Apakah Anda pernah mendengar istilah knowledge management system?
Dengan semakin berkembangnya teknologi dan informasi, semakin banyak pula pengetahuan yang juga mengalami perkembangan.
Berbagai pengeteahuan mulai dari pengetahuan umum sampai ke perusahaan dan organisasi mengalami perkembangan.
Untuk menjaga dan memelihara pengetahuan maka diperlukan sistem yang dapat mengelola ilmu atau pengetahuan sehingga dapat terjaga dengan baik.
Nah, sebuah sistem yang dapat menampung pengetahuan disebut dengan Knowledge Management System (KMS).
Pada artikel berikut, kita akan membahas tentang apa itu knowledge management system, komponen, fungsi, siklus, piramida, model, dan contohnya. Simak selengkapnya!
Pengertian Knowledge Management System
Melansir dari situs bbpombandung, knowledge management merupakan proses yang bertujuan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi, mengelola, mempublikasikan, dan mengirim informasi penting dari suatu perusahaan.
Sementara itu, knowledge management system adalah sebuah alat berbasis digital yang digunakan untuk membantu pengelolaan dokumen yang berisi pengetahuan mengenai informasi umum sebuah organisasi atau perusahaan.
Umumnya, tiap perusahaan memiliki knowledge management system untuk menjaga informasi internal perusahaan.
Dengan menggunakan knowledge management system, Anda dapat mengakses dokumentasi informasi kapanpun dan di manapun.
Biasanya, informasi yang dimuat dalam sitem ini berupa spengetahuan umum mengenai perusahaan sampai skill dan knowledge yang dimiliki masing-masing karyawan.
Tujuan dari KMS adalah memberikan pemahaman menyeluruh kepada pihak-pihak yang berada dalam perusahaan atau organisai mengenai pengetahuan mengenai operasional bisnis. Dengan demikian, bisnis pun dapat terus berkembang dan berjalan lancar.
Contoh penerapan knowledge management system adalah perusahaan TI yang menggunakan KMS untuk mengumpulkan, menyimpan, dan berbagi pengetahuan tentang berbagai teknologi, bahasa pemrograman, dan metodologi pengembangan perangkat lunak.
Yang mana tim teknis dapat membuat basis pengetahuan untuk memecahkan masalah yang sering terjadi dan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengembangan perangkat lunak.
Komponen Knowledge Management System
Ada tiga komponen yang menjadi karakteristik knowledge management system, di antaranya adalah people, process, dan technology. Berikut penjelasannya:
1. People
People terdiri dari orang-orang yang memiliki knowledge tentang pengelolaan sistem dan berkomitmen dalam keseluruhan proses yang melibatkan atau membutuhkan knowledge untuk organisasi.
2. Process
Process memastikan bahwa penerapan dai manajemen pengetahuan berjalan sesuai alur dengan menyeimbangkan antara prinsip, praktik, strategi, dan proses.
3. Technology
Teknologi merupakan media KMS dimana untuk mengurusnya dibutuhkan seseorang yang kompeten dalam mengurusnya. Dalam proses penerapannya memerlukan kolaborasi antara fasilitas dan konten menajemen.
Baca Juga: Penanganan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda
Fungsi Knowledge Management System
Pengetahuan yang disimpan dalam sistem merupakan langkah preventif untuk menghadapi kemungkinan-kemungkinan yang mungkin terjadi.
Adapun fungsi atau manfaat Knowledge Management System adalah:
1. Efisiensi Biaya dan Waktu
Dengan KMS yang dkelola dengan strukur yang baik dan teratur maka perusahaan akan lebih mudah melakukan tracking dan development knowledge perusahaan. Dengan sistem yang terstruktur maka biaya dan waktu yang dikeluarkan akan lebih efisien.
2. Menambah Aset Pengetahuan
Pemanfaatan pengetahuan bisa dilakukan dengan mudah sehingga pemanfaatan knowledge bisa meningkat dan kompetensi karyawan bisa mudah berkembang.
3. Perusahaan Lebih Mudah Beradaptasi
Perubahan dalam suatu perusahaan meruapakan hal yang pasti. Dengan KMS yang baik maka perubahan dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik dan tidak akan menjadi masalah. Keberadaan KMS mempermudah proses adaptasi perusahaan.
4. Meningkatkan Produktivitas
Dengan KMS memungkinkan Anda untuk mengakses pengetahuan secara berulang. Jadi, Anda bisa meningkatkan skill dengan melihat pengetahuan yang tersimpan.
5. Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dalam perusahaan juga didasarkan pada knowledge management system.
Sebelum keputusan final dikeluarkan, terdapat beberapa konsiderasi dan pertimbangan matang yang harus dilakukan.
Siklus Knowledge Management System
Teori tentang KMS, Menurut Dalkir pada tahun 2011 memuat enam langkah, di antaranya yaitu:
1. Identifikasi (Identification)
Langkah pertama dalam siklus KMS adalah identifikasi pengetahuan yang ada dalam organisasi.
Siklus ini melibatkan mengidentifikasi pengetahuan tacit (pengetahuan yang ada dalam pikiran individu) dan pengetahuan eksplisit (pengetahuan yang terdokumentasi).
