Dalam operasional perkantoran dibutuhkan sistem yang dapat mengorganisir semua aspek kantor. Sistem tersebut disebut dengan manajemen perkantoran.
Manajemen perkantoran adalah bagian dari office environment yang mencakup semua yang dibutuhkan dalam operasional perusahaan.
Manajemen perkantoran berperan penting dalam pengelolaan sumber daya manusia guna memastikan kesejahteraan karyawan.
Lalu bagaimanakah manajemen perkantoran yang baik itu? Pada artikel berikut ini, kami akan menjelaskan secara lebih detail tentang pengertian, fungsi, tujuan dan runag lingkup office management. Simak selengkapnya!
Pengertian Manajemen Perkantoran
Secara umum, manajemen perkantoran adalah kegiatan dalam lingkungan perkantoran yang berfungsi untuk mengelola informasi dan data yang dilakukan secara sistematik dan berkala.
Manajemen administrasi perkantoran berperan dalam upaya mencapai tujuan suatu perusahaan.
Manajemen perkantoran juga bisa disebut sebagai upaya berupa pengarahan terhadap aktivitas perusahaan yang ada dalam lingkungan kantor.
Kegiatan mengorganir atau mengelola setiap aktivitas kantor disebut sebagai manajemen perkantoran.
Selain itu, juga ada beberapa pandangan mengenai pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli.
Arthur Grarer menyatakan bahwa office management adalah fungsi tata kelola atas komunikasi dan servis suatu organisasi.
Sementara itu, William Leffingwell dan Edwin Robinson menjelaskan bahwa office management adalah gabungan dari seni dan ilmu manajemen yang berperan dalam pelaksanaan jalannya pekerjaan pada kantor.
Kemudian, George R. Terry berpendapat bahwa office management adalah sistem yang berfungsi mengorganisir pekerjaan kantor mulai dari tahap perencanaan hingga pengawasan.
Sebagai contoh manajemen perkantoran adalah dalam suatu perusahaan, disediakan fasilitas yang memadai seperti lingkungan kerja untuk menunjang kerja karyawan.
Lalu untuk struktur antar departemen juga saling berhubungan, seperti SDM, keuangan, dan marketing.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Office management adalah salah satu aspek yang harus ada dalam suatu perusahaan. Ada beberapa fungsi office management yang wajib diketahui:
1. Perencanaan
Tahap awal yang perlu dilakukan setiap keputusan yang ada pada kantor adalah tahap perencanaan.
Perencanaan umumnya dilakukan setelah Anda menyusun visi dan misi perusahaan dalam jangka pendek dan panjang.
Tahap perencanaan biasanya mencakup rincian tugas semua pemangku jabatan pun karyawan untuk memastikan konsistensi sehingga bisa meningkatkan produktivitas.
2. Staffing
Salah satu jenis tanggung jawab yang ada dalam office management adalah staffing. Kegiatan yang ada di dalamnya, meliputi:
- Seleksi
- Rekrutmen
- Kompensasi
- Pelatihan
- Proses promosi
- Pensiun karyawan
Kemudian manajemen juga berperan dalam memetakan posisi karyawan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
3. Pengarahan
Fungsi ini melibatkan pengelolaan dan pengawasan karyawan serta pengkoordinasian aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi. Kegiatan yang ada di dalamnya, meliputi:
- Motivasi karyawan
- Komunikasi yang efektif
- Kepemimpinan
- Manajemen konflik
Setelah tahap perencanaan dan staffing sudah Anda lalui, maka selanjutnya adlah tahap eksekusi.
Pengarahan dilakukan dengan menyelenggarkan pelatihan juga instruksi lanjutan untuk memastkan bahwa semua sudah memahami prosedur yang sudah disampaikan.
4. Komunikasi
Komunikasi dengan karyawan perlu dijaga sehingga hubungan antar karyawan harmonis dan positif sehingga tercipta kenyamanan untuk mencapai tujuan bersama.
Fungsi komunikasi juga mencakup pengelolaan dan pengawasan karyawan serta koordinasi aktivitas untuk mencapai tujuan perusahaan.
Aspek komunikasi yang penting untuk dikuasai adalah kejelasan, kejujuran, dan pemanfaatan informasi.
5. Kontrol
Fungsi ini mencakup pemantauan kinerja sekaligus hasilnya untuk memastikan aktivitas juga tujuan organisasi sudah sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.
Fungsi kontrol ini membantu dalam mengidentifikasi obstacle atau perbedaan antara kinerja aktual dengan rencana yang telah ditetapkan, serta sebagai tolak ukur evaluasi kinerja karyawan.
