Dalam suatu perusahaan pasti ada beberapa orang yang diutus oleh atasan untuk mengirimkan barang kepada klien atau perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan pasti akan mengirimkan barang kepada customer.
Dapat dipastikan juga dalam pengiriman barang tidak boleh sembarangan. Dalam pengirimannya kita perlunya surat untuk membantu penerima memahami maksud dari dikirimnya barang tersebut. Untuk lebih memahaminya, berikut adalah beberapa contoh surat pengiriman barang dan penjelasannya.
Pengertian Surat Pengiriman Barang
Sebelum lebih masuk kedalam, perlu kita pahami apa itu surat pengiriman barang. Jadi, surat pengiriman barang adalah dokumen yang memberikan informasi kepada penerima atau pihak terkait mengenai pengiriman barang.
Tujuan dari surat pengiriman barang adalah untuk menyampaikan informasi penting terkait pengiriman, seperti tanggal pengiriman, alamat pengirim dan penerima, nomor resi, serta rincian barang yang dikirim.
Dokumen ini sangat krusial untuk dibuat agar pihak yang memesan barang mengetahui bahwa pesanan mereka sedang dalam perjalanan, terutama jika barang yang dipesan dalam jumlah besar oleh suatu perusahaan.
Fungsi Surat Pengiriman Barang
Berdasarkan buku “Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana” karya Badrus Suryadi dan Sulis Rahmawati, terdapat beberapa fungsi dari surat ini. Berikut ini adalah beberapa poin-poinnya.
- Menjadi bukti resmi antara pihak pengirim dan penerima.
- Menyertakan informasi rinci mengenai barang yang dikirim.
- Berfungsi sebagai media konfirmasi bahwa barang telah diterima.
- Menyampaikan kepada penerima bahwa barang sudah sampai dan telah ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang.
- Berperan sebagai bukti kesepakatan antara pengirim dan penerima.
- Menjadi bukti asuransi untuk pengiriman barang jika terjadi kerusakan atau kehilangan.
- Lembar pertama berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah diterima dan akan digunakan untuk pembukuan akuntansi.
- Lembar kedua diberikan kepada penerima atau pembeli sebagai tanda terima.
- Lembar terakhir disimpan sebagai arsip perusahaan yang bersangkutan.
Komponen dalam Surat Pengiriman Barang
Dalam merancang surat pengiriman barang, pastinya tidak boleh sembarangan, terutama dalam konteks bisnis, karena hal ini berdampak pada profesionalisme bisnis. Berikut ini adalah komponen yang harus Anda pahami sebelum membuat dokumen ini.
1. Kop Surat
Kop surat pengiriman barang berisikan informasi tentang profil perusahaan pengirim, seperti nama perusahaan, alamat, kontak, dan lambang perusahaan.
Kop surat sangat penting untuk menunjukkan kredibilitas dan profesionalitas bisnis, sehingga penerima dapat percaya bahwa mereka bertransaksi dengan perusahaan yang sah.
2. Nomor Surat
Nomor surat menjadi salah satu komponen penting untuk arsip dokumen internal perusahaan, sehingga mempermudah pencarian dokumen saat diperlukan.
3. Nama dan Alamat Tujuan
Informasi mengenai nama dan alamat tujuan sangat penting agar mencapai penerima yang sesuai dengan informasi yang tercantum.
4. Perihal
Perihal dalam surat ini menunjukkan tujuan dari surat tersebut. Dalam surat niaga, sangat penting untuk mencantumkan perihal agar penerima dapat langsung memahami maksud surat.
5. Rincian Barang Kiriman
Rincian lengkap mengenai barang yang akan dikirimkan harus disertakan. Pengirim perlu memastikan bahwa detail barang kiriman sesuai dengan fisiknya, sehingga penerima dapat membandingkan barang yang diterima dengan yang tercantum dalam surat.
Informasi dalam rincian ini mencakup waktu pengiriman, nama dan jumlah barang, serta total dan metode pembayaran.
Cara membuat Surat Pengiriman Barang
Berikut ini adalah beberapa poin penting cara membuat surat pengiriman barang yang harus Anda perhatikan.
1. Sertakan Identitas Pengirim dan Penerima
Pastikan Anda mencantumkan nama lengkap, alamat, dan kontak dari pengirim serta penerima dengan jelas di awal surat untuk memudahkan identifikasi dan komunikasi.
