Transformasi digital bukan sekadar istilah, melainkan kebutuhan nyata bagi bisnis untuk memenangkan persaingan. Pasalnya, di era Industry 5.0 ini, transformasi digital-lah yang menjadi kunci tercapainya efisiensi dan responsivitas suatu bisnis.
Lantas, apa itu transformasi digital dan bagaimana cara menerapkannya? Kami telah merangkumnya untuk Anda dalam artikel ini. Simak selengkapnya!
Apa itu Transformasi Digital?
Transformasi digital adalah keputusan yang diambil oleh suatu organisasi untuk mengintegrasikan teknologi digital ke dalam seluruh aspek bisnisnya dengan harapan dapat merevolusi berbagai proses bisnis sehingga memberikan nilai lebih kepada pelanggan.
Implementasi transformasi digital dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan industrinya.
Di luar hal tersebut, transformasi digital menuntut organisasi untuk terus menantang status quo, melakukan eksperimen, dan menerima kegagalan sebagai bagian dari proses.
Keputusan ini berhubungan dengan bagaimana bisnis dapat beralih dari proses yang telah berlangsung lama ke praktik bisnis baru yang akan ditetapkan.
Meskipun terdengar serupa, transformasi digital berbeda dari digitalisasi. Digitalisasi adalah proses mengubah bentuk fisik menjadi bentuk digital dalam sistem operasional perusahaan.
Sementara itu, digital transformation memiliki cakupan yang lebih menyeluruh dan membawa perubahan budaya signifikan dalam organisasi.
Mengapa Transformasi Digital Penting?
Manfaat transformasi digital bagi bisnis adalah memungkinkan mereka bersaing dalam kompetisi yang semakin kompleks.
Transformasi digital membantu bisnis beradaptasi dengan dinamika seperti perubahan teknologi dan perilaku konsumen yang terus berkembang.
1. Peningkatan Efisiensi Operasional
Salah satu digital transformation digital adalah pemanfaatan teknologi komputasi awan, yang memungkinkan akses data dan aplikasi secara fleksibel dari mana saja.
Hal ini mengurangi kebutuhan infrastruktur fisik dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya secara dinamis. Di seluruh lini bisnis, waktu dapat dihemat secara signifikan, sehingga efisiensi operasional lebih mudah tercapai.
2. Perbaikan Pengalaman Pelanggan
Kebutuhan pelanggan terus berkembang seiring dengan kemajuan zaman. Mereka menginginkan media komunikasi yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.
Jika kebutuhan ini tidak terpenuhi, pelanggan bisa merasa kurang terlayani dan cenderung beralih ke kompetitor yang menawarkan pengalaman lebih memuaskan.
3. Efisiensi Biaya Operasional
Meskipun membutuhkan sumber daya keuangan, return on investment dari penghematan biaya operasional bisa didapatkan berkali-kali lipat.
Hal ini karena setelah diterapkan, biaya seperti pemeliharaan infrastruktur fisik, pencetakan dokumen, dan penyimpanan data tradisional tidak lagi diperlukan.
4. Dukungan terhadap Penciptaan Inovasi
Penerapan digital transformationakan mendorong terciptanya berbagai potensi inovasi. Untuk mewujudkannya, diperlukan komunikasi, kerja sama, dan kreativitas dalam mengembangkan ide-ide yang akan diuji coba dan diterapkan di lingkup bisnis
5. Perbaikan Budaya Perusahaan
Bagi sebagian besar karyawan, bekerja dengan dokumen fisik dan terus-menerus mengirim email bisa menjadi hal yang kurang menyenangkan. Setelah diterapkan, budaya kerja karyawan Anda akan turut berubah, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan karyawan.
Kelima dampak tersebut menjadi alasan kuat untuk segera menerapkannya. Lalu, apa saja contoh penerapan digital transformation?
Contoh Transformasi Digital
Berikut adalah ringkasan contoh penerapan digital transformation dalam kehidupan untuk memberikan gambaran yang lebih spesifik.
1. Contoh Transformasi Digital Berdasarkan Fungsi Pekerjaan
- Bidang Penjualan: digital transformation dapat dilakukan dengan mengganti penggunaan spreadsheet menjadi Contohnya, Sophos berhasil menyederhanakan interaksi pelanggan dan memperbaiki kualitas data pelanggan dengan menerapkan Salesforce.
- Bidang Sumber Daya Manusia: Otomatisasi proses manual dan sentralisasi data ke sistem Cloud HCM merupakan bentuk transformasi digital yang efektif. PF Chang’s berhasil memperlancar operasional sumber daya manusia dan mentransformasi manajemen restorannya melalui sistem ini.
- Bidang Dukungan Pelanggan: Peningkatan layanan dapat dicapai melalui peralihan dari call center ke basis pengetahuan online dan portal dukungan mandiri. Cardinal Health mampu meningkatkan skor kepuasan pelanggan dan mempercepat resolusi permasalahan melalui ini.
