Apa itu Surat Korespondensi? Berikut Jenis dan Fungsinya!

Dalam persuratan, penting sekali untuk memperhatikan korespondensi sebuah surat. Hal tersebut juga mampu mempermudah proses pekerjaan dalam suatu perusahaan yang telah menerapkan strategi e-office.

Pada artikel kali ini akan membahas lebih banyak seputar korespondensi surat dan seberapa pentingnya bagi perusahaan.

Pengertian Surat Korespondensi

Surat korespondensi merupakan salah satu hal yang umum dilakukan ketika berbisnis. Melalui korespondensi, suatu perusahaan dapat berinteraksi dengan perusahaan lain menggunakan surat sebagai media komunikasi.

Aktivitas korespondensi dapat dijelaskan secara singkat sebagai kegiatan yang terkait dengan proses pengiriman dan penerimaan surat.

Kata korespondensi memiliki arti tersendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah perihal surat menyurat yang memiliki hubungan.

Secara garis besar, korespondensi surat adalah proses komunikasi yang dilakukan melalui pengiriman surat dari satu pihak ke pihak lain.

Hal ini juga dapat dikenal sebagai pertukaran surat dengan tujuan untuk bertanya, menawarkan, atau menyampaikan informasi penting.

Hubungan atau kesamaan yang ada pada korespondensi ini dalam bentuk tertulis yang dilakukan oleh suatu perusahaan dengan perusahaan lain dalam bentuk kerjasama yang dilakukan.

Kegiatan yang dilakukan pada pembuatan korespondensi dapat dilakukan oleh perseorangan atau oleh perusahaan.

Jenis-Jenis Surat Korespondensi

Sama dengan jenis dari persuratan yang ada pada perusahaan, korespondensi memiliki dua jenis yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal.

1. Korespondensi Internal

Korespondensi surat internal adalah bentuk komunikasi tertulis yang terjadi di dalam sebuah perusahaan antara para pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup internal dari perusahaan tersebut.

Korespondensi internal umumnya melibatkan pertukaran informasi, koordinasi kegiatan, dan penyampaian pesan yang relevan untuk kegiatan internal perusahaan. Beberapa contoh korespondensi surat menyurat internal meliputi:

• Memo atau catatan internal: Digunakan untuk memberikan informasi penting atau arahan khusus kepada anggota tim atau departemen tertentu.
• Email internal: Untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dalam organisasi, menyampaikan laporan rutin, atau berkoordinasi tentang proyek atau tugas tertentu.
• Surat antar departemen: Untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau kerjasama antara departemen yang berbeda dalam perusahaan.
• Laporan dan dokumen internal: Berisi analisis, evaluasi, atau informasi lain yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan dan perencanaan bisnis.

Korespondensi internal berperan penting dalam menjaga koordinasi dan efisiensi kerja di dalam suatu perusahaan atau organisasi, untuk memastikan bahwa informasi dan arahan diteruskan ke orang dan waktu yang tepat.

orespondensi internal adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh pegawai-pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup internal dari perusahaan tersebut.

2. Korespondensi Eksternal

Korespondensi surat eksternal adalah bentuk komunikasi tertulis yang terjadi antara perusahaan dengan pihak-pihak di luar perusahaan, seperti pelanggan, mitra bisnis, pemasok, atau masyarakat umum.

Korespondensi eksternal digunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak luar, menawarkan produk atau layanan atau menanggapi permintaan atau keluhan dari pihak eksternal. Beberapa contoh korespondensi surat menyurat eksternal meliputi:

• Surat penawaran dan pemesanan: Digunakan untuk mengajukan penawaran produk atau layanan kepada calon pelanggan dan untuk menerima pesanan dari pelanggan.
• Surat konfirmasi pesanan dan pengiriman: Untuk mengonfirmasi bahwa pesanan dari pelanggan telah diterima dan akan segera dikirim.
• Surat undangan: Digunakan untuk mengundang pelanggan atau mitra bisnis untuk menghadiri acara atau pertemuan tertentu.
• Surat balasan atau tanggapan: Untuk merespons permintaan, keluhan, atau pertanyaan dari pelanggan atau pihak luar lainnya.
• Surat izin dan perizinan: Digunakan untuk mengurus izin atau perizinan tertentu dari pihak berwenang.

