Dalam persuratan secara formal, umumnya akan ada surat yang dibuat secara berulang untuk kebutuhan yang sama. Oleh karena itu muncul sebuah konsep yang bernama tembusan surat. Ini adalah salinan untuk setiap surat yang pernah dibuat.
Tembusan surat adalah salah satu elemen penting dalam korespondensi formal yang sering kali dianggap remeh, padahal memiliki peran signifikan dalam memastikan pesan atau informasi yang disampaikan melalui surat dapat diterima oleh pihak-pihak terkait.
Dalam dunia bisnis, pemerintahan, atau bahkan dalam lingkup organisasi kecil, penggunaan tembusan surat yang tepat dapat memperkuat transparansi, menjaga komunikasi yang efisien, serta mencegah kesalahpahaman antar pihak yang berkepentingan.
Melalui artikel ini, kita akan mendalami lebih lanjut mengenai apa itu tembusan surat, kapan dan bagaimana sebaiknya digunakan, serta manfaatnya bagi pengelolaan komunikasi yang efektif.
Mari kita pelajari lebih jauh untuk memahami mengapa elemen dalam surat ini memiliki dampak besar dalam kesuksesan komunikasi Anda.
Pengertian Tembusan Surat
Mari kita mengenal pengertian dari tembusan surat terlebih dahulu. Secara umum, tembusan surat adalah bagian dari komunikasi formal yang digunakan untuk menginformasikan pihak-pihak lain tentang isi suatu surat yang dikirimkan kepada penerima utama.
Dalam konteks ini, tembusan berfungsi sebagai salinan yang diberikan kepada individu atau organisasi lain yang dianggap perlu mengetahui informasi yang terkandung dalam surat tersebut.
Misalnya, dalam surat resmi yang ditujukan kepada direktur sebuah perusahaan, tembusan mungkin juga akan dikirimkan kepada kepala departemen terkait agar semua pihak mendapatkan informasi yang sama.
Penggunaan tembusan surat adalah cara yang efektif untuk memastikan transparansi dan keterlibatan berbagai pihak dalam proses komunikasi.
Dengan mengirimkan tembusan, pengirim surat dapat memastikan bahwa informasi penting tidak hanya sampai ke tangan penerima utama, tetapi juga kepada pihak lain yang mungkin terdampak atau memiliki kepentingan terkait isi surat tersebut.
Ini membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan semua pihak berada pada halaman yang sama dalam hal informasi.
Selain itu, tembusan surat adalah alat yang berguna untuk dokumentasi. Dengan mencatat kepada siapa saja tembusan dikirim, organisasi dapat menjaga catatan yang jelas dan akurat mengenai siapa saja yang telah menerima informasi tertentu.
Hal ini penting dalam menjaga akuntabilitas dan transparansi dalam korespondensi formal, baik itu dalam lingkungan bisnis, pemerintahan, maupun organisasi lainnya.
Fungsi dan Tujuan dari Tembusan Surat
Dalam dunia persuratan perusahaan, tembusan surat memiliki peran penting sebagai alat komunikasi.
Fungsi utama dari tembusan adalah untuk menyampaikan informasi kepada pihak-pihak terkait yang mungkin tidak menjadi penerima utama surat tersebut.
Dengan adanya tembusan, pihak lain yang relevan tetap dapat mengetahui isi surat dan perkembangannya.
Hal ini penting untuk menjaga transparansi dan memastikan bahwa informasi penting tidak hanya terbatas pada satu pihak saja, tetapi juga tersedia bagi pihak lain yang mungkin terlibat atau terdampak oleh isi surat tersebut.
1. Mendukung Transparansi dan Komunikasi Efektif
Fungsia dari tembusan surat adalah untuk memastikan transparansi dan komunikasi yang efektif di dalam perusahaan.
Dengan menyalin surat kepada pihak-pihak tertentu, perusahaan dapat mencegah potensi miskomunikasi dan kebingungan yang mungkin timbul jika informasi hanya diterima oleh satu pihak saja.
Fungsi ini sangat vital dalam menjaga koordinasi antar departemen atau individu yang berbeda, memastikan setiap pihak memiliki pemahaman yang sama dan dapat mengambil langkah-langkah yang sejalan dengan informasi yang diberikan.
Hal ini sangat berguna terutama dalam organisasi yang memiliki struktur yang kompleks atau ketika suatu proyek melibatkan berbagai departemen.
2. Dokumentasi dan Akuntabilitas
Selain fungsi komunikatifnya, tembusan surat adalah komponen yang juga berperan sebagai bentuk dokumentasi resmi.
Dengan adanya tembusan, setiap pihak yang menerima salinan dapat mengarsipkan dokumen tersebut sebagai referensi di masa mendatang.
Dokumentasi ini penting untuk menjaga akuntabilitas dan memastikan bahwa semua keputusan dan komunikasi yang terkait dengan bisnis atau operasional perusahaan terdokumentasi dengan baik.
Dalam beberapa kasus, tembusan surat adalah bukti formal yang menunjukkan bahwa pihak-pihak terkait telah menerima dan memahami informasi penting yang disampaikan, yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan atau langkah selanjutnya.
