Cara Membuat Penomoran Surat Dinas yang Baik dan Benar

Penomoran surat merupakan suatu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam pembuatan surat, utamanya surat resmi atau surat dinas pada instansi pemerintahan atau swasta.

Pemberian nomor surat memiliki aturan tertentu dan pada setiap instansi aturan tersebut berbeda-beda.

Dalam pemberian nomor, surat resmi atau surat dinas memang wajib dan mengharuskan untuk memiliki nomor surat.

Selain sebagai syarat utama, nomor surat ini juga memudahkan dalam mengkategorikan jenis surat tersebut.

Lalu apakah pengertian nomor surat itu sendiri serta bagaimana cara membuat nomor surat. Simak lebih lanjut mengenai penjelasan dibawah ini.

Apa itu Penomoran Surat?

Penomoran surat adalah proses memberikan nomor unik atau kode tertentu pada setiap surat yang dikirim atau diterima dalam lingkungan organisasi atau lembaga tertentu.

Tujuannya adalah untuk memudahkan identifikasi, pencarian, dan pengarsipan surat-surat tersebut.

Penomoran surat juga membantu dalam menyusun dan memelihara urutan kronologis surat-surat yang masuk dan keluar, sehingga mempermudah proses referensi dan tracking komunikasi.

Penulisan nomor surat harus dipahami oleh orang-orang yang berkecimpung dan berperan dalam urusan persuratan.

Selain itu, nomor surat harus tetap diberikan meskipun surat tersebut dalam bentuk elektronik.

Pemberian nomor surat pada sebuah surat resmi atau surat dinas dipisah dari satu kode dengan kode lainnya menggunakan tanda garis miring (/). 

Jadi, dari setiap komponen nomor surat yang ada dilakukan pemisahan tanda garis miring. Hal ini bertujuan agar pembacaan kode atau komponen surat dapat dengan mudah dilakukan.

Perbedaan Surat Konvensional dan Surat Digital

Perbedaan antara surat konvensional dengan surat digital adalah sistem pengolahan surat yang dimiliki. Surat konvensional tentunya masih menggunakan cara atau sistem yang sederhana dengan masih menggunakan kertas secara penulisannya dan masih membutuhkan jasa pengiriman surat untuk mengirim surat ke penerima.

Jasa pengiriman surat tersebut dapat melalui pos atau jasa pengiriman surat yang lain. Dengan penggunaan cara konvensional, sistem pengolahan surat juga dilakukan secara konvensional atau dengan cara yang manual dengan tidak menggunakan kecanggihan teknologi atau tidak menerapkan kecanggihan teknologi.

Pengolahan surat yang dilakukan secara manual atau konvensional ini akan menjadikan proses surat menyurat dan segala aktivitas surat akan lebih lama dan membutuhkan tenaga lebih dalam pengolahannya.

Sedangkan surat digital atau surat elektronik menggunakan sistem persuratan yang lebih canggih dan memanfaatkan kecanggihan teknologi dalam penerapannya. Pengolahan surat elektronik yang dimiliki perusahaan tentunya juga akan dikelola sesuai dengan ilmu administrasi yang tetap melibatkan kode administrasi surat menyurat dan akan membutuhkan penomoran surat.

Penulisan nomor surat yang dilakukan tetap menerangkan dan menjelaskan mengenai sistem persuratan yang ada pada perusahaan. Dengan menggunakan surat elektronik akan lebih memudahkan segala urusan karena akan menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Terutama dengan proses pengiriman surat, pada surat digital pengiriman surat akan dilakukan secara digital juga dan tidak perlu menggunakan jasa pengiriman.

Fungsi Penomoran Surat

Dalam sebuah surat resmi atau dinas, terdapat nomor surat yang menjadi salah satu komponen penting.

Tujuannya adalah untuk memberikan informasi dalam bentuk kode. Kemudian, pada masing-masing komponen di dalamnya memuat informasi pembuat surat, tanggal dibuatnya surat, jumlah yang dibuat, dan instansi pengirim dan tertuju.

Selain itu, fungsi penomoran surat adalah untuk memudahkan pengarsipan, sehingga memberikan keefektifan waktu Anda

Kode Penomoran Surat

Sebelum mengetahui bagaimana cara menuliskan nomor surat yang sesuai dengan persyaratan yang ada.

