi yang telah berlangsung.
Contoh Kick Off Meeting
Berikut empat contoh kick off meeting adalah antara lain:
1. Pertemuan Peluncuran Proyek dengan Sponsor Eksekutif
Contoh kick off meeting pertama adalah jenis rapat yang melibatkan sponsor eksekutif dan manajer proyek, yang biasanya merupakan pemimpin senior atau pengambil keputusan di dalam organisasi.
Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk menyelaraskan proyek dengan tujuan strategis, memastikan tersedianya sumber daya dan dukungan yang diperlukan, serta memberikan panduan dan harapan yang jelas.
2. Pertemuan Kick Off Eksternal atau dengan Klien
Contoh kick off meeting kedua adalah melibatkan klien eksternal, fokus utamanya adalah untuk menyelaraskan ekspektasi klien, memahami kebutuhan dan preferensi mereka, serta menetapkan tujuan dan hasil proyek yang spesifik.
Rapat ini sering kali bertujuan untuk membangun hubungan kerja yang solid dan menumbuhkan kepercayaan dengan klien sejak awal.
3. Rapat Peluncuran Proyek Agile
Untuk proyek yang menerapkan metode Agile, rapat ini bertujuan memperkenalkan anggota tim pada praktik Agile, mendefinisikan backlog produk awal dari perangkat proyek, menetapkan sasaran sprint, dan menentukan norma tim serta protokol komunikasi.
Rapat ini lebih menekankan pada kemampuan beradaptasi, kolaborasi, dan pengiriman hasil secara berulang.
4. Rapat Peluncuran Proyek Internal
Contoh terakhir adalah rapat awal internal yang melibatkan anggota tim, manajer proyek, dan pemangku kepentingan dari berbagai departemen atau fungsi di dalam organisasi.
Rapat ini bertujuan untuk mengklarifikasi peran dan tanggung jawab, membahas cakupan dan tujuan proyek, menetapkan ekspektasi kolaborasi dan komunikasi, serta menyelaraskan sumber daya dan dukungan internal yang diperlukan.
Kesimpulan
Dapat kita ambil kesimpulan, kick off meeting adalah pertemuan awal dalam sebuah proyek yang melibatkan semua pihak terkait, baik internal maupun eksternal, untuk menyatukan pandangan dan menyelaraskan tujuan proyek.
Pertemuan ini bertujuan meminimalkan kesalahpahaman, membangun semangat, dan menunjukkan komitmen terhadap proyek. Rapat bisa melibatkan sponsor eksekutif, klien, atau tim, tergantung skala proyek.
Terakhir, SIPAS tidak hanya menyajikan berbagai macam artikel, tetapi kami juga menyediakan sebuah aplikasi dalam pembuatan surat yang pastinya sangat dibutuhkan dalam pembuatan surat bisnis dan kantor.
Dengan menggunakan aplikasi kami, Anda akan merasa lebih mudah dalam membuat surat. Hubungi kontak kami untuk informasi lebih lengkapnya!