3. Pemberdayaan dan Tindak Lanjut
Fungsi tembusan juga meliputi pemberdayaan pihak-pihak yang menerima tembusan untuk dapat bertindak atau menindaklanjuti isi surat jika diperlukan.
Dalam konteks pengambilan keputusan strategis, misalnya, surat tembusan dapat diberikan kepada manajemen senior, departemen hukum, atau departemen terkait lainnya untuk memastikan bahwa mereka siap menindaklanjuti kebijakan atau arahan yang diuraikan dalam surat.
Dengan cara ini, surat tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai instrumen yang memperkuat struktur organisasi.
Sehingga memastikan bahwa semua pihak yang relevan memiliki informasi yang diperlukan, dan mendukung tindakan yang konsisten di seluruh organisasi.
Komponen dalam Tembusan Surat
Surat tembusan memiliki beberapa bagian penting dari tata kelola komunikasi perusahaan yang berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak-pihak terkait. Berikut adalah komponen-komponennya.
1. Kop Surat
Komponen pertama yang harus diperhatikan dalam tembusan surat adalah kop surat. Kop surat berfungsi sebagai identitas perusahaan yang mengirim surat.
Biasanya, kop surat mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan, yang mencerminkan kredibilitas dan profesionalisme perusahaan tersebut.
2. Nomor Surat
Selanjutnya, terdapat nomor surat yang harus dicantumkan. Nomor surat ini penting untuk memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat, baik bagi pengirim maupun penerima.
Nomor surat biasanya terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang menunjukkan kode departemen, bulan, dan tahun surat dibuat.
3. Salam Pembuka
Komponen berikutnya adalah salam pembuka. Salam ini berfungsi untuk menunjukkan kesopanan dan memberikan kesan yang baik kepada penerima surat.
Biasanya, salam pembuka disesuaikan dengan formalitas surat dan hubungan antara pengirim dengan penerima, seperti “Dengan hormat,” atau “Salam sejahtera,”.
4. Pendahuluan atau Pembukaan
Setelah salam, bagian yang penting adalah pembuka surat. Pembuka surat berisi pengantar yang menjelaskan alasan atau tujuan surat tersebut dikirim.
Bagian ini berfungsi untuk memberikan konteks dan memudahkan penerima surat memahami isi surat.
5. Isi Surat
Bagian utama dari tembusan surat adalah isi surat. Isi surat menjelaskan secara rinci informasi atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim.
Bagian ini harus ditulis dengan jelas dan padat, agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima.
6. Penutup Surat
Fungsi penutup surat pada surat tembusan adalah untuk mengakhiri surat dengan sopan dan profesional.
Penutup biasanya mencakup ungkapan terima kasih, harapan, atau kesimpulan singkat, diikuti dengan tanda tangan dan nama pengirim.
Penutup yang baik akan meninggalkan kesan positif kepada penerima dan memperkuat hubungan baik antara pengirim dan penerima.
Contoh Tembusan Surat
Berikut artikel ini menampilkan contoh tembusan surat yang sering Anda temui pada perusahaan.
PT. ABCDE
Jalan Raya Jenderal Sudirman , Jakarta Timur
Telepon: (021) 1234567 | Email: [email protected]
Nomor: 015/HRD/08/2024
Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Kinerja
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Manager Departemen
PT. Indah Maju Sentosa
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan evaluasi kinerja tahunan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat evaluasi kinerja yang akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Senin, 9 September 2024
Waktu : 09.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama, Lantai 3, PT. Indah Maju Sentosa
Agenda rapat ini adalah untuk membahas hasil evaluasi kinerja individu dan departemen selama tahun 2024, serta rencana perbaikan dan pengembangan kedepannya. Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu guna kelancaran dan efektivitas rapat tersebut.
Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Tanda Tangan)
Robert Atmajaya
HR Manager
PT. Indah Maju Sentosa
Tembusan:
- Direktur Utama PT. Indah Maju Sentosa
- Kepala Departemen Keuangan
- Kepala Departemen Operasional
Contoh di atas menunjukkan bagaimana surat tembusan disusun dengan mencantumkan kop surat, nomor surat, salam, pembuka, isi, penutup, dan daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat.
Tembusan ini memastikan bahwa pihak-pihak terkait mendapatkan informasi yang sama dan relevan dengan isi surat yang dikirim.
Kesimpulan
Demikian penjelasan lengkap artikel ini terkait tembusan surat mulai dari pengertian, komponen, fungsi dan tujuan, hingga contohnya. Tembusan surat adalah elemen yang sangat penting dalam pengarsipan persuratan perusahaan.
Tembusan surat membuat efektivitas pengiriman surat lebih baik sehingga, perusahaan tidak perlu membuat surat yang sama secara berulang.
Aplikasi SIPAS adalah aplikasi persuratan yang efektif membantu penulisan serta melakukan pengarsipan surat untuk perusahaan. Kami memastikan fitur-fitur yang tersedia ramah dan efektif bagi keperluan Anda.
Kunjungi website SIPAS sekarang juga untuk penawaran demo aplikasi dan informasi lebih lanjut.