Berikut ini merupakan format kode surat keluar pada nomor surat dari penomoran surat resmi.

1. Surat Keputusan (SK) : 01
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06 
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Aturan Penomoran Surat

Aturan penomoran surat dapat bervariasi antara satu lembaga atau organisasi dengan yang lain. Namun secara umum, berikut adalah beberapa panduan yang umum digunakan saat ini:

1. Nomor Urut

Nomor surat harus bersifat unik dan bertambah secara berurutan setiap kali ada surat baru yang dikeluarkan.

Surat yang diterbitkan biasanya mengandung nomor yang diikuti dengan tahun terbit. Contoh: 001/2023, 002/2023, dst.

2. Tanggal Penomoran

Penomoran surat harus dilakukan pada tanggal surat dikeluarkan. Jika ada revisi atau perubahan pada surat, tetap gunakan tanggal asli penomoran untuk menjaga keteraturan arsip.

3. Konsistensi dan Keseragaman

Pastikan seluruh staf yang terlibat dalam membuat penomoran mengikuti format yang sama. Hal ini membantu mencegah kebingungan dan memudahkan dalam pencarian surat.

4. Penggunaan Huruf dan Angka

Biasanya, penomoran surat menggunakan angka, tetapi dalam beberapa kasus, huruf atau kombinasi angka dan huruf dapat digunakan untuk mengidentifikasi jenis surat tertentu.

5. Penggunaan Prefix atau Suffix

Pada beberapa lembaga atau organisasi, mungkin ada kebijakan untuk menggunakan prefix atau suffix tertentu dalam penomoran surat, misalnya “SDM-001/2023” untuk surat dari departemen SDM.

6. Pengaturan Arsip

Pastikan semua administrasi yang dikeluarkan disimpan dan diarsipkan dengan rapi sesuai dengan nomor urut dan tanggal penomoran. Pengaturan ini memudahkan dalam manajemen dan pencarian surat di masa mendatang.

7. Keamanan

Pastikan nomor surat tidak mudah dipalsukan. Gunakan metode keamanan tambahan seperti cap atau tanda tangan yang sah pada surat resmi.

8. Penggunaan Sistem Digital

Adopsi sistem digital untuk nomor surat dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses penomoran serta mengelola arsip dengan lebih baik.

9. Dokumentasi Kebijakan

Pastikan kebijakan penomoran surat dituliskan secara jelas dan disimpan dengan baik. Hal ini membantu memastikan bahwa semua staf memahami dan mengikuti aturan yang ditetapkan.

Format Penomoran Surat

Format penomoran resmi biasanya terdiri dari nomor urut surat diikuti oleh tahun surat dikeluarkan. Beberapa contoh format nomor surat resmi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

1. Angka Urut Tahun: 001/2023, 002/2023, 003/2023, dst. (Nomor urut berurutan diikuti oleh tahun surat diterbitkan).
2. Singkatan Departemen/Divisi Angka Urut Tahun: HRD-001/2023, FIN-002/2023, MKT-003/2023, dst. (Dalam hal ini, diikuti dengan singkatan departemen atau divisi sebelum nomor urut dan tahun surat).
3. Huruf Awalan Angka Urut Tahun: A-001/2023, B-002/2023, C-003/2023, dst. (Menggunakan huruf awalan sebelum nomor urut dan tahun surat).
4. Huruf Singkatan Departemen/Divisi Tahun Angka Urut: ADM/2023/001, HRD/2023/002, MKT/2023/003, dst. (Dalam hal ini, formatnya menggunakan singkatan departemen atau divisi diikuti dengan tahun dan nomor urut).
5. Angka Urut Bulan Tahun: 001/07/2023, 002/07/2023, 003/07/2023, dst. (Nomor urut berurutan diikuti oleh bulan dan tahun surat diterbitkan).

