Masa pandemi menjadi wabah bencana yang dialami secara global dan menyeluruh di dunia. Wabah yang memaksa mengubah dan mengganti segala bidang dan urusan, mengubah sistem awal yang ada menjadi sistem baru yang mampu menyesuaikan keadaan. Pergantian yang diubah menjadi upaya penuh untuk mengatasi wabah ini agar tidak berdampak lebih luas dan membawa banyak kerugian.
Oleh karena itu di masa pandemi ini kita tidak boleh hanya diam tanpa mengerjakan apapun dan menunggu wabah ini berakhir. Kita harus tetap bekerja dan beraktivitas seperti biasanya tetapi dilakukan sesuai protokol kesehatan dan tentunya bekerja di rumah. Dengan demikian pergantian sistem harus diterapkan agar pekerjaan tetap dapat berjalan dengan baik seperti sebelum masa pandemi.
Untungnya saat pentingnya teknologi informasi sudah mendukung perubahan sistem tersebut. Teknologi yang semakin maju dan canggih menjadikan urusan lebih mudah diselesaikan. Sehingga tidak perlu beradaptasi dengan bersusah payah dalam penerapan sistem baru. Di masa pandemi ini kebijakan untuk di rumah saja mempengaruhi bidang-bidang yang sebelumnya dilakukan secara tatap muka. Bekerja, belajar, dan semua hal yang awalnya dilakukan bertatap muka atau datang langsung ke lokasi haruslah diubah menjadi pertemuan yang dilakukan secara daring atau online.
Dengan adanya teknologi yang sudah ada pekerjaan yang dilakukan secara online ini tidak menjadi masalah besar dalam penerapannya. Hubungan kerja tetap dapat dilakukan walaupun jarak jauh. Tetapi kerja online menjadi masalah besar bagi usaha atau instansi yang urusan pekerjaannya tidak dapat dilakukan secara online atau daring.
Akibat dari penerapan sistem baru
Banyak akibat yang akan ditimbulkan dalam penerapan sistem baru ini, akibatnya semua urusan harus dilakukan secara online dan kerja yang dilakukan jarak jauh akan berakibat pada kurangnya koordinasi satu sama lain yang akan berpengaruh pada hasil kerja. Kerja sama yang dilakukan secara daring atau online ini juga berakibat pada perusahaan yang tidak dapat melakukan pekerjaan secara online.
Selain itu, akibat dari perubahan sistem kerja berpengaruh pada masalah urusan penyelesaian tugas dengan menerapkan kecanggihan teknologi dalam penyelesaiannya. Teknologi yang digunakan tentunya teknologi yang dapat membantu kerja daring pegawai dan menjadikan bekerja di rumah menjadi efektif.
Dengan sistem yang baru mewajibkan pegawai untuk mampu mengoperasikan teknologi membantu pekerjaan mereka. Pegawai harus bisa bekerja dibawah kecanggihan teknologi agar hasil yang didapat atau pekerjaan lebih mudah terselesaikan walaupun bekerja secara online. Sistem yang baru merupakan bentuk perwujudan dari pentingnya teknologi informasi.
Penerapan sistem yang baru yang menggunakan sistem online ini menjadikan masyarakat harus mampu beradaptasi dengan keadaan. Adaptasi perlu dilakukan agar penerapan atau penyelesaian pekerjaan dapat dikerjakan seperti sebelum adanya pandemi. Oleh sebab itu pentingnya teknologi informasi harus diterapkan dalam melakukan kegiatan bekerja di rumah saja.
Solusi dari perubahan sistem kerja
Kegiatan bekerja yang awalnya dilakukan secara offline juga harus berubah menjadi online yang tentunya menerapkan pentingnya teknologi informasi dalam membantu prosesnya. Kebijakan untuk bekerja di rumah juga mempengaruhi status dari pekerja. Karena banyak perusahaan akan merumahkan atau memberhentikan pegawai-pegawai mereka, apalagi perusahaan yang tidak bisa mengerjakan urusan mereka secara daring.
Solusi dari perubahan sistem kerja tersebut adalah menerapkan kecanggihan teknologi dan menjadikan teknologi lebih optimal. Menyelesaikan pekerjaan secara online dengan bantuan aplikasi pembantu dan internet yang mendukung. Penggunaan aplikasi pembantu tersebut menjadikan kerja online dapat dikerjakan dengan optimal meskipun menyelesaikan di rumah.
