Pengelolaan surat masuk adalah bagian penting dari urusan persuratan yang ada pada perusahaan dan perkantoran. Pengelolaan dilakukan oleh pegawai administrasi yang ada pada perusahaan tersebut. Pengelolaan surat tidak hanya mengelola surat masuk yang mengenai surat internal yang ada pada perusahaan itu sendiri tetapi juga mengelola surat masuk eksternal yang menyangkut dengan pihak dan perusahaan lain.
Dalam pengelolaan surat tentunya ada tata cara atau prosedur pengelolaan surat pada perusahaan. Pengelolaan surat tidak dilakukan hanya dengan pengelolaan surat masuk tetapi juga pengelolaan surat keluar. Dimana surat masuk dan surat keluar harus ditangani dan dikelola dengan baik karena hal tersebut merupakan proses pencatatan bisnis dari perusahaan tersebut.
Prosedur pengelolaan surat
Prosedur pengelolaan surat masuk merupakan sebuah prosedur atau tata cara yang harus dilakukan dan menjadi tugas pegawai sebagai bagian dari proses pencatatan surat masuk. Pencatatan surat masuk menjadi bagian dari persuratan yang harus dilakukan karena menyangkut hubungan kerjasama dengan instansi luar dan menyangkut proses pencatatan bisnis pada perusahaan tersebut.
Tata cara atau prosedur pengelolaan surat dibuat dan disepakati oleh pemimpin perusahaan yang memiliki hak dalam mengurus segala persetujuan surat menyurat pada perusahaan yang dipimpinnya. Prosedur ini diketahui oleh pimpinan perusahaan dan harus dilaksanakan sebaik mungkin agar surat yang dikelola sesuai dengan konsep surat pada perusahaan tersebut.
Surat masuk yang didapat dari sebuah perusahaan merupakan surat yang berhubungan dengan instansi luar dan perusahaan lain yang menyangkut atau berhubungan dengan proses pencatatan bisnis dari perusahaan tersebut. Persuratan dari pihak lain yang didapat atau diterima haruslah dikelola dan dicatat pada buku agenda perusahaan tersebut. Selain itu surat tersebut harus ditindaklanjuti isinya dan diberikan kepada pimpinan dari perusahaan tersebut.
Isi dari surat masuk perusahaan tersebut tentunya memiliki tujuan yang ingin disampaikan kepada perusahaan yang ditujukan dengan tujuan dan maksud kerjasama atau proses pencatatan bisnis yang ada. Surat masuk yang diterima tentunya memiliki alur atau proses yang dimiliki dari perusahaan tersebut. Alur yang dimiliki perusahaan tersebut mulai dari penerimaan surat oleh resepsionis sampai dengan surat tersebut di disposisikan pimpinan kepada staf.
Alur dan proses pengelolaan surat masuk perusahaan
Alur dan proses pencatatan surat masuk ini harus sesuai dan urut berdasarkan prosedur pengelolaan surat pada perusahaan. Pengelolaan surat masuk tersebut dapat dilihat sesuai dengan alur berikut
- Kurir mengantarkan surat dari perusahaan lain ke resepsionis perusahaan penerima
- Surat yang diterima resepsionis diberikan nomor registrasi dan meneruskan surat masuk tersebut ke Sekretaris Divisi Sekretariat
- Setelah diterima oleh Sekretaris Divisi Sekretariat, surat tersebut dibuka dan di scan kemudian Sekretaris Divisi Sekretariat mengarsipkan dokumen fisik dari surat masuk tersebut
- Proses selanjutnya adalah surat masuk tersebut diberikan kepada Direktur Keuangan
- Surat masuk yang diberikan oleh Sekretaris Divisi Sekretariat kepada Direktur Keuangan diawasi dan dipantau oleh Sekretaris dari Divisi keuangan
- Setelah surat sampai dengan Direktur Keuangan, surat didisposisikan ke Kepala Divisi Keuangan untuk memberikan perintah
- Surat disposisi yang diterima oleh kepala Divisi Keuangan diperbarui tindakan disposisi tersebut dan memberikan surat tersebut kepada staf divisi keuangan untuk dilaksanakan dan dikerjakan disposisi surat yang mereka terima.
