Pencatatan surat di aplikasi SIPAS ini sudah dilengkapi mulai dari penomoran surat, asal surat, perihal surat, penempatan surat asli maupun surat yang sudah diubah ke bentuk file digital dan beberapa atribut persuratan lainnya.
Pengelompokkan surat juga disediakan yang nantinya memudahkan dalam mengecek dan pencarian surat sehingga data persuratan semakin terorganisir di aplikasi SIPAS tanpa harus mencatat lagi di beberapa buku.
Pencatatan surat ini ditujukan untuk membantu pencatatan di buku agenda sekaligus untuk menyimpan arsip surat yang sudah discan / softfile secara terpusat. Degan demikian surat dapat digunakan sebagaimana mestinya dari tujuan surat datang atau diterbitkan. Bisa juga untuk didistribusikan ke yang bersangkutan dengan mengirimkan soft file nya tanpa mengirimkan berkas aslinya.
Selain itu dapat meningkatkan produktifitas dan akuntabilias pegawai dalam hal penanganan surat. Dengan pencatatan secara online untuk pimpinan atau kepala bagian yang bersangkutan dengan surat tersebut juga bisa memantaunya karena aplikasi ini bersifat online dan tentunya sangat membantu kelancaran dalam penanganan surat.