Untuk mengidentifikasi dasar pengetahuan, perlu dilakukan brainstorming serta analiss bersama.
2. Pembuatan (Create)
Pengetahuan merupakan hal yang akan terus berkembang. Dibutuhkan pembaharuan pengetahuan untuk memenuhi kebutuhan yang juga terus berkembang. Salah satu cara yang dilakukan dalam langkah pembuatan adalah analisis alur kerja.
3. Penyimpanan (Store)
Setelah pengetahuan selesai dibuat, kemudian disimpan dengan baik dalam sistem basis data, repositori digital, dan intranet. Pengetahuan ini disimpan agar nantinya mudah diakses oleh anggota organisasi atau perusahaan.
4. Pembagian (Share)
Proses pembagian informasi dilakukan dengan sosialisasi, kolaborasi, pelatihan, dan komunikasi internal. Langkah ini berperan untuk meratakan informasi kepada para anggota organisai atau perusahaan.
5. Penggunaan (Use)
Nantinya, pengetahuan yang sudah disimpan dan dibagi, bisa digunakan sebagai dasar pembuatan keputusan, pemecahan masalah, berinovasi dan mengoptimalkan efisiensi pekerjaan.
6. Pembelajaran (Learn)
Knowledge bisa berperan dalam upaya menyemurnakan pengetahuan yang sebelumnya sudah ada. Dalam langkah ini, ada 4 tahap yang harus dilewati, di antaranya:
- Menghubungkan
- Mengintegrasikan
- Menggabungkan
- Menginternalisasi pengetahuan
7. Improvisasi (Improvise)
Aset pengetahuan bisa disimpan kembali atau direferensikan guna mempertahankan value-nya. Improvisasi juga dapat dilakikan dengan mentransfer knowledge untuk dipergunakan lebih lanjut.
Piramida Kognitif Knowledge Management System
Piramida kognitif KMS menggambarkan alur pengolahan informasi menjadi pengetahuan yang dijadikan dasar dalam pembuatan solusi
1. Data
Data adalah elemen yang mendasari knowledge management. Contoh dari data dapat berupa kata, angka, tabel, kode, dan lain sebagainya.
2. Informasi
Data yang sudah diproses akan berubah menjadi informasi yang bermakna. Bentuk informasi bisa berupa gagasan, ide, dan konsep.
3. Pengetahuan
Kumpuan informasi yang diolah menjadi satu dan dipahami adalah pengetahuan. Dalam hal ini, pengetahuan dapat berupa fakta ataupun teori.
4. Kebijakan
Pengetahuan yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan disebut dengan kebijakan.
Model Knowledge Management System
Melansir dari situs codemi, Hirataka Takeuchi dan Ikujiro Nonaka mencipatakan model atau metode knowledge management system yang disebut Model Dimensi Pengetahuan Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization (SECI). Berikut penjelasannya:
1. Socialization
Model KMS yang satu ini terbentuk dari kegiatan direct sharing pengetahuan antar individu secara tacit.
2. Externalization
Pengetahuan diserbarkan secara luas melalui berbagai platform dengan tujuan agar semakin mudah diakses dan dipahami oleh anggota lain.
3. Combination
Upaya menambah pengetahuan baru dengan mengumpulkan pengetahuan explicit dalam satu media sehingga bisa lebih sistematis.
4. Internalization
Proses perubahan dari bentuk explicit ke tacit, seperti contoh pembentukan pengetahuan saat seseorang mulai belajar.
Contoh Knowledge Management System
Berikut beberapa contoh aplikasi knowledge management system:
- SurveyMoney: Membantu melakukan pencarian informasi dengan menggunakan keyword tertentu.
- Canva: Memiliki navigasi yang mudah sehingga paling populer digunakan oleh perusahaan.
- Optimizely: KMS ynag memiliki fitur-fitur unggulan seerti akademi, sertifikasi, dokumentasi, dan forum komunitas.
- Microsoft: Tersedia dalam berbagai bentuk seperti video, dokumen, dan lain sebagainya
- Google Analytics: Menawarkan search engine yang prediktif
- Evernote: Memberikan informasi mengenai cara menghubungi perusahaan
Baca Juga: Macam Surat Pemberitahuan Resmi
Itulah informasi seputar knowledge management system, mulai dari pengertian, komponen, fungsi, piramida kognitif, model, dan contohnya.
Dapat disimpulkan bahwa KMS berperan dalam mempermudah pengelolaan pengetahuan dalam suatu perusahaan atau organisasi.
KMS memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan pengetahuan baik tacit dan explicit.
Selain itu, KMS juga membantu perusahaan dalam melakukan penciptaan pengetahuan baru, penyimpanan pengetahuan, kemudahan akses, dan peningkatan kolaborasi juga penyelarasan proses dalam perusahaan.
Untuk mengoptimalkan kolaborasi dan penyelerasan proses dalam perusahaan membutuhkan aplikasi yan dapat membantunya. Nah, salah satu aplikasinya adalah SIPAS.
SIPAS adalah aplikasi yang dapat membantu perusahaan Anda mengelola surat dan disposisi dengan efektif. Kami telah dipercaya lebih dari 15 instansi ternama untuk membantu pengelolaan disposisi. Kunjungi website SIPAS untuk melihat fitur yang ada di dalamnya!
