Lingkungan internal perusahaan memiliki sistem dan tata aturan sendiri yang memiliki lingkup lebih sempit dan terbatas. Sistem aturan tersebut menyangkut pihak dalam atau pihak internal dari perusahaan tersebut. Perusahaan memiliki tata aturan atau sistem yang mengurusi urusan dari perusahaan.
Sehingga perusahaan memiliki pihak internal yang mengurusi segala kebutuhan internal dari perusahaan tersebut. Pihak internal disini selalu melakukan kegiatan atau proses persuratan di lingkungan internal perusahaan itu sendiri.
Lingkungan internal bisnis memiliki struktur jabatan yang bertugas menjalankan urusan dan kebutuhan internal atau pihak internal dalam menyelesaikan permasalahan persuratan internal. Oleh karena perusahaan memiliki proses atau aktivitas yang menyangkut urusan internal, maka perusahaan juga memiliki proses surat menyurat internal yang mengurus atau menangani permasalahan internal perusahaan.
Permasalahan persuratan perusahaan
Surat menyurat perusahaan memiliki banyak permasalahan yang harus diselesaikan, surat menyurat tersebut menyangkut urusan eksternal perusahaan yang melibatkan pihak atau perusahaan lain yang menyangkut permasalahan kerjasama antara pihak luar. Namun selain urusan eksternal perusahaan dengan pihak lain, urusan surat menyurat juga melibatkan pihak dalam atau pihak internal dari perusahaan tersebut untuk menjalankan urusan internal dari perusahaan tersebut.
Adanya pihak internal yang menyelesaikan permasalahan surat menyurat internal juga menjadikan adanya surat internal. Surat internal adalah surat yang dibuat dan ditujukan oleh pihak internal perusahaan yang tidak melibatkan pihak luar dan urusan yang ada juga menyangkut permasalahan dari dalam perusahaan itu sendiri. Alur dalam melakukan pembuatan surat internal juga melibatkan struktur jabatan dari perusahaan tersebut yang bersangkutan dari proses pembuatan surat internal.
Surat internal perusahaan
Dalam melakukan pembuatan surat internal dari perusahaan membutuhkan jabatan yang ada pada struktur perusahaan dan melibatkan proses persuratan internal. Persuratan internal yang ada pada perusahaan meliputi surat masuk dan surat keluar perusahaan yang jabatan-jabatan dari perusahaan juga menjalankan urusannya apabila proses surat menyurat tersebut melibatkan proses kerja mereka.
Contoh surat internal adalah surat masuk dan surat keluar internal yang ada pada suatu perusahaan. Seperti pengertian dari surat internal, surat masuk maupun surat keluar internal melibatkan proses persuratan yang ada pada pihak dalam atau internal perusahaan tersebut. Surat ini dibuat dan ditujukan oleh pihak dalam perkantoran itu sendiri dengan tujuan menjalankan urusan perusahaan mereka secara pribadi.
Surat internal perusahaan tersebut juga menjadi memo perusahaan yang melibatkan proses persuratan seperti biasanya yang dilakukan saat pembuatan persuratan eksternal yang melibatkan pihak luar dalam proses persuratannya. Pada proses surat internal yang dilibatkan juga pegawai-pegawai yang bersangkutan pada proses persuratan tersebut.
Proses pembuatan surat internal
Proses pembuatan surat internal juga memerlukan konsep surat yang berperan penting dalam penyusunan dan pembuatan dari persuratan. Walaupun dilakukan di dalam perusahaan itu sendiri atau pihak internal, tetapi persuratan tetap membutuhkan konsep surat agar surat yang dirancang tetap memperhatikan hal-hal perkonsepan surat yang dimiliki perusahaan tersebut.
Pada surat internal maupun surat eksternal, konsep surat sangatlah penting digunakan dalam urusannya. Konsep surat sangat dibutuhkan untuk mengetahui perkonsepan surat yang dimiliki dari perusahaan tersebut. Meskipun hanya melibatkan pihak internal atau pihak dalam, surat yang dirancang haruslah sesuai dengan konsep surat yang ada. Oleh sebab itu pentingnya penggunaan konsep surat dalam persuratan perusahaan.