Cara Penulisan Nomor Surat yang Tepat

Cara penomoran surat yang dituliskan pada persuratan memiliki kode tertentu yang dalam penulisannya juga memiliki tata cara penomoran surat adalah sebagai berikut:

1. Nomor surat terdiri dari kode nomor surat yang setiap perusahaan memiliki kode berbeda.
2. Menggunakan nomor urut yang memakai tiga digit angka, angka ini berurutan mulai dari angka 001 sampai seterusnya selama periode tersebut berjalan.
3. Pada nomor surat juga terdapat nama lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Setelah itu juga terdapat keterangan bulan berjalan (penulisan dengan menggunakan angka romawi) dan keterangan tahun berjalan yang ditulis pada akhir nomor surat.
4. Penulisan nomor surat dipisah dengan tanda garis miring atau slash.

Kode surat yang dimiliki perusahaan adalah kode acara yang menjadi isi dari surat tersebut, kode-kode yang dituliskan biasanya sering dituliskan dalam bentuk angka yang hanya perusahaan tersebut yang mengetahui kode apa dari nomor surat tersebut.

Dengan menggunakan fitur penomoran surat otomatis akan menjadikan sistem tatak kelola persuratan lebih cepat dikerjakan secara otomatis hanya dengan aplikasi penunjang pekerjaan.

Contoh Penomoran Surat Resmi atau Dinas

Dari kode serta format yang sudah diketahui di atas, berikut ini adalah contoh cara pembuatan nomor surat pada surat resmi atau surat dinas.

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa:

• Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis surat SPPD)
• Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (010 berarti surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan instansi pembuat)
• DP_KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas Pendidikan Kota Malang)
• IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
• 2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat

Dalam menulis nomor surat letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri dibawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal. 

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Lampiran :  –

Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas

Contoh yang kedua adalah 

Nomor: A.004/Pan-Pel/ITB/VII/2018

Pada susunan nomor di atas terdapat susunan yang hampir sama dengan contoh sebelumnya namun yang membedakan adalah terdapat kode berupa huruf yang tertulis di depan nomor surat.

Kode ini memberi arti bahwa instansi yang membuat surat tersebut memiliki kode tersendiri untuk mengetahui jenis surat yang dikeluarkan. 

Pada urusan ini kode A memiliki arti bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat internal dari perusahaan (surat yang hanya melibatkan dalam dari perusahaan).

Kode B memiliki arti sebagai surat tersebut ditujukkan untuk pihak luar atau eksternal dari instansi. Dan kode C berarti untuk jenis surat tugas atau surat keterangan lainnya.

Penomoran surat dinas adalah langkah penting dalam pengelolaan komunikasi di lingkungan kantor atau organisasi.

Dengan mengikuti panduan dalam artikel ini, setiap organisasi dapat mengimplementasikan sistem nomor surat dinas yang efektif, membantu meningkatkan efisiensi komunikasi internal dan eksternal, serta meningkatkan manajemen administrasi secara keseluruhan.

Sebagai hasilnya, proses surat-menyurat akan menjadi lebih teratur, mudah dilacak, dan mempermudah dalam pencarian informasi yang dibutuhkan di masa mendatang.

Fitur Penomoran Otomatis dari SIPAS

Pemberian nomor pada surat ditujukan untuk memberikan identitas dan format yang berbeda-beda terhadap surat, selain itu ditujukan untuk menghitung berapa banyak jumlah surat.

Di aplikasi SIPAS sudah disediakan pengaturan untuk mengatur penomoran yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan persuratan Anda, baik edit, hapus dan tambah yang bisa disesuaikan dengan format penomoran Surat di Anda.

Pada penomoran ada dua macam yakni penomoran Agenda Surat Masuk (penomoran yang digunakan untuk mencatat no urut surat masuk) dan Surat Keluar.

Karena Surat Masuk sudah memiliki penomoran sendiri dari pengirim jadi cukup penomoran agenda yang dibuatkan sedangkan penomoran surat keluar dibuat karena merupakan identitas internal dari surat yang diterbitkan.

Semua penomoran pada aplikasi SIPAS dibuat secara otomatis sesuai surat yang dibuat  sehingga tidak perlu mengingat-ingat atau request nomor berapa untuk membuat penomoran surat yang akan dikeluarkan.

SIPAS menyediakan layanan pembuatan aplikasi persuratan yang dilengkapi dengan fitur penomoran surat otomatis dan telah terintegrasi dengan sistem server Anda.