Alur dan proses pengelolaan surat yang diterima suatu perusahaan memang sangatlah rumit dan panjang, staf yang bersangkutan mengurus surat tersebut haruslah melakukan proses persuratan secara baik dan urut sesuai dengan prosedur pengelolaan surat pada perusahaan tersebut.
Surat masuk yang diterima haruslah dilakukan disposisi surat kepada staf atau pegawai yang bersangkutan sesuai dengan isi surat tersebut. Tujuan tersebut agar surat yang diterima mampu menjadikan proses kerjasama yang dilakukan dengan perusahaan lain semakin berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
Perubahan cara dan sistem manual menjadi modern
Proses-proses pengelolaan surat saat ini masih banyak perusahaan menggunakan cara manual dan cara sederhana dengan memanfaatkan banyak sumber daya manusia atau pegawai dalam melakukan pencatatan surat ini. Namun dengan kecanggihan teknologi dan semakin banyaknya alat atau tools yang membantu mempermudah pekerjaan mewajibkan dan mengharuskan urusan surat menyurat dan pengelolaan surat ini dilakukan dengan menerapkan kecanggihan teknologi.
Tools atau alat yang digunakan dalam mempermudah pekerjaan ini adalah aplikasi yang berbasis web yang mudah dalam mengoperasikannya dan mudah digunakan dimana saja dan kapan saja. Tools yang dapat menjawab kebutuhan dari setiap perusahaan dan dapat disesuaikan dengan permintaan dari perusahaan tersebut. Dimana aplikasi ini tetap menganut dan berpedman pada prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik yang berhubungan dengan instansi luar atau pihak dalam dari perusahaan, atau dapat diartikan dengan pengurusan surat eksternal atau internal.
Tools pembantu urusan surat menyurat perusahaan
Mengapa aplikasi berbasis web menjadi solusi dan tools jawaban dari urusan surat menyurat di masa kini? Pertanyaan tersebut menjadi alasan pentingnya merubah sistem atau cara yang sebelumnya dilakuan secara manual dapata berganti menadi cara yang lebih modern dan dapat mengehmat waktu. Dengan aplikasi berbasis web yang semua perusahaan dapat mengakses dengan mudahlah alasan utama penggunaan aplikasi ini.
Lalu aplikasi berbasis web ini harus diterapkan dengan baik dan sesuai dengan tetap menerapkan prosedur dari persuratan itu sendiri. Aplikasi surat menyurat yang berbasis web ini yang terbaik merupakan aplikasi SIPAS atau Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat yang diciptakan oleh PT.Sekawanmedia Informatika dan sudah bekerjasama oleh banyak perusahaan dan instansi dalam mengatasi proses pengelolaan surat mereka. oleh karena itu SIPAS menjadi aplikasi unggulan dalam mengatasi permasalahan persuratan yang ada pada perusahaan.
Aplikasi sipas dapat diterapkan dengan mengunjungi di link resmi sipas dan dapat melihat demo yang diberikan pada aplikasi tersebut.
Kesimpulan
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa:
- Pengelolan surat masuk penting dilakukan dalam sebuah urusan surat menyurat dari perusahaan
- Setiap perusahaan memiliki prosedur pengelolaan surat masuk yang diterapakan dalam urusan persuratan mereka
- Tata cara pengelolaan surat telah disetujui oleh pemimpin perusahaan dan menjadi tugas pegawai yang harus dilakukan dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang ada.
- Surat masuk harus dikelola dengan baik dan diterima serta dikerjakan sesuai dengan isi dari surat tersebut
- Penerimaan surat dilakukan mulai dari resepsionis sampai surat tersebut didisposisikan kepada pihak yang bersangkutan.
- Dengan proses pencatatan surat yang rumit dan panjang akan lebih mudah dilakukan jika menerapkan dan menggunakan teknologi dalam penerapannya
- Teknologi yang digunakan berupa aplikasi berbasis web yang dapat digunakan dimana saja dan kapan saja
- Aplikasi berbasis web tersebut adalah aplikasi surat menyurat SIPAS yang diciptakan dan dikembangkan oleh PT. Sekawanmedia Informatika
- Aplikasi SIPAS sudah diterapkan di banyak perusahaan dan instansi pemerintahan
- Penerapan aplikasi SIPAS dapat melalui request proposal pada laman berikut.