Korespondensi eksternal memiliki peran penting dalam membangun citra dan reputasi sebuah perusahaan di mata pihak eksternal.

Kualitas dan profesionalisme korespondensi eksternal dapat mempengaruhi persepsi dan hubungan perusahaan maupun pemilik bisnis dengan pelanggan, mitra bisnis, dan pihak-pihak lainnya.

Fungsi Surat Korespondensi

Surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam pembuatannya, fungsi utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan pihak internal atau pihak eksternal dari perusahaan tersebut.

Dengan adanya surat tersebut akan menjadikan hubungan kerjasama antara perusahaan satu dengan yang lainnya menjadi lebih jelas dan terarah.

Hubungan kerjasama tersebut dapat secara resmi dilihat atau dijelaskan pada surat korespondensi yang ada pada perjanjian kerjasama.

Dalam hal ini, perusahaan yang memiliki hubungan korespondensi disebut dengan koresponden. Tentunya hal ini dilakukan dua arah yang melibatkan satu sama lain dan saling berhubungan.

Selain menunjukan suatu hubungan keterkaitan, juga menghubungkan sebuah korelasi dimana surat yang ada akan menunjukan di mana adanya perbedaan antara surat masuk dan surat keluar yang ada pada suatu hubungan kerjasama.

Selain sebagai alat komunikasi, surat tentunya memiliki berbagai fungsi dan tujuan dalam pembuatannya.

Termasuk dengan surat korespondensi yang pembuatannya memiliki isi pesan tertentu yang dapat berisi sebagai penyampaian pesan, penolakan, perintah, ataupun persetujuan dari pihak perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. 

Unsur-Unsur Pembuatan Surat Korespondensi

Unsur-unsur penting dalam pembuatan surat korespondensi meliputi pengirim, penerima, isi pesan, dan media pengiriman. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai masing-masing poin:

1. Pengirim Surat

Pengirim adalah pihak yang mengirimkan surat korespondensi. Umumnya, identitas pengirim tercantum di bagian atas surat dalam kop surat.

Informasi yang perlu disertakan adalah nama perusahaan atau organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan jika ada. 

Pengirim merupakan pihak yang bertanggung jawab atas pesan yang disampaikan dalam surat. Selain itu, untuk memudahkan penerima dalam mengidentifikasi asal surat tersebut.

2. Penerima Surat

Penerima adalah pihak yang ditujukan atau yang akan menerima surat korespondensi. Nama dan alamat lengkap penerima harus dituliskan dengan jelas.

Pastikan informasi penerima akurat dan lengkap untuk memastikan surat sampai pada tujuan yang tepat.

3. Isi Pesan

Isi pesan merupakan inti dari surat korespondensi. Bagian ini berisi informasi, pertanyaan, permintaan, atau pesan lain yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima.

Pesan harus ditulis dengan bahasa yang jelas, singkat, dan terstruktur agar mudah dipahami oleh penerima. Sertakan perincian atau argumen yang relevan untuk memperkuat pesan yang disampaikan.

4. Media Pengiriman

Media pengiriman merujuk pada cara atau sarana yang digunakan untuk mengirimkan surat korespondensi.

Media pengiriman bisa berupa pos, kurir, atau pengiriman surat elektronik (email). Pemilihan media pengiriman harus disesuaikan dengan urgensi, keamanan, dan efisiensi pengiriman surat.

Sebagai tambahan, beberapa unsur lain yang juga penting dalam pembuatan surat korespondensi meliputi tanggal surat, perihal atau subjek surat, lampiran atau dokumen tambahan, juga tanda tangan dan nama pengirim.

Korespondensi surat harus memiliki unsur-unsur pembuatan tersebut, agar surat yang dibuat dapat tersampaikan dengan baik dan maksimal.

Pada korespondensi juga memiliki jenis korespondensi bisnis dimana jenis surat ini tidak dapat dipisahkan dari suatu bentuk kerjasama pada perusahaan.

Korespondensi bisnis ini juga menyampaikan proses ekonomi yang terlibat di dalam suatu perusahaan tersebut.

Dampak Kemajuan Teknologi pada Proses Persuratan

Adanya bentuk kemajuan dewasa ini juga mengubah segala sesuatu yang dilakukan secara konvensional dan manual yang menggunakan cara sederhana berubah menjadi cara yang lebih modern dan memanfaatkan teknologi.