2. Nomor dan Tanggal Surat
Berikan nomor surat yang unik dan tanggal pengiriman barang, yang akan membantu dalam pelacakan dan administrasi.
3. Detail Barang yang Dikirim
Sebutkan dengan jelas jenis, jumlah, dan deskripsi dari barang yang dikirim. Contohnya, jika yang dikirim adalah smartphone, sebutkan merek, tipe dan jumlahnya.
4. Metode Pengiriman dan Resi
Jangan lupa untuk menyertakan informasi tentang metode pengiriman yang digunakan, termasuk nama jasa ekspedisi serta nomor resi atau nomor pelacakan agar penerima dapat melacak barangnya.
5. Penjelasan Tambahan
Berikan instruksi tambahan mengenai barang yang dikirim, seperti prosedur yang perlu diikuti jika terjadi kerusakan atau kekurangan saat penerimaan. Ini menunjukkan perhatian pengirim terhadap detail dan kesiapan dalam menyelesaikan masalah.
6. Penutup dan Tanda Tangan
Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan dan sertakan tanda tangan pengirim atau pihak yang berwenang. Hal ini akan menegaskan legalitas dan keabsahan surat pengiriman barang.
Surat pengiriman yang disusun dengan baik tidak hanya mempermudah proses logistik tetapi juga membangun kepercayaan antara pengirim dan penerima, memastikan kelancaran transaksi bisnis.
Format Surat Pengiriman Barang
Setelah Anda mengetahui apa itu surat pengiriman barang, fungsi, komponen, dan cara membuatnya, berikut ini Anda akan mempelajari bagaimana format surat pengiriman barang yang benar.
(Nama Perusahaan Pengirim)
(Alamat Perusahaan Pengirim)
(Nomor Telepon Perusahaan Pengirim)
(Tanggal)
(Alamat Penerima)
(Nama Penerima)
Perihal: Pemberitahuan Pengiriman Barang
Kepada Yth.
(Nama Penerima),
Dengan ini kami memberitahukan bahwa barang Anda telah dikirimkan pada tanggal (tanggal pengiriman). Berikut adalah rincian pengiriman:
Nomor Resi: (nomor resi)
Metode Pengiriman: (metode pengiriman)
Kami berharap barang tersebut dapat sampai dengan selamat dan tepat waktu. Kami telah bermitra dengan layanan pengiriman yang terpercaya untuk memastikan proses pengiriman yang efisien dan aman.
Kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan Anda kepada perusahaan kami dan berharap Anda puas dengan layanan yang kami berikan. Kami akan terus berusaha memberikan pengalaman pengiriman yang baik dan memuaskan bagi setiap pelanggan kami.
Hormat kami,
TTD
(Nama Perusahaan Pengirim)
Contoh Surat Pengiriman Barang
Berikut adalah beberapa contoh surat pengiriman barang yang bisa Anda jadikan referensi.
1. Contoh Surat Pengiriman Barang Elektronik
Mari kita pahami contoh surat pengiriman barang elektronik.
2. Contoh Surat Pengiriman Barang ATK
Mari kita pahami contoh surat pengiriman barang ATK.
3. Contoh Surat Pengiriman Barang Sederhana
Mari kita pahami contoh surat pengiriman barang Sederhana.
4. Contoh Surat Pengiriman Barang dengan Kapal
Mari kita pahami contoh surat pengiriman barang dengan kapal.
5. Contoh Surat Pengiriman Barang Via Udara
Mari kita pahami contoh surat pengiriman barang via udara.
Penutup
Dari sini dapat kita simpulkan bahwa surat pengiriman barang adalah adalah dokumen penting yang digunakan dalam proses pengiriman barang untuk mencatat informasi pengiriman dan mengkonfirmasi bahwa barang telah dikirim sesuai kesepakatan.
Dokumen ini memiliki fungsi vital seperti sebagai bukti resmi, media konfirmasi, dan pengamanan transaksi antara pengirim dan penerima.
Dengan format yang tepat, surat ini tidak hanya memudahkan logistik tetapi juga membangun kepercayaan antara kedua belah pihak, memastikan transaksi berjalan lancar.
Sebagai penutup, jika Anda mencari berbagai template dalam penulisan surat, percayakan pada SIPAS.
Kami Memiliki banyak template dalam hal surat-menyurat yang pastinya akan mempermudahkan Anda. Jika Anda tertarik, segera menghubungi kontak yang tersedia.