Urusan sistem baru yang diubah menjadi secara daring juga berpengaruh pada urusan surat menyurat perusahaan. Urusan surat digital yang harus juga dikerjakan dan diselesaikan secara daring. Dengan begitu surat konvensional berubah menjadi surat digital yang dalam penanganan surat masuk dan keluar harus menggunakan teknologi.
Teknologi yang dipakai harus mampu membantu urusan dari masalah persuratan kantor yang dikerjakan di rumah. Aplikasi yang fleksibel yang dapat digunakan dimana-mana dan memiliki akses yang baik sehingga admin atau pegawai dapat mengerjakan tugas mereka dengan cara kerja online. E-surat ini harus menjadikan urusan kantor tetap berjalan meskipun di wabah pandemi yang semuanya dikerjakan jarak jauh dan secara online.
Dengan adanya sistem baru ini juga harus menjadi peluang kerja online yang baik, sehingga pandemi tidak menyebabkan bertambahnya pengangguran. Pada situasi seperti ini haruslah mampu memaksimalkan pekerjaan yang dilakukan secara daring sehingga nanti saat situasi sudah kembali normal pekerjaan sudah teratasi dan terselesaikan dengan baik.
Manfaat penggunaan sistem kerja baru di masa pandemi
Sistem kerja baru juga berpengaruh pada urusan persuratan yang ada pada perusahaan, persuratan yang sebelumnya dilakukan secara konvensional diharuskan berganti menjadi dan berubah menjadi modern dan menjadi surat digital. Tentunya dalam penyelesaian, menjadi pengelolaan arsip elektronik. Pengelolaan secara online tersebut juga berpengaruh pada penanganan surat masuk dan keluar yang mengubah sistemnya menjadi menggunakan aplikasi.
Aplikasi e-surat yang menjadikan urusan surat menyurat perkantoran yang dilakukan oleh admin yang bekerja daring menjadi lebih mudah dalam proses pengarsipannya, aplikasi e-surat tersebut juga merupakan bentuk dari pentingnya teknologi informasi.
Dengan menggunakan aplikasi proses pengarsipan surat masuk dan keluar lebih terkendali dan pastinya urusan kerja daring menjadi lebih cepat terselesaikan walaupun dilakukan secara daring. E-surat ini menjadikan proses surat menyurat perusahaan lebih mudah untuk dilakukan. Mulai dari penerimaan surat, surat keluar, disposisi surat, penomoran surat, dan tentunya distribusi surat. hanya dengan menggunakan aplikasi semua urusan serta proses surat menyurat dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
Manfaat yang akan didapat dalam penerapan sistem baru pada persuratan perusahaan antara lain adalah:
1. Pekerjaan menjadi lebih cepat terselesaikan dan lebih efektif
Karena pekerjaan dilakukan hanya melalui aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja asalkan memiliki hak akses dalam penggunaanya.
2. Aplikasi persuratan membantu administrasi dalam proses surat menyurat
Aplikasi ini menjadikan persuratan lebih mudah untuk dikerjakan admin karena hanya menggunakan akses aplikasi e-surat urusan terselesaikan.
3. Menghemat waktu, tenaga, biaya
Pada e-surat yang diterima perusahaan haruslah mengolah surat tersebut hingga didistribusikan kepada penerima. Dalam pendistribusian yang dilakukan secara konvensional tentunya distribusi surat dilakukan dengan menggunakan jasa pengiriman surat. Akan tetapi dengan penggunaan aplikasi distribusi surat akan dilakukan melalui administrasi tanpa memerlukan jasa pengiriman surat yang akan menambah biaya, tenaga, dan pastinya waktu yang lebih lama diterima ke penerima. Aplikasi ini juga menambah peluang kerja online bagi masyarakat.
Manfaat-manfaat tersebut dapat ditemukan dalam aplikasi SIPAS, aplikasi yang membantu urusan surat menyurat perkantoran dengan baik dan memudahkan kerja online menjadi efektif. Dengan hanya melalui aplikasi, administrasi dapat melakukan proses surat secara otomatis dan tentunya akan tetap maksimal karena aplikasi ini adalah aplikasi yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun.
Kesimpulan
Masa pandemi mengubah semua tatanan kehidupan dan proses hidup yang menjadikan manusia harus beradaptasi dengan baik agar mampu menyesuaikan teknologi yang ada. Oleh sebab itu, urusan bekerja di rumah tetap dapat dikerjakan dengan baik dengan menggunakan bantuan aplikasi. Apalagi masalah surat menyurat yang harus tetap dikerjakan. Dengan adanya aplikasi ini tentunya akan membantu masalah persuratan. Maka hadirlah SIPAS sebagai aplikasi penanganan surat masuk dan keluar di masa pandemi.