Salah satu contohnya adalah dengan memanfaatkan teknologi persuratan dengan menggunakan cara modern.

Penggunaan cara tersebut adalah dengan memanfaatkan teknologi, dimana teknologi tersebut dapat mengubah semua sistem yang lama ke sistem baru dan tentunya dengan cara lebih singkat.

Penggunaan teknologi tersebut adalah pemanfaatan aplikasi atau alat pembantu surat menyurat dengan tetap memperhatikan dengan fungsi surat dan tujuan pembuatan surat.

Selain menggunakan aplikasi atau alat surat menyurat, pada kemajuan teknologi saat ini perubahan sistem tersebut dapat berganti menjadi penggunaan alat seperti telepon, telegram, email atau faksimile.

Namun akan lebih mudah dan efisien apabila proses persuratan yang ada menggunakan kecanggihan teknologi berupa bentuk surat menyurat. 

Cara Membuat Surat Korespondensi

Membuat surat korespondensi yang efektif melibatkan beberapa langkah penting agar surat tersebut dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan profesional. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat surat korespondensi:

1. Header Surat (Kepala Surat)

• Letakkan nama, logo, dan alamat lengkap perusahaan atau organisasi di bagian atas surat sebagai header.
• Sertakan informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email.

2. Tanggal

• Letakkan tanggal penulisan surat di bagian paling atas atau di sebelah kiri.

3. Alamat Pengirim dan Penerima

• Cantumkan alamat lengkap pengirim dan penerima di bagian atas surat.

4. Salutasi (Penyapaan)

• Mulailah surat dengan salutasi yang sesuai, misalnya “Kepada yang Terhormat” atau “Saudara/Saudari.”

5. Perihal

• Jelaskan perihal surat dengan singkat dan jelas di bagian yang terpisah.

6. Isi Surat

• Tuliskan isi surat dengan bahasa yang jelas, singkat, dan sopan.
• Susun paragraf dengan rapi, fokus pada satu ide atau informasi per paragraf.
• Gunakan kalimat baku dan hindari penggunaan kata-kata informal jika surat bersifat formal.
• Jelaskan maksud atau tujuan surat dengan detail.

7. Penutup (Closure)

• Akhiri surat dengan penutup yang sesuai, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih atas perhatiannya.”
• Jangan lupa cantumkan tanda tangan Anda dan lampiran (jika ada).

Contoh Surat Korespondensi

Berikut adalah contoh surat korespondensi bisnis yang bisa Anda jadikan referensi:

Itulah dia penjelasan lengkap terkait apa itu surat korespondensi beserta jenis, fungsi, contoh, dan cara membuatnya.

Korespondensi menjadi bagian dalam persuratan karena menghubungkan dengan pihak perusahaan satu dengan perusahaan lainnya yang membutuhkan kerjasama.

Korespondensi memiliki empat unsur yang harus diterapkan dalam melakukan proses pembuatan.

Dengan kemajuan teknologi memiliki dampak menjadikan perubahan pada proses penerapannya

Proses penerapan yang awalnya menggunakan cara konvensional berubah menjadi cara yang lebih modern dengan menerapkan aplikasi persuratan.

Fitur Korespondensi yang Ditawarkan Aplikasi SIPAS

SIPAS memberikan fitur untuk menyampaikan pr melalui surat dari satu pihak ke pihak yang lain, dalam hal ini dinamakan proses surat menyurat.

Surat Keluar dan Surat Masuk ada kalanya saling berkesinambungan, dengan fitur korespondensi antara surat keluar dan masuk yang berkaitan akan terlihat riwayat persuratannya baik jumlah surat yang masuk dan yang keluar, waktu dan lama responnya.

Dengan fitur korespondensi sangat sesuai dengan aktivitas surat menyurat yang cukup banyak karena akan semakin membantu surat menyurat anda mulai surat dikeluarkan hingga beberapa balasannya sehingga maksud dan tujuan surat tersebut terkelompokkan.

Oleh karena itulah, aplikasi SIPAS dapat menjadi solusi terbaik untuk segala aktivitas administrasi dan surat-menyurat Anda.

Aplikasi SIPAS membantu proses persuratan bisnis untuk terintegrasi dengan sistem aplikasi berbasis digital.

Cek berbagai fitur dan layanan lengkap hingga proses korespondensi surat secara efisien dalam halaman berikut.