Surat memorandum atau sering disebut memo biasanya ditulis pada ruang lingkup yang kecil yang ada pada lingkungan internal perusahaan. Memo juga menjadi bagian surat resmi yang ada pada suatu perusahaan. Lingkungan internal perusahaan dapat berupa lingkungan perusahaan pusat atau lingkungan perusahaan cabang.
Pembuatan surat memo tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima surat. Surat memorandum menjadi bagian dari memo formal yang ada pada suatu perusahaan yang memungkinkan pengiriman pesan yang dikirim oleh sesama pegawai atau pimpinan ke pegawai yang dilakukan secara formalitas.
Pengertian Memorandum
Memorandum merupakan bagian dari persuratan yang memiliki beberapa pengertian dan penjelasan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Memorandum adalah nota atau surat peringatan tidak resmi; surat pernyataan dalam hubungan diplomasi.
Sedangkan menurut pengertian yang lain artinya adalah sebuah bentuk komunikasi yang berbentuk pesan singkat yang berisi saran, arahan, atau penjelasan yang dibuat oleh pihak yang memiliki kedudukan tinggi dan diberikan kepada pihak yang berwenang dalam menjalankan perintah dari surat tersebut.
Surat memo sendiri menurut jenisnya dibedakan menjadi dua jenis yaitu surat memorandum resmi dan tidak resmi. Dimana surat memorandum resmi dilakukan di sebuah perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi yang dibuat oleh pimpinan dan diberikan kepada bawahan atau pegawai untuk melakukan suatu tugas tertentu yang ada pada isi dari surat tersebut.
Sedangkan surat memorandum tidak resmi adalah surat yang dibuat oleh perseorangan atau pribadi dan ditujukan oleh orang yang sudah dekat yang memiliki hubungan pribadi.
Struktur pembuatan memorandum
Surat memo dibuat dengan penulisan yang lebih singkat, padat, dan jelas tetapi isi dari surat tersebut dapat tersampaikan dengan baik serta dapat dimengerti oleh pihak yang menerima surat. Penulisan surat memo tidak menggunakan kop surat dan setiap perusahaan memiliki formatan surat yang berbeda-beda sesuai dengan ketentuan format surat yang ada dan telah ditentukan oleh perusahaan tersebut.
Dalam melakukan pembuatan surat tetap harus memperhatikan mengenai struktur dan tata cara pembuatan memorandum. Meskipun pendistribusian surat hanya mencakup pihak internal perusahaan tetapi dalam melakukan penulisannya haruslah memperhatikan tata cara penulisan dengan baik.
1. Membuat kop surat memo
Dalam penulisan serta pembuatan kop surat pada surat memo tergantung dengan kebijakan atau formatan dari perusahaan tersebut. Tujuan pembuatan kop surat ini sama pada surat biasanya untuk memudahkan dalam mengetahui instansi atau organisasi apa yang mengirimkan surat tersebut. Dibawah kop surat terdapat tulisan “MEMORANDUM” untuk mengetahui jenis surat yang dikirimkan.
2. Tambahkan pengirim dan penerima
Pengirim dan penerima penting disertakan dalam penulisan surat untuk memudahkan dalam mengetahui dari siapa dan untuk siapa surat tersebut dibuat.
3. Menulis tujuan dan isi surat
Tujuan dan isi surat tentunya wajib ditulis dalam mengetahui apa isi dari surat yang telah dikirim, tentunya dengan tujuan seperti perintah, saran, dan pendapat yang dijelaskan menggunakan bahasa sopan, formal, padat, singkat, dan jelas.
4. Tanda Tangan
Pada surat ini harus diberi tanda tangan untuk menentukan keresmian dari surat yang diberikan atau dikirimkan tersebut.
Setelah semua struktur pembuatan surat tersebut sudah tepat dan sesuai, maka memo surat dapat dilakukan pendistribusian kepada penerima dari surat tersebut.
Bagian surat memorandum
Bagian atau struktur surat tersebut antara lain
1. Bagian header
Pada bagian header mencakup kop surat, lambang atau logo lembaga atau instansi, penerima, nama tujuan pengirim, tanggal pengiriman, dan perihal. Tanpa perlu menambahkan salam pembukaan.
2. Bagian isi memo
Pada bagian isi memo tentunya berisi dari tujuan pembuatan surat tersebut dibuat.
3. Bagian footer
Bagian footer surat tidak membutuhkan kalimat penutup.
4. Tanda tangan
Tanda tangan diperlukan untuk memberitahukan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi serta pada tanda tangan diberi nama jelas untuk mengetahui pengirim.
Ciri-ciri memorandum
Surat memo memiliki beberapa ciri-ciri diantaranya adalah:
- Surat khusus yang dibuat dalam urusan perkantoran, organisasi, maupun instansi
- Menurut pendistribusiannya memiliki dua jenis, yaitu surat vertikal dan horizontal
- Memorandum vertikal menunjukan pembuatan surat yang ditujukan kepada jabatan yang lebih tinggi atau yang lebih rendah
- Memorandum horizontal menunjukan pembuatan surat ditujukan kepada jabatan yang setara dengan pengirim
- Bahasa yang digunakan dalam surat lebih singkat, padat, dan lebih sederhana
Pentingnya memorandum surat untuk perusahaan
Surat memo sebagai sarana penyampaian pesan yang dilakukan oleh pegawai, penyampaian dalam bentuk perintah atau saran. Oleh sebab itu keberadaanya akan memudahkan pegawai atau pimpinan dalam penyampaian pesan secara formal. Dengan manfaat yang didapat dari adanya surat memorandum, akan menjadi surat ini penting untuk dilakukan pada setiap perusahaan
Kesimpulan
- Memorandum adalah bagian surat resmi yang ada pada perusahaan yang berisi perintah, saran atau penjelasan mengenai sesuatu hal dari perusahaan tersebut
- Surat ditulis lebih sederhana, dengan menggunakan bahasa yang lebih singkat, jelas, dan padat
- Formatan surat memo tidak membutuhkan kop surat
- Struktur surat lebih sederhana karena pendistribusian dilakukan di ruang lingkup internal perusahaan
- Surat ini penting dilakukan dalam perusahaan karena membantu pegawai dalam menyampaikan pesan kepada pegawai lain
SIPAS menyediakan berbagai fitur dan layanan untuk memudahkan proses pengelolaan arsip dan surat secara sistematis.