Dengan kemajuan teknologi yang menjadikan segala urusan menjadi lebih praktis dan lebih digital yang mengubah segala urusan termasuk dengan urusan persuratan perusahaan yang melibatkan teknologi dalam melakukannya. Dengan begitu surat berubah menjadi surat digital yang menggunakan teknologi dengan optimal dan dengan maksimal. Oleh sebab itu, urusan persuratan yang melibatkan persuratan luar atau yang ada pada lingkungan internal perusahaan.
Perubahan urusan persuratan ini yang awalnya dilakukan secara sederhana dan manual menjadi lebih cepat dan canggih dengan menggunakan software surat menyurat dalam penerapan pengelolaan surat. Meskipun hanya dengan pembuatan surat internal yang melibatkan lingkungan internal perusahaan, pemakaian dan penerapan software surat menyurat ini sangat dibutuhkan dalam mengatasi masalah persuratan menjadi lebih mudah dan cepat terselesaikan.
Proses pembuatan surat internal dengan penggunaan aplikasi surat menyurat tetaplah memperhatikan dari alur dan proses pembuatan surat internal. Dimana alur pembuatannya melibatkan beberapa jabatan dan urusan. Alur pembuatannya adalah:
Sekretaris Divisi membuat konsep surat yang berisi dari isi surat yang akan dibuat
1. Sekretaris Divisi meminta persetujuan dari Kepala Divisi.
2. Jika konsep surat disetujui oleh Kepala Divisi maka surat akan berlanjut, tetapi jika surat ditolak maka Sekretaris DIvisi memperbaiki surat hingga Kepala Divisi menyetujui surat tersebut.
3. Kepala Divisi memeriksa dan memberi persetujuan surat tersebut dan akan diberikan kepada Direktur Teknis dari perusahaan tersebut
4. Apabila kepala Divisi tidak memberi persetujuan maka surat dikembalikan kepada sekretaris divisi untuk diperbaiki.
5. Setelah surat disetujui dan diperiksa oleh Direktur Teknis maka surat akan diberikan kepada Direktur Utama untuk dimintai tanda tangan
6. Dalam pemberian surat kepada Direktur Utama, surat akan dipantau oleh Sekretaris Direktur Teknis untuk mengetahui surat yang diterima oleh Direktur Utama.
7. Setelah itu Sekretaris Divisi memberikan nomor surat pada surat tersebut dan surat dikirimkan kepada pihak terkait yang menjadi tujuan penerima dari surat tersebut.
8. Kemudian isi surat tersebut dilaksanakan dan dijalankan sesuai dengan pemberi tugas yang tertera pada tujuan surat tersebut.
9. Surat internal tersebut dapat menjadi surat disposisi yang diberikan atasan kepada bawahan dengan ruang lingkup lingkungan internal perusahaan.
Pembuatan surat internal dengan aplikasi
Teknis dan alur persuratan tersebut memiliki proses yang panjang, oleh sebab itu setiap perusahaan harus memanfaatkan kecanggihan teknologi sebagai proses membantu persuratan yang ada. Dengan pemanfaatan software surat menyurat akan menjadikan perusahaan mudah menyelesaikan permasalahan surat mereka.
Software yang dapat menyelesaikan urusan persuratan tersebut adalah software persuratan SIPAS atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat, aplikasi ini mampu membuat dan merancang persuratan internal dari perusahaan tersebut dengan tetap memperhatikan alur dan tahapan dari proses pembuatan surat internal. Penggunaan aplikasi SIPAS dalam urusan persuratan perusahaan akan menjadikan pembuatan surat internal perusahaan lebih mudah dilakukan dan terselesaikan.
Kesimpulan:
- Lingkungan internal perusahaan membutuhkan persuratan yang ditujukan kepada pihak internal dari perusahaan tersebut
- Surat internal yang dibuat merupakan sebuah surat yang mengenai pihak dalam dari lingkungan internal perusahaan
- Surat internal dari perusahaan membutuhkan konsep surat yang digunakan untuk melakukan pembuatan surat
- Proses atau alur pembuatan surat sama dengan pembuatan surat eksternal yang membutuhkan persetujuan dari pihak-pihak terkait
- Surat internal dapat membuat surat disposisi yang menjadi perintah surat dari atasan kepada bawahan
- Dengan aplikasi SIPAS alur pembuatan surat internal tetap berjalan sebagaimana mestinya dan sesuai dengan alur perusahaan.
