Selama ini, kertas selalu menjadi pilihan utama dalam keperluan administrasi bisnis. Namun, penggunaannya membutuhkan biaya penyimpanan dan distribusi yang tinggi, memiliki risiko terselip atau hilang, serta mempersulit pelacakan dan akses cepat saat dibutuhkan. Oleh karena itu, peralihan ke sistem paperless menjadi langkah yang sangat penting.
Mengadopsi paperless akan mentransformasi bisnis Anda menjadi lebih efisien dan produktif. Anda bisa memangkas biaya cetak yang signifikan sekaligus meningkatkan kemudahan dalam pengelolaan dokumen. Tertarik untuk beralih? Sebelum melangkah lebih jauh, mari kita pelajari lebih lanjut kebijakan paperless ini agar transisi berjalan lebih optimal.
Apa itu Paperless?
Paperless adalah istilah dari bahasa Inggris yang berarti “tanpa kertas.” Paperless adalah keputusan untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan penggunaan kertas, dengan beralih ke teknologi digital dalam kegiatan sehari-hari di berbagai sektor. Proses ini juga dikenal sebagai digitalisasi.
Dalam konteks bisnis, paperless artinya perusahaan mengadopsi kebijakan untuk memanfaatkan teknologi digital dan menggantikan kertas guna meningkatkan efisiensi. Contoh paperless adalah berkas-berkas yang sebelumnya menumpuk di rak kini disimpan secara digital menggunakan teknologi informasi dan perangkat lunak.
Tren ini tidak terlepas dari transformasi digital yang terjadi di berbagai sektor. Namun, bagaimana sejarahnya hingga paperless dapat menjadi norma baru?
Sejarah Paperless
Konsep tanpa kertas pertama kali dibahas pada tahun 1975, saat majalah Businessweek menerbitkan artikel “The Office of the Future” yang memprediksi bahwa pada tahun 1990, semua dokumen kantor akan disimpan secara elektronik.
Meski prediksi ini terlalu optimis, gagasan tersebut memicu kesadaran akan potensi teknologi digital untuk menggantikan kertas.
Sayangnya, prediksi tersebut tidak langsung menjadi kenyataan. Penggunaan kertas justru meningkat dua kali lipat akibat meluasnya penggunaan mesin fotocopy yang terjangkau di tahun 1980-1995.
Bahkan pada tahun 2001, Sellen dan Harper, dalam bukunya The Myth of the Paperless Office, meneliti mengapa pekerjaan masih sangat bergantung pada kertas, meskipun teknologi digital telah berkembang pesat.
Baru pada periode 2000-2009, negara-negara maju mengalami penurunan konsumsi kertas, dengan penurunan sebesar 20% di Amerika Serikat.
Pada tahun 2008, The Economist menyatakan bahwa kantor tanpa kertas semakin mendekat, terutama dengan generasi baru yang lebih bergantung pada teknologi. Laporan Adobe tahun 2013 menunjukkan bahwa 87% responden sudah memiliki kantor yang sebagian besar digital.
Kebijakan tanpa kertas terus berlanjut hingga sekarang, di mana banyak perusahaan global mulai menerapkan sistem digital sepenuhnya untuk mengurangi ketergantungan pada kertas.
Transformasi ini didorong oleh berbagai faktor, termasuk efisiensi biaya, keberlanjutan, serta kemajuan teknologi cloud yang memungkinkan akses dokumen secara online kapan saja dan di mana saja
Setelah memahami latar belakang sejarah perkembangan konsep paperless, mari kita lihat beberapa manfaat penerapannya.
Manfaat Paperless
Dalam era digital saat ini, penerapan sistem paperless menawarkan berbagai manfaat signifikan, diantaranya.
1. Membantu Pelestarian Alam
Satu lembar kertas yang kita gunakan berdampak pada penebangan pohon di alam. Penggunaan kertas secara berlebihan tanpa diimbangi proses reboisasi berpotensi merugikan lingkungan, mengakibatkan berkurangnya pohon dan menurunnya kualitas udara.
Dengan beralih ke kebijakan tanpa kertas, kita dapat mengurangi permintaan akan kertas dan penebangan pohon secara langsung. Ini tidak hanya membantu melestarikan hutan, tetapi juga meningkatkan kualitas udara dan mencegah pemanasan global.
2. Mengefisiensi Proses dan Biaya
Penggunaan kertas dalam administrasi memaksa kita untuk mencetak dan mengirimkan dokumen. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga biaya yang cukup besar. Sebagai alternatif, dengan memanfaatkan teknologi digital, Anda dapat mengalihkan waktu tersebut ke kegiatan lebih produktif dan bernilai.
3. Meningkatkan Keamanan Dokumen
Dokumen dalam bentuk kertas berisiko untuk rusak bahkan hilang. Penyimpanan ke teknologi digital memberikan perlindungan lebih kepada dokumen Anda karena data dapat di-backup secara berkala dan diakses dari berbagai perangkat.
Selain itu, sistem keamanan digital, seperti enkripsi dan otentikasi, membantu melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah. Dengan teknologi digital, Anda juga dapat dengan mudah mengelola dan mengorganisir dokumen, mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan yang sering terjadi pada dokumen fisik.
4. Menghemat Penyimpanan Tempat
Tumpukan kertas dapat mengganggu pandangan dan menghabiskan ruang penyimpanan. Dengan memindahkan data ke teknologi digital, Anda dapat menghilangkan tumpukan tersebut. Selain itu, Anda tidak lagi perlu menggunakan peralatan seperti printer atau mesin fotokopi di kantor.
5. Mendukung Fleksibilitas Kerja
Opsi untuk bekerja dari rumah merupakan alternatif penting yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Dengan menerapkan kebijakan paperless, pengerjaan tugas dan koordinasi dengan rekan kerja dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.
Sebaliknya, jika perusahaan masih bergantung pada kertas, fleksibilitas untuk bekerja jarak jauh akan sulit dicapai.
6. Mempercepat Penemuan Dokumen
Apakah Anda sering menghabiskan waktu lama mencari berkas di tumpukan kertas? Kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan jauh lebih efisien menggunakan teknologi digital, di mana Anda hanya perlu memasukkan kata kunci yang ingin dicari.
Dengan cara ini, pencarian dokumen menjadi cepat dan mudah dan menghemat waktu.
7. Meningkatkan Produktivitas
Sebagaimana telah dijelaskan, Anda tidak perlu mencetak dokumen ketika perusahaan menerapkan kebijakan tanpa kertas. Waktu tersebut bisa dialihkan untuk mengerjakan hal-hal lain yang lebih produktif.
Bahkan, dengan adanya digitalisasi, berbagai aplikasi kini tersedia untuk membantu proses administrasi dan meningkatkan produktivitas Anda
Penutup
Penerapan kebijakan paperless dalam bisnis menawarkan berbagai manfaat signifikan, termasuk efisiensi biaya, pengelolaan dokumen yang lebih baik, dan pelestarian lingkungan. Perusahaan tidak hanya dapat mengurangi ketergantungan pada kertas, tetapi juga meningkatkan fleksibilitas kerja dan produktivitas karyawan.
Jika Anda tertarik menerapkan sistem paperless, percayakan pada SIPAS untuk mempermudah pengelolaan surat Anda.
Dengan fitur-fitur unggulan seperti pencatatan surat masuk, distribusi yang efisien, dan penomoran otomatis, Anda dapat meningkatkan efektivitas administrasi dengan mudah!
Kontak kami untuk melakukan demo secara gratis!