2. Contoh Transformasi Digital Berdasarkan Industri
- Bidang Kesehatan: digital transformation mencakup penggunaan sistem rekam medis elektronik, layanan telemedicine, dan portal pasien. Misalnya, Brigham Health memanfaatkan kunjungan virtual, memungkinkan pasien untuk menjadwalkan janji temu secara online dan menjalani pemeriksaan awal melalui video.
- Bidang Hospitality: Transformasi digital diterapkan melalui check-in online, sistem manajemen properti, dan pemesanan fasilitas terpusat. Harrah’s, misalnya, menyediakan layanan check-in online sehingga tamu dapat menghindari antrean di lokasi.
- Bidang Asuransi: Transformasi digital meliputi penawaran virtual, klaim online, layanan mandiri untuk pemegang polis, dan underwriting otomatis. Lemonade menawarkan portal online untuk penawaran instan dan pengajuan klaim, didukung teknologi kecerdasan buatan.
- Bidang Ritel: Transformasi digital di sektor ini mencakup kartu loyalitas, e-commerce, aplikasi seluler, dan struktur harga yang fleksibel. Target, misalnya, mengarahkan pengguna untuk mengunduh aplikasi mereka guna menerima notifikasi dan mendorong penjualan melalui toko online.
Cara Memulai Transformasi Digital
Memulai digital transformation bisnis tidak bisa dilakukan sembarangan. Beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain identifikasi permasalahan, kondisi peluang yang jelas, dan tujuan penerapan. Bisnis perlu memiliki alasan kuat untuk melakukan transformasi digital.
Tujuan penerapan yang dimaksud meliputi beberapa hal, seperti pemenuhan kebutuhan pelanggan, pengurangan produk cacat, serta peningkatan produktivitas dan keuntungan.
Secara lebih detail, berikut kami ringkas tahapan-tahapan yang untuk melaksanakan transformasi digital.
1. Mengidentifikasi ruang lingkup
Meskipun digital transformation mencakup seluruh bagian perusahaan, Anda tetap perlu memprioritaskan ruang lingkup yang akan didahulukan.
Penentuan skala prioritas membantu bisnis mengalokasikan sumber daya secara lebih fokus dan terencana.
Ruang lingkup yang sering kali diprioritaskan meliputi:
- Peningkatan sumber daya manusia dan budaya perusahaan, dengan memanfaatkan alat komunikasi yang lebih cepat.
- Efisiensi proses operasional melalui perangkat lunak keuangan yang mudah diakses.
- Peningkatan keterlibatan dan kepuasan pelanggan melalui toko online.
2. Membuat strategi keuangan
Dalam berinvestasi, kalkulasi sumber daya, termasuk aspek keuangan, sangatlah krusial. Tentukan anggaran, rincian komponen pengeluaran, dan jangka waktu secara spesifik agar dana tidak terbuang sia-sia.
Pilihlah platform transformasi digital yang dapat digunakan untuk jangka panjang agar lebih hemat.
3. Menetapkan Tim yang Tepat
Meskipun transformasi bertujuan meningkatkan efisiensi perusahaan, Anda perlu menunjuk tim yang tepat untuk menjalankannya.
Anda mungkin harus menginvestasikan sumber daya untuk mengembangkan keterampilan baru yang dibutuhkan. Oleh karena itu, pemilihan individu yang terlibat menjadi sangat krusial..
4. Mengubah Cara Kerja
Setelah langkah-langkah sebelumnya ditetapkan, Anda bisa mulai menerapkannya dengan menyusun kebijakan perusahaan.
Kendala mungkin akan muncul pada tahap awal transisi. Untuk mengatasinya, Anda bisa menyesuaikan jadwal dan merancang peta strategi yang membantu proses adaptasi.
5. Pemeliharaan Berkelanjutan
Digital transformation adalah perjalanan panjang, sehingga Anda harus secara konsisten beradaptasi dengan tren dan praktik terbaik terbaru.
Anda perlu memantau perkembangan sekaligus secara bertahap mengembangkan keterampilan yang bermanfaat bagi bisnis Anda. Keterampilan tersebut dapat dicapai melalui pelatihan dan pengelolaan talenta bisnis.
Kesimpulan
Demikian penjelasan mengenai definisi transformasi digital dan cara penerapannya. Untuk mendukung transformasi digital di bisnis Anda, percayakan pengelolaan administrasi surat kepada SIPAS.
Kami menyediakan fitur lengkap, mulai dari pencatatan, distribusi, hingga pemantauan surat secara otomatis.
Dengan SIPAS, pengelolaan surat menjadi lebih efisien, cepat, dan terorganisir, memungkinkan Anda fokus pada pengembangan bisnis tanpa terganggu oleh proses administrasi yang rumit. Hubungi kami sekarang!