Evaluasi dilakukan untuk mengukur sejauh mana tujuan telah tercapai dan kinerja telah memenuhi standar yang telah ditetapkan.
6. Koordinasi
Fungsi koordinasi adalah salah satu fungsi manajemen yang penting dalam manajemen administrasi perkantoran.
Fungsi koordinasi bertujuan untuk memastikan bahwa berbagai aktivitas dan sumber daya di dalam organisasi bekerja bersama secara harmonis untuk mencapai tujuan organisasi.
Koordinasi melibatkan penggabungan upaya, informasi, sumber daya, dan kegiatan agar seluruh organisasi dapat beroperasi dengan efektif dan efisien.
Selain itu, koordinasi membantu dalam mengatur dan memfasilitasi interaksi antara individu, tim, atau departemen yang bekerja dalam kantor.
7. Motivasi
Motivasi adalah salah satu aspek penting dalam manajemen administrasi perkantoran. Fungsi motivasi dapat mempengaruhi kinerja, produktivitas, dan kepuasan karyawan.
Manajemen harus memahami dan menerapkan strategi motivasi yang efektif untuk membimbing, mendorong, dan meningkatkan semangat kerja karyawan.
Selain itu, motivasi berfungsi meningkatkan kualitas pekerjaan karyawan, mendorong kreativitas dan inovasi, membangun budaya kerja positif, dan lain sebagainya.
Penerapan strategi motivasi yang tepat dalam office management sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi dan menjaga karyawan terlibat dan termotivasi dalam lingkungan kerja.
Baca Juga: Pengertian dan Proses Manajemen Perusahaan
Tujuan Manajemen Perkantoran
Beberapa tujuan office management adalah:
- Meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari dan proses operasional kantor, sepeti optimalisasi penggunaan sumber daya seperti waktu, tenaga kerja, dan lain sebagainya.
- Peningkatan kinerja dan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, serta memastikan bahwa semua kegiatan kantor mendukung visi, misi, dan strategi organisasi dengan cara yang efektif.
- Meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan dengan memberikan arahan yang jelas, pelatihan yang memadai, lingkungan kerja yang kondusif, dan motivasi yang tepat sehingga bisa memberikan kontribusi maksimal terhadap perusahaan.
- Mengelola dan memanfaatkan sumber daya manusia secara optimal dengan memastikan penempatan yang tepat, pengembangan keterampilan, dan pengelolaan kesejahteraan karyawan.
- Mendorong inovasi dan pengembangan produk atau layanan yang memenuhi kebutuhan pasar dan mempertahankan kompetitivitas organisasi di lingkungan bisnis yang terus berubah.
- Mengembangkan dan menerapkan sistem informasi yang efisien dan efektif untuk memudahkan aliran informasi dan pengambilan keputusan di seluruh organisasi.
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Ada dua jenis runag lingkup office management, yaitu:
1. Aktivitas Kantor
Ruang lingkup office management meliputi segala aktivitas yang terjadi di kantor. Aktivitas kantor meliputi segala hal yang terjadi selama jam kerja pun kemungkinan yang terjadi di luar jam kerja. Secara general, aktivitas kantor meliputi perencaan, koordinasi, juga pengawasan operasi kantor.
2. Sarana Pekerjaan Kantor
Sumber daya dalam manajemen perkantoran adalah fasilitas kantor seperti gedung, lokasi, peralatan, dan alat lainnya yang menunjang operasional termasuk ke dalam sarana pekerjaan kantor.
Sarana pekerjaan di kantor mencakup pengelolaan dan koordinasi berbagai aspek yang berkaitan dengan sarana pekerjaan di kantor.
Baca Juga: Aplikasi Manajemen Surat dalam Perkantoran
Ituah penjelasan mengenai manajemen perkantoran, mulai dari pengertian hingga ruang lingkupnya yang dapat disampaikan.
Dapat disimpulkan bahwa office management adalah serangkaian proses merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengkoordinasikan aktivitas dan sumber daya dalam suatu kantor atau lingkungan kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
Kemudian penentuan kebijakan perusahan mengenai aktivitas pengolahan kantor, administrasi perkantoran, pekerjaan kantor adalah asas asas manajemen perkantoran.
Jika Anda ingin belajar mengenai cara mengelola dan memaksimalkan aktivitas dalam perkantoran dengan baik, maka Anda bisa mengambil jurusan manajemen perkantoran.
Bagi Anda yang ingin mengintegrasikan administrasi persuratan secara tepat tanpa menyediakan server maka SIPAS adalah solusinya.
SIPAS juga mendukung keamanan dengan maksimal. Kunjungi website kami untuk melihat detail lebih lengkapnya!